Компенсація щорічної відпустки: як бачить розрахунок днів Мінекономіки

Новий підхід для визначення суми компенсації за невикористані відпустки

З 12 вересня 2023 року були внесені зміни до Порядку обчислення середньої зарплати №100. Цими змінами було запроваджено дещо новий підхід для визначення суми компенсації за невикористані відпустки, а саме обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 року, проводиться виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році. І починаючи з лютого 2024 року на виконання цієї норми бухгалтерам доводиться визначати дві середні зарплати. Одну для компенсації днів відпустки, право на які виникло до 31 грудня 2023 року, в загальному випадку виходячи із виплат за розрахунковий період січень-грудень 2023 року. А другу середню для компенсації днів відпустки, право на які виникло після 1 січня 2024 року, для якої розрахунковий період вже визначають в загальному порядку, а це останні 12 місяців, що передують місяцю виплати компенсації. Все це своєю чергою приводить до того, що потрібно правильно визначити дні відпустки до і після 31 грудня 2023 року.

І перша проблема, з якою стикнулися кадровики: заокруглення днів щорічної відпустки. Загальна кількість днів щорічної відпустки, яку слід компенсувати працівнику, інколи відрізняється від сумарної кількості днів відпустки до і після 31 грудня 2023 року. Про те, як розв'язувати цю проблему, розповіли Мінекономіки у листі від 26.02.2024 №4707-05/14491-09. Але давайте по черзі. Нагадаю, що щорічна відпустка надається за відпрацьований робочий рік, відлік якого розпочинається з дня прийняття на роботу, і мінімальна тривалість щорічної основної відпустки складає 24 дні. Але якщо працівник звільняється до завершення робочого року або в робочому році були періоди, які не зараховують до відпускного стажу, дні відпустки, на які має право працівник, визначають розрахунковим шляхом. Яким чином це зробити? На жаль на нормативному рівні не затверджено окремого порядку для визначення належних днів відпустки. Проте Мінекономіки, а раніше і Мінсоцполітики, і Мінпраці, рекомендують при підрахунку днів щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу скористатися механізмом нарахування оплати за дні відпустки, який закладений у Порядку №100, тобто прив'язку розрахунку днів відпустки робити до календарних днів робочого року, в якому працював працівник. Тривалість щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу можна розрахувати наступним чином. Визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які припадають на один календарний день, без урахування святкових і неробочих днів, в цілому за робочий рік. Потім одержаний результат множимо на кількість календарних днів, без урахування святкових і неробочих днів, відпрацьованих працівником у такому робочому періоді. Ну а далі з врахуванням математичних правил округлення визначаємо кількість щорічної відпустки, які підлягають компенсації. Аналогічно окремо розраховуємо періоди з початку робочого року працівника до 31 грудня 2023 року та з 1 січня 2024 року по день звільнення. Зверніть увагу, спочатку визначаємо загальну кількість днів відпустки за робочий рік, який слід компенсувати працівнику, а вже потім розподіляємо їх на періоди до і після 31 грудня 2023 року за аналогічним алгоритмом.

Приклад розрахунку днів щорічної відпустки з розподілом до та після 31.12.2023

Але не завжди можна вийти на загальну кількість днів, що підлягають компенсації.Наприклад, робочий рік працівника почався з 23 вересня 2023 року, а звільнення було 9 лютого 2024 року. За такий робочий рік працівнику належить 9 днів відпустки. Але коли ми визначаємо дні відпустки до 31 грудня та після, маємо в загальному підсумку 10 днів. Зверніть увагу, що в прикладі, який ви бачите на слайді, звільнення працівника відбулось 9 лютого, тоді, коли воєнний стан було встановлено до ранку 14 лютого 2024 року, тому на повний робочий рік приходиться 8 святкових днів.

Як вийти з такої ситуації? Мінекономіки радить для збереження загальної кількості днів невикористаної відпустки, які підлягають оплаті, порівнювати за математичною більшістю або меншістю за першою, другою чи третьою цифрою після коми та коригувати число днів у визначених розрахункових періодах шляхом додавання чи зменшення днів в кожному з них після порівняння цих цифр. Тобто в нашому прикладі до заокруглення маємо 6,7 днів відпустки до 31 грудня та 2,68 днів з 1 січня, тому потрібно порівнювати цифри після коми. В періоді до 31 грудня 2023 року перша цифра після коми – 7, а в періоді після 1 січня 2024 року перша цифра – 6. 7 понад 6, тому в періоді до 31 грудня 2023 року дні відпустки заокруглюємо в більшу сторону, буде 7 днів, а в періоді після 1 січня 2024 року залишаємо цифру до коми без змін, тобто не округлюємо, і буде 2 дні. І сумарна кількість буде збігатися із загальною за робочий рік. Якщо після коми перші цифри однакові, то порівнюємо таким чином другу цифру, третю і так далі. Там де цифра більша – результат збільшуємо на одиницю. Аналогічно діємо, якщо сумарна кількість днів в періодах до і після 31 грудня виявилась через заокруглення менша ніж загальна.

Підсумки

Щорічна відпустка надається за робочий рік, тому у разі звільнення до завершення робочого року кількість належних днів відпустки визначаємо розрахунковим шляхом. Крім того, при виплаті компенсації за невикористані відпустки, визначаємо кількість днів відпустки до і після 31 грудня 2023 року, оскільки це пов'язано з правилами обчислення середньої зарплати. Але спочатку визначаємо загальну кількість днів відпустки, а вже потім розподіляємо за періодами. Для збереження загальної кількості днів невикористаної відпустки, які підлягають оплаті, Мінекономіки рекомендує порівнювати за математичною більшістю або меншістю за першою, другою чи третьою цифрою після коми та коригувати число днів у визначених розрахункових періодах шляхом додавання чи зменшення днів в кожному з них після порівняння цифр.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».