Паперова трудова передана до ПФУ: як дізнатися, чи прийняті скан-копії
До 10 червня 2026 року триває процедура передачі відомостей з паперової трудової книжки до ПФУ. Найчастіше застосовують спосіб передачі скан-копій паперової трудової книжки.
Фахівці Пенсійного фонду зазначають: «Перевірити стан опрацювання документів про трудову діяльність можна на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду».
Якщо скановану копію документа надсилав роботодавець, то стан опрацювання звернення можна побачити у кабінеті страхувальника в розділі «Звернення» (відображено всі звернення роботодавця щодо кожного працівника із відображенням статусу обробки).
Якщо скановану копію документа надсилала застрахована особа, то стан опрацювання звернення можна побачити в особистому кабінеті користувача в розділі «Мої звернення».
Отже, як зазначено у роз’ясненні Пенсійного фонду, якщо статус звернення «Виконано», то це свідчить, що скан-копії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано. Якщо ж статус звернення «Скасовано виконання», то це означає, що звернення містить певні помилки, тому не опрацьовано та потребує повторного подання. Опис причини відхилення вказано в реквізиті «Повідомлення», коментує ПФУ. Інші статуси означають, що звернення знаходиться ще в опрацюванні фахівцями Пенсійного фонду.
Основними причинами скасування звернень з оцифрування трудових книжок є помилки, які допускають користувачі вебпорталу:
-
Порушуються вимоги до оформлення сканованих копій документів.
Зверніть увагу, сканувати необхідно у кольоровому форматі з оригіналів документів, без пропуску сторінок, номерів наказів та інших реквізитів.
-
Порушуються вимоги до оформлення трудових книжок.
Тобто, перед скануванням трудової книжки рекомендуємо провести її аудит на предмет відповідності вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженій наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29.07.1993 № 58.
Якщо залишились питання, з 28 березня передплатникам Кадрової Платформи №1 буде доступний курс «Трудова книжка – 2024: швидкий перехід на електронну». У курсі ви дізнаєтесь про передачу скан-копій трудових книжок до порталу ПФУ, місце зберігання трудових, а також отримаєте зразки документів та записів до трудової.
Правила внутрішнього трудового розпорядку: чи застосовувати ДСТУ при розробці
Федерація профспілок України надала консультацію щодо того, як оформлювати правила внутрішнього трудового розпорядку та чи необхідно їх оформлювати відповідно до ДСТУ.
Профспілка, посилаючись на ст. 142 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 (далі – КЗпП) зазначає, що ПВТР «затверджуються трудовими колективами за поданням роботодавця і виборним органом первинної профспілкової організації <…>,» «на основі типових правил», які затверджують окремими міністерствами та відомствами залежно від галузі та сфери діяльності.
Отже, єдиної встановленої форми ПВТР законодавством не визначено. Відповідно, положення ПВТР розробляє власник чи профспілковий представник самостійно в довільній формі. «При цьому їх зміст значною мірою залежить від специфіки роботи підприємства та особливостей режимів праці і відпочинку працівників», відмічає Профспілка.
Під довільною формою ПВТР необхідно розуміти, що їх можна адаптувати під умови сьогодення та закладати у зміст не лише обов’язкові норми, визначені КЗпП щодо робочого часу, відпочинку, трудової дисципліни, заохочення за успіхи в роботі, обов’язку працівника дотримуватись вимог з охорони праці, а й актуальні в умовах воєнного часу. Наприклад норми, визначені Законом України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Законом № 2136) щодо призупинення дії трудового договору, надання відпустки без збереження зарплати через воєнний стан, відсутність святкових днів та ін.
Далі Профспілка зазначає, що ПВТР як правило, мають містити наступні основні розділи:
-
загальні положення;
-
порядок прийняття та звільнення працівників;
-
основні обов’язки та права працівників та роботодавця;
-
робочий час і час відпочинку; заохочення за успіхи у роботі;
-
відповідальність за порушення трудової дисципліни.
За потреби до ПВТР можна додати й інші розділи.
ПВТР визначено Класифікатором управлінської документації як організаційно-розпорядчу документацію.
А тому ПВТР розробляють з дотриманням вимог ДСТУ 4163:2020, тобто загальне оформлення, розміщення реквізитів на бланку, візи, підписи та інші передбачені стандартом вимоги повинні бути дотримані в обов’язковому порядку.
Якщо не знаєте, як розробити правила внутрішнього трудового розпорядку на підприємстві, скористайтесь нашими зразками в рубриці «Документи».
Звільнення за угодою сторін: ризики та переваги
Держпраці роз’яснило особливості такої підстави для припинення трудового договору як звільнення за угодою сторін, передбачену п. 1 ст. 36 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 (далі – КЗпП).
-
Звільнення з роботи за угодою сторін може ініціювати як працівник, так і роботодавець. Головне, щоб між ними була досягнута домовленість про це. Тобто роботодавець не має права звільняти працівника за цією підставою, якщо працівник про це не просив. Тож, таку домовленість краще оформлювати у вигляді документа. Так, якщо пропозицію про звільнення за п. 1 ст. 36 КЗпП висуває роботодавець, то краще оформити її письмово, наприклад у формі угоди.
Якщо ж ініціатором звільнення за угодою сторін виступає працівник, то бажано, щоб своє бажання він оформив у вигляді заяви на ім’я керівника.
-
«У разі домовленості між працівником і власником підприємства, <…> про припинення трудового договору за пунктом 1 частини першої статті 36 КЗпП <…> договір припиняється в строк, визначений сторонами». Тобто, дана підстава не передбачає обов’язку працівника відпрацьовувати два тижні перед звільненням, головне досягнути згоди та визначити з керівником дату звільнення, яка влаштує обидві сторони.
-
Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні та провести з ним остаточний розрахунок, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника. Якщо трудова книжка ще зберігається на підприємстві, то вноситься запис про звільнення та видається трудова книжка на зберігання працівнику.
Зверніть увагу: якщо працівник звільняється за угодою сторін та в останній день передумав, то анулювати таке звільнення можна лише за взаємною згодою про це роботодавця та працівника.
До речі, на оновленій Кадровій Платформі №1 розміщена стаття «Звільнення за власним бажанням або угодою сторін: принципові відмінності, плюси та мінуси».
Працівнику оголошено простій: чи набігають дні щорічної додаткової відпустки
Чи зараховують період простою до стажу для надання щорічної додаткової відпустки за роботу в шкідливих умовах? Відповідь Держпраці: ні, під час простою дія трудового договору з працівниками продовжується, проте вони не виконують свої посадові обов’язки.
Пояснюю, чому. Періоди, які зараховують до стажу, що дає право на щорічну додаткову відпустку за шкідливі умови праці, визначені у ч. 2 ст. 9 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки».
До них відносять:
-
час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу зі шкідливими, важкими умовами і за особливий характер праці;
-
час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів.
Проте головний критерій: для виникнення права на щорічну додаткову відпустку за шкідливі умови праці працівник має бути залучений у відповідних шкідливих умовах праці не менше половини тривалості робочого часу, установленого за його посадою або професією.
Під час простою працівник не виконує роботу, а тому й відповідно не залучений до роботи зі шкідливими умовами праці.
Звідси й висновок Держпраці: працівник не має права на щорічну додаткову відпустку за шкідливі умови праці за період простою. Відповідно період простою виключають з відпускного стажу. А тривалість щорічної додаткової відпустки за шкідливі та важкі умови праці за робочий рік, на який прийшовся час простою, визначається розрахунковим шляхом. Аналогічний висновок стосується й щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, зокрема, за роботу із комп’ютером, за ненормований робочий день тощо.
Підрахувати дні щорічної відпустки за нестандартні робочі роки або у разі звільнення працівника допоможе наш калькулятор «Дні відпусток».
Норматив 4 %: де шукати штраф за невиконання
Нагадаю, що норматив із працевлаштування осіб з інвалідністю за 2023 рік потрібно виконати роботодавцям, у яких середньооблікова кількість штатних працівників становить від 8 осіб. Про це вказано у ст. 19 Закону України від 21.03.1991 № 875-XII «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні» (далі – Закон № 875).
Фонд соцзахисту осіб з інвалідністю наводить роз’яснення з цього приводу.
Так ось зараз суб’єкти господарювання не реєструються та не звітують перед Фондом соцзахисту осіб з інвалідністю щодо працевлаштування таких осіб за підсумками року (форму звітності № 10‑ПОІ скасовано). Тобто форму № 10‑ПОІ подавати непотрібно.
Інформацію суб’єктів господарювання щодо зайнятості та виконання нормативу робочих місць стосовно працевлаштування осіб з інвалідністю Фонд соцзахисту осіб з інвалідністю отримують через Пенсійний фонд.
При цьому Фонд соцзахисту осіб з інвалідністю щорічно до 10 березня в автоматизованому режимі виявляє роботодавців, які не виконали в попередньому році норматив, і направляє їм розрахунок сум адміністративно-господарських санкцій, що підлягають сплаті (ст. 19 Закону № 875).
Пенсійний фонд надсилає розрахунки штрафних сум через особисті кабінети роботодавців, які використовують найману працю, на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду протягом 5 календарних днів з дня їх одержання від Фонду соцзахисту осіб з інвалідністю.
Отже, як вказано у роз’ясненні Фонду соцзахисту осіб з інвалідністю, роботодавцям слід авторизуватися в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду, перейти у розділ «Мої документи» і в частині «Адміністративно-господарські санкції» перевірити, чи немає нарахованих штрафів.
Якщо такі санкції були нараховані, їх необхідно сплатити до 15 квітня поточного року, оскільки після цієї дати автоматично нараховуватиметься ще й пеня (ст. 20 Закону № 875).
До речі, на Кадровій Платформі №1 є калькулятор, який дозволяє розрахувати середньооблікову кількість штатних працівників, що є основою для визначення нормативу 4 %.
Працівник вимагає довідку про роботу: як реагувати роботодавцю
Чи зобов’язаний роботодавець видавати довідку про роботу та заробітну плату, якщо про її видачу наполягає працівник? Відповідь Держпраці: так, зобов’язаний.
Про такий обов’язок визначено у ст. 49 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971: «Роботодавець зобов'язаний видати працівникові на його вимогу довідку про його роботу на даному підприємстві, в установі, організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати».
У довідці зазначають спеціальність, кваліфікацію, посаду, час роботи й розмір заробітної плати.
Наприклад, у довідці про підтвердження місця роботи працівника потрібно:
-
вказати прізвище, ім’я та по батькові працівника;
-
прописати, що він дійсно працює на посаді (вказати назву посади) з такого-то числа;
-
зробити посилання на наказ про прийняття на роботу.
До речі, зразок довідки про підтвердження місця роботи працівника є у нашій рубриці «Документи».