Відпустка без збереження: відпускний стаж, оформлення

Колеги, воєнний стан продовжено з 5:30 14 травня 2024 року на 90 діб. Зверніть увагу, що орієнтуватися слід саме на кількість діб, а не днів. Тож зараз офіційно воєнний стан триває по 5:30 12 серпня 2024 року. В рамках трудового законодавства це означає, що продовжено дію Закону №2136, зокрема на час дії воєнного стану можна надавати неоплачувану відпустку. Нагадаю, що ми й зараз рекомендуємо надавати таку відпустку на підставі ч. 3 ст. 12 Закону №2136. Що ж слід знати про надання чи продовження неоплачуваної відпустки на період війни? Спочатку поговоримо про оформлення.

Оформлення та тривалість неоплачуваної відпустки на період дії воєнного стану

Перше, наказ про надання неоплачуваної відпустки на період дії воєнного стану не можна видавати до набуття чинності відповідного Закону та указу президента, якими воєнний стан продовжено.

Друге, у наказі слід зафіксувати конкретну дату закінчення відпустки. Зокрема зараз така відпустка максимально може бути надана по 11 серпня 2024 року включно. Не потрапте в капкан, оскільки воєнний стан триває по 5:30 12 серпня, то в разі якщо його не буде продовжено, працівники, чия робота за графіком починається після 5:30, мають вийти на роботу вже 12 серпня 2024 року. Увага, категорично не рекомендуємо застосовувати розмите формулювання: надати відпустку до закінчення воєнного стану. В такому випадку ви не зможете припинити відпустку працівника аж до оголошення припинення чи скасування воєнного стану. Пам'ятайте, що відкликати з такої відпустки чи припинити її за ініціативою роботодавця не можна.

Третє, така відпустка може надаватися будь-якою тривалістю в межах воєнного стану або ж навіть частинами. Це не заборонено.

Четверте, надавати або продовжувати таку відпустку можна дистанційно, але конкретний спосіб подання заяви працівником та ознайомлення з наказом має бути затверджений у спеціальному положенні або хоча б в локальному акті роботодавця. Крім того, радимо скласти протокол, де зафіксувати, що підпис про ознайомлення працівник проставить особисто, як тільки виникне така можливість.

П'яте і мабуть, найголовніше, з 24 грудня 2023 року така відпустка не зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку. Тож за такий період бездіяльності працівнику не набігають дні щорічної основної відпустки. Якщо ви розраховуєте тривалість щорічної основної відпустки чи компенсації самостійно за допомогою формул, то не забудьте вирахувати такий період або ж періоди з робочого року працівника. До речі, про не зарахування періоду неоплачуваної відпустки до відпускного стажу, радимо про це зазначити в наказі, оскільки з наказом необхідно ознайомити працівника, то фактично ви додатково проінформуєте працівників про новації, адже така відпустка надана по 23 грудня 2023 року включалася у відпускний стаж. Формулювання може бути довільним. Наприклад таке: начальнику відділу кадрів, взяти до уваги, що час перебування у відпустці без збереження зарплати на період дії воєнного стану не зараховується у стаж, що дає право на щорічну основну відпустку. Зверніть увагу ще на одне неявне відлуння неоплачуваної відпустки на період дії воєнного стану для працівників, чия щорічна основна відпустка дорівнює 24 календарних дні, якщо ви надаєте щорічну відпустку частинами, то маєте пильнувати наявність неділимої частини 14 календарних днів за робочий рік працівника. В ситуації, коли працівник візьме 10 днів відпустки за поточний робочий рік, потім скористається неоплачуваною відпусткою на період дії воєнного стану, яка не зараховується до відпускного стажу, то може так статися, що неділимої частини в 14 календарних днів у нього не буде. На нашу думку, штрафувати за таке не повинні, адже відсутність неділимої частини зумовлена об'єктивними обставинами, але будьте готові доводити це контролерам.

Ну і на останок. Зверніть увагу, що відпустка на період дії воєнного стану надається за згодою сторін. Тобто роботодавець може відмовити у наданні такої відпустки. Але є ще один вид неоплачуваних відпусток, який можна надати тільки під час дії воєнного стану, і це неоплачувана відпустка працівникам, які виїхали за межі території України або набули статусу внутрішньо переміщеної особи. Така відпустка надається в обов'язковому порядку, її тривалість обмежена воєнним станом, але не більше 90 календарних днів. При цьому 90 днів виділено на увесь період дії воєнного стану, а не на кожне продовження.

Підсумки

Воєнний стан продовжено до 5:30 12 серпня 2024 року. На період дії воєнного стану можна надати чи продовжувати неоплачувану відпустку. Така відпустка надається за згодою сторін. Зараз її можна надати по 11 серпня 2024 року. Відпустка своїм коштом на період війни не включається до відпускного стажу з 24 грудня 2023 року. У період дії воєнного стану за заявою працівника роботодавець зобов'язаний надати неоплачувану відпустку внутрішньо переміщеним особам та тим, хто виїхав за кордон. Така відпустка теж не включається у відпускний стаж.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».