Прийняття працівника: повідомлення, військовий облік, бронювання, трудова книжка, особова картка № П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник. Склад документів особової справи

---

Текстове розшифрування відео

Мої вітання, колеги! Запрошую вас на 15-й урок, де ми будемо говорити про формування особової справи та перелік документів, які в неї входять.

Особова справа – це сукупність документів, у яких містяться біографічні відомості та дані про трудову діяльність працівника.
Вона має бути оформлена після видання наказу про прийняття працівника на роботу і обліковується за номенклатурою справ.

Але чи на всіх працівників потрібно формувати особові справи? Давайте розбиратися.

Якщо звернемося до Переліку № 578/5, який визначає строки зберігання документів, то побачимо, що особові справи мають формуватися на такі категорії:

• Керівники організацій
• Службовці
• Професіонали
• Фахівці
• Працівники громадських організацій
• Сумісники

Якщо код професії працівника починається з 1, 2, 3 або 4 відповідно до Класифікатора професій – особову справу формуємо обов’язково. А от для інших категорій працівників ви можете формувати особову справу, але не зобов’язані.

Як ведеться особова справа?

Документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження, протягом усього часу роботи працівника. Згадайте, коли ми говорили про військово-облікові документи. Я казала, що копію або роздруківку військово-облікового документа ми маємо долучити до особової справи.
Отже, при прийнятті працівника копію чи роздруківку такого документа додаємо до особової справи.

Є ще одна ситуація.

Фактично, всі документи, які ми ретельно збирали на початку при працевлаштуванні, перевіряли у кандидата, робили копії – також долучаємо до особової справи. Спочатку формуємо документи, які отримали при працевлаштуванні. Далі, якщо відбуваються якісь події в трудовому житті працівника, додаємо нові документи.

Тобто, особова справа – це своєрідний літопис трудового життя працівника на підприємстві.

Наповнення особової справи

Перелік документів визначений Правилами № 1000/5. Не буду зачитувати весь перелік – він уже є в додатках до уроку. Можете його роздрукувати та використовувати як внутрішній опис справи. Якщо у вас не всі документи з цього переліку, ваш внутрішній опис справи буде коротшим – і це нормально.

Цей перелік – це орієнтир для того, щоб ми зрозуміли, які документи можуть бути в особовій справі. Порада: формуємо окрему папку – зручніше використовувати картонний або пластиковий швидкозшивач. На обкладинці вказуємо прізвище, ім’я, по батькові працівника. Внутрішній опис справи кріпимо на внутрішній стороні папки. Внутрішній опис можна вести вручну або роздрукувати на комп’ютері. Але не можна просто роздрукувати весь перелік документів і вкласти його в особову справу.

Ми фіксуємо лише ті документи, які вже є в особовій справі.

Наприклад, станом на дату прийняття працівника на роботу у нас будуть:

• Копія паспорта.
• Заява про прийняття на роботу.
• Копія чи роздруківка військово-облікового документа.

Ці документи записуємо у внутрішньому описі справи, і якщо з’являться нові документи, будемо доповнювати справу далі.

Чи потрібно на кожному документі ставити напис «Згідно з оригіналом»?

Так, це базове правило. Усі копії документів мають бути засвідчені. Наприклад, копія паспорта, ідентифікаційного коду, диплома – мають бути завірені належним чином.

Але оригінали документів (наприклад, автобіографію) засвідчувати не потрібно.

Хто засвідчує копії? Керівник підприємства, уповноважена особа, працівник кадрової служби (якщо це передбачено посадовою інструкцією або наказом).

Можемо зробити висновки: усі копії документів мають бути засвідчені. Оригінали засвідчувати не потрібно.

Звідки це випливає?

Відповідно до Правил № 1000/5, при формуванні справ слід:
 

• Вміщувати лише оригінали або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів.
• Якщо не можемо долучити оригінал документа, додаємо копію чи роздруківку, але вона обов’язково має бути засвідчена.

Копія набуває юридичної сили тільки після її засвідчення. Якщо говоримо про електронний військово-обліковий документ, то його роздруківка також підлягає засвідченню.

Як правильно засвідчувати копії? Напис про засвідчення копії документа складається з таких елементів:

• Фраза «Згідно з оригіналом»
• Найменування посади особи, яка засвідчує копію
• Підпис
• Прізвище, ім'я та ініціали
• Дата засвідчення

Цей напис проставляється нижче реквізиту документа. Цю процедуру потрібно виконати для кожного документа, який долучається до особової справи.

Чи можна зберігати зобов’язання про нерозголошення конфіденційної інформації в особовій справі? Ні, не можна.

Чому? Перелік документів, які входять до особової справи, є чітко регламентованим. Якщо там не передбачено зберігання зобов’язання про нерозголошення, то його там зберігати не можна.

Де тоді його зберігати? В такому разі можна завести окрему справу, в якій будуть зберігатися такі документи.

Чи потрібно зберігати оригінал заяви про прийняття на роботу? Так, в особовій справі зберігається саме оригінал заяви про прийняття на роботу. Оскільки це оригінал документа, його не потрібно засвідчувати – заява зберігається в такому вигляді, як подана працівником.

Формування особової справи не є складним процесом, якщо дотримуватися основних правил:

• Документи в особовій справі зберігаються в хронологічному порядку.
• Перелік документів є чітко регламентованим, тому додавати щось зайве не можна.
• Копії документів мають бути засвідчені, оригінали – ні.
• Документи, які не передбачені переліком особової справи, потрібно зберігати окремо.

Дякую за увагу! Переходьте до наступного уроку! 🎓