Зміна назви підприємства: як оновити кадрові документи та інформувати ТЦК

Коли підприємство змінює свою назву, це зачіпає багато аспектів його діяльності. І звісно ж, це впливає на кадрову документацію. Сьогодні ми говоритимемо про звичайне перейменування підприємства, адже, якщо говорити про реорганізацію, то цей процес значно складніший. Ви дізнаєтеся: що робити кадровику при перейменуванні підприємства? Які документи змінювати та чи потрібно робити переведення працівників? Традиційно до вашої уваги складений нами чек лист.

 

Перейменування юрособи – визначаємося із термінами

Одразу скажемо, що у законодавстві чітко не визначено, що саме слід розуміти під перейменуванням юридичної особи.

Це може бути як звичайна зміна назви, наприклад, з ТОВ «Вікторія» на ТОВ «Анастасія», так і зміна організаційно-правової форми. Так, свого часу, закриті акціонерні товариства (ЗАТ) ставали приватними акціонерними товариствами (ПрАТ). Також може бути, й що товариство з обмеженою відповідальністю (ТОВ) стане товариством з додатковою відповідальністю (ТДВ) або ПрАТ.

Свого часу, Верховний Суд у постанові від 25.03.2019 у справі № 191/81/17 зазначав:

Зміна назви юридичної особи проявляється у зовнішній літеральній корекції.

Зміна назви юридичної особи тягне тільки правовий наслідок проведення державної реєстрації змін, пов'язаних зі зміною назви, до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань.

Увага! Будь-які дії щодо перейменування підприємства слід робити виключно після проведення реєстраційних дій щодо зміни назви підприємства.

 

Про що потрібно подбати кадровику у разі зміни назви підприємства

Особі, відповідальній за ведення кадрового обліку, після зміни назви підприємства потрібно внести належну інформацію до:

1. Організаційних документів: колективного договору, структури підприємства, положень про структурні підрозділи, правил внутрішнього трудового розпорядку (далі – ПВТР), графіка відпусток, штатного розпису, посадових (робочих) інструкцій, письмових трудових договорів тощо.
2. Облікових документів працівників: особові картки, облікові форми особових справ та ін.
3. Трудових книжок.
4. Реєстраційно-облікових форм (книг, журналів).
5. Бланків та шаблонів документів (якщо ви їх використовуєте).

Про зміну назви підприємства слід видати наказ з основної діяльності. Ми вже підготували для вас зразок такого наказу – дивіться тут (посилання на статтю зі зразком наказу). Звісно, ж коригувати якісь старі накази, навіть якщо вони стосувалися періодів після зміни назви товариства не потрібно.

Увага! Зміна назви підприємства не спричиняє зміни істотних умов праці, а також не потребує процедури переведення працівників.

 

Зміни до організаційних документів

Тут багато чого залежить від того, чи передбачені якісь спеціальні процедури ведення тих чи інших документів.

Так, до прикладу, внести зміни до колдоговору можна виключно після проведення певних процедур. Водночас згідно зі ст. 9 Закону України від 01.07.1993 № 3356-XII «Про колективні договори»:

Колективний договір, угода зберігають чинність у разі зміни складу, структури, найменування роботодавця, від імені якого укладено цей договір, угоду.

Щоб внести зміни до письмових трудових договорів, потрібно скласти доповнення (додаткові угоди) до них. Це ж стосується і договорів про повну матеріальну відповідальність. Далі ці додаткові угоди слід підписати керівнику підприємства та працівникам.

А ось до таких документів, як ПВТР, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, штатний розпис, графік відпусток внести нову назву можна наступним чином:

• закреслити стару назву;
• навести поряд нову.

 

Зміни в облікових документах працівників та трудових книжках

У разі перейменування підприємства оформляти нові особові картки не потрібно. Натомість в особових картках акуратно закресліть попередню назву підприємства і поруч (або зверху) зазначте нову повну назву.

В особових справах:

• зазначте нову назву підприємства на обкладинках;
• внесіть записи про перейменування підприємства у доповнення до особових листків з обліку кадрів (так само як і до трудових книжок, про це – нижче).

Відповідно до п. 2.15 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58, якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, то про це окремим порядком у графі 3 трудової книжки робиться запис про перейменування: «Підприємство таке-то з такого-то числа перейменоване на таке-то», а у графі 4 проставляють підставу перейменування – наказ (розпорядження), його дата і номер (йдеться про вищезгаданий наказ).

Такий запис за замовчуванням вносимо до трудових книжок, які зберігаються на підприємстві. До трудових книжок, які зберігаються у працівників, такий запис також вноситься, але тільки на їх вимогу. Для цього працівників варто повідомити про зміну назви підприємства і про потребу внести запис про такі зміни до трудової книжки. Зробити це можна окремим повідомленням. Далі вже працівники подають трудові книжки для внесення потрібного запису або не роблять цього.

Не виключено, що працівники проігнорують подію перейменування підприємства (стосовно запису у трудовій книжці), але під час звільнення вимагатимуть внесення запису про звільнення до трудової книжки. У такому випадку вам потрібно буде спочатку зробити запис про перейменування, а лише потім про звільнення працівника.

 

Зміни у реєстраційно-облікових формах та нумерації наказів

Заводити нові журнали реєстрації наказів після перейменування підприємства не обов’язково. Документи підприємства як з новим, так і з попереднім найменуванням становлять один архівний фонд.

Змінювати нумерацію наказів і починати її з № 1 з дня перейменування підприємства теж не потрібно.

Разом з тим на обкладинках журналів внесіть зміни – закресліть стару назву та внесіть нову!

 

Зміни у бланках та шаблонах

На підприємстві можуть використовуватися бланки та шаблони різноманітних документів. Саме тому під час перейменування потрібно:

• виготовити та впровадити бланки документів (наказів, розпоряджень, листів тощо) з новою назвою підприємства у реквізитах;
• виготовити нові бланки службових посвідчень, перепусток тощо.

Старі бланки при цьому варто знищити, щоб не виникало плутанини.

І на завершення кілька відповідей, як то кажуть, на злобу дня.

Чи втрачають бронювання працівники у разі перейменування підприємства?

Ні. Всі відомості мають автоматично підтягнутися через реєстр ПФУ. Тож зміна назви не повинна впливати на відстрочку від мобілізації.

Чи потрібно повідомляти ТЦК та СП про зміну назви підприємства?

Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487) не зобов’язує підприємство інформувати ТЦК про зміну назви. Оскільки зміни місця роботи в такому випадку не відбувається, то і подавати додаток 4 (про зміну облікових даних) на працівників не потрібно.

Аналогічно і подавати додаток 1 на керівника та відповідального не має підстав. Водночас обережні роботодавці можуть подати повідомлення в довільній формі та проінформувати ТЦК про зміну назви підприємства.

Також не забудьте перейменувати Списки персонального військового обліку.

Чи повідомляти ще якісь органи про зміну найменування підприємства?

Повідомлення може знадобитися, якщо у вас на підприємстві працюють особи, які постраждали від чорнобильської катастрофи, ви оплачуєте їх збільшені відпустки та одержуєте компенсацію за них. У такому випадку доречно буде надіслати до управління соціального захисту повідомлення про зміну юридичної назви підприємства.

А от подавати оперативні відомості до ПФУ не потрібно, бо це не передбачено в п.п. 4 п. 2 постанови КМУ від 22.11.2024 № 1332 «Деякі питання бронювання військовозобов'язаних на період мобілізації та на воєнний час». Нагадуємо, що перейменування підприємства не призводить до переведення на іншу посаду чи інше місце роботи.

З нюансами розібралися. Тож залишилося завантажити собі чек лист, який ми підготували спеціально для вас.

 

Висновки

1. Зміна назви підприємства не вимагає переведення працівників та не впливає на їхні трудові умови.
2. Для внесення змін у кадрову та іншу документацію потрібно видати наказ з основної діяльності щодо перейменування.
3. Для більшості кадрових документів достатньо просто закреслити стару назву та навести нову.

 

Шаблони та зразки документів:

Наказ про зміну назву товариства в документах

Наказ про внесення змін у документи з питань охорони праці та пожежної безпеки (зміна назви підприємства)

Повідомлення про зміну юридичної назви підприємства