Колективний договір на підприємстві: на що звернути увагу кадровику

1. Яке законодавство застосовують при укладенні колдоговору
2. Чи діють норми колективного договору під час воєнного стану
3. Хто з роботодавців зобов’язаний мати колдоговір
4. Чи є відповідальність за відсутність колдоговору
5. Чому роботодавцю бажано мати колдоговір
6. На який строк укладають колдоговір
7. Як оформити колдоговір
8. Яка процедура укладення колдоговору
9. Як вносити зміни до колдоговору
10. Коли потрібно знайомити працівників з колдоговором та змінами до нього
11. Висновки

Яке законодавство застосовують при укладенні колдоговору

Колективний договір – угода, яка укладається між роботодавцем (або уповноваженим органом) та працівниками, яких представляють первинні профспілкові організації, а в разі їх відсутності – вільно обрані працівниками для ведення колективних переговорів представники (представник). Колдоговори укладають з метою регулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин і узгодження інтересів працівників та роботодавців.

Правила укладання колдоговорів визначені такими нормативно-правовими актами:

1. главою II Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП);
2. Законом України від 01.07.1993 № 3356-XII «Про колективні договори та угоди» (далі – Закон № 3356).

Зауважимо: Закон № 3356 втратить чинність одночасно із набранням чинності Законом України від 23.02.2023 № 2937-IX «Про колективні угоди та договори», що має статися через шість місяців з дня припинення чи скасування воєнного стану

Під час укладення колдоговорів також потрібно враховувати норми:

1. Закону України від 15.09.1999 № 1045-XIV «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності» (далі – Закон № 1045) – регулює діяльність профспілок;
2. Закону України від 24.03.1995 № 108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці) – визначає правові та організаційні засади оплати праці та, зокрема, передбачає, які правила щодо оплати праці повинні бути закріплені у колдоговорі;
3. Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) – стосується умов надання відпусток працівникам та передбачає, які питання щодо відпусток необхідно врегулювати в колдоговорі;
4. Закону України від 14.10.1992 № 2694-XII «Про охорону праці» (далі – Закон про охорону праці) – визначає, які умови щодо охорони праці повинні бути вказані в колдоговорі.

Колдоговори підлягають повідомній реєстрації місцевими органами виконавчої влади або органами місцевого самоврядування (ст. 9 Закону № 3356). Таку реєстрацію здійснюють районні, районні у мм. Києві та Севастополі держадміністрації, виконавчі органи сільських, селищних та міських рад відповідно до Порядку повідомної реєстрації галузевих (міжгалузевих) і територіальних угод, колективних договорів, затвердженого постановою КМУ від 13.02.2013 № 115 (далі – Порядок № 115).

Чи діють норми колективного договору під час воєнного стану

За загальним правилом положення колективного договору діють і під час воєнного стану.

Але ще у березні 2022 року законодавці у ст. 11 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX передбачили: на період воєнного стану дія окремих положень колективного договору може бути зупинена за ініціативою роботодавця.

Для цього роботодавець міг просто видати наказ про зупинення дії окремих положень колективного договору.

Потрібна відповідь «на вчора»? Сервіс «ОК» – це оперативна консультація від профі. Поставте питання – і отримайте фахову відповідь протягом 24 годин!

Та вже 13.09.2025 набирає чинності Закон України від 21.08.2025 № 4582-IX «Про внесення зміни до статті 11 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №4582), який сьогодні було опубліковано у газеті «Голос України». І з набранням чинності цим документом (а це станеться на наступний день після опублікування) роботодавець зможе ініціювати зупинення дії окремих положень колективного договору, але дія таких положень може бути зупинена тільки за взаємною згодою сторін договору.

Тож для зупинення положень колективного договору тепер доведеться провести збори трудового колективу.

Цікавими є також положення щодо відновлення раніше зупинених норм. Так у ч. 2 р. ІІ Закону № 4582 передбачено:

Протягом трьох місяців з дня набрання чинності цим Законом сторони колективного договору зобов’язані почати переговори про можливості та строки поновлення дії його положень, зупинених без взаємної згоди його сторін. Порядок та строки поновлення дії таких положень визначаються сторонами колективного договору.

Про рішення щодо поновлення дії положень колективного договору сторона роботодавця повідомляє орган, що здійснив повідомну реєстрацію цього колективного договору, у тижневий строк з дня ухвалення такого рішення

Рішення чесно скажемо далеке від досконалості. Адже передбачається відновлювати положення колективного договору, дію яких зупинили в односторонньому порядку, через договірну процедуру. До того ж предметом переговорів має стати «можливість поновлення» зупинених положень колективного договору, а не безпосереднє поновлення зупинених зобов’язань на момент набуття чинності Законом № 4582.

З огляду на недосконалість норми у цьому випадку на наше переконання ліпше просто провести колдоговірні перемовини та внести зміни до колективного договору (про те як все має відбуватися читайте нижче).

Хто з роботодавців зобов’язаний мати колдоговір

А у ст. 11 КЗпП та ст. 2 Закону № 3356 читаємо про те, що колдоговір укладається на підприємстві, в установі, організації, а також з фізичною особою, яка використовує найману працю.

Тобто, обов’язок укладати колдоговір стосується і роботодавців юросіб, і фізосіб-підприємців, у яких є наймані працівники.

Отже, законодавство не має якихось виключень щодо права роботодавця не укладати колдоговір (зокрема, коли на підприємстві є лише декілька працівників).

Водночас укладення колдоговору стає обов’язковим лише після того, як одна зі сторін (власник або трудовий колектив / його представник) виступить з ініціативою щодо його підписання. Коли жодна зі сторін не перейнялася цим питанням, то ніхто не може примусити сторони укласти такий договір, адже обов’язковою умовою укладення будь-якого договору є вільне волевиявлення сторін (ст. 4 Конвенції МОП № 98 «Про застосування принципів права на організацію і ведення колективних переговорів», ч. 3 ст. 203 Цивільного кодексу України).

На цей момент звертали свого часу увагу фахівці Мінпраці України у листі від 07.04.2006 № 2411/0/14-06/18.

Тож виникає запитання: яка відповідальність застосовується за відсутність у роботодавця колдоговору? Про що й поговоримо далі.

Чи є відповідальність за відсутність колдоговору

Відразу зазначимо: за відсутність колдоговору відповідальності законодавством не передбачено!

Але роботодавець повинен знати, що відносно колдоговорів законодавством передбачена адміністративна відповідальність за:

1. ухилення від участі у переговорах про укладення, зміну або уточнення колдоговору (ст. 41¹ КУпАП) – штраф від 3 до 10 НМДГ (від 51 до 170 грн);
2. порушення або невиконання умов колдоговору (ст. 41² КУпАП) – штраф від 50 до 100 НМДГ (від 850 до 1700 грн);
3. ненадання інформації, необхідної для ведення колективних переговорів та здійснення контролю за виконанням колдоговорів (ст. 41³ КУпАП) – штраф від 1 до 5 НМДГ (17 до 85 грн).

Чому роботодавцю бажано мати колдоговір

Як бачимо, відсутність колдоговору на підприємстві або у ФОПа не тягне за собою відповідальності роботодавця або його посадових осіб.

Але, все ж таки, роботодавцю бажано укласти з працівниками колдоговір, тому що у трудовому законодавстві є чимало правил, які закріплюють саме у колдоговорі (про це зазначено у відповідних нормах законів, які ми навели вище). Тож, якщо колдоговору немає, ці правила необхідно закріплювати в окремих локальних актах роботодавця.

Далі до вашої уваги лише кілька положень законодавства, які варто врегулювати саме у колдоговорі:

1. Форми та системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат встановлюються підприємствами у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною, галузевими (міжгалузевими) і територіальними угодами. А у разі, коли колдоговір на підприємстві не укладено, роботодавець зобов'язаний погодити ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а у разі його відсутності – з іншим уповноваженим на представництво органом (ст. 15 Закону про оплату праці та ст. 97 КЗпП).
2. Зарплату виплачують працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колдоговором або нормативним актом роботодавця, погодженим з виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (а в разі відсутності таких органів – представниками, обраними та уповноваженими трудовим колективом), але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата (ст. 24 Закону про оплату праці та ст. 115 КЗпП).
3. Конкретну тривалість щорічної додаткової відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, а також за особливий характер праці встановлюється колективним чи трудовим договором (ст. 7, 8 Закону про відпустки).

Отже, коли є укладений колдоговір, то всі необхідні правила, що стосуються оплати праці, відпусток, відряджень, охорони праці тощо, будуть закріплені в одному документі. А якщо його немає, то роботодавцю необхідно оформлювати декілька окремих документів, більшість з них погоджувати з профспілковим органом або представником трудового колективу та з кожним документом ознайомлювати працівників під підпис. А це значно ускладнює, перш за все, роботу кадрової служби.

На який строк укладають колдоговір

Сторони самостійно визначають строк дії колдоговору: законодавство не обмежує їх щодо конкретного мінімального або максимального строку.

Колдоговір набирає чинності з дня його підписання представниками сторін або з дня, зазначеного у колективному договорі (ст. 9 Закону № 3356). Отже, дата повідомної реєстрації колдоговору не впливає на дату дії колдоговору.

У ст. 9 Закону № 3356 також передбачено, що після закінчення строку дії колдоговір продовжує діяти до того часу, поки сторони не укладуть новий або не переглянуть чинний, якщо інше не передбачено договором.

Увага! Колдоговір зберігає чинність у разі зміни складу, структури, найменування роботодавця, від імені якого укладено цей договір, угоду. А у разі зміни власника, реорганізації юрособи (відокремленого підрозділу юрособи) умови колективного договору діють протягом строку, на який його укладено, але не більше одного року, якщо сторони не домовилися про інше

Як оформити колдоговір

Перелік питань, які необхідно включити до колдоговору, наведено у ст. 7 Закону № 3356.Так, у колдоговорі встановлюють взаємні зобов'язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, а саме:

1. зміни в організації виробництва й праці;
2. забезпечення продуктивної зайнятості;
3. нормування та оплата праці, встановлення форми, системи, розмірів заробітної плати та інших видів трудових виплат (доплат, надбавок, премій тощо);
4. умови регулювання фондів оплати праці та встановлення міжкваліфікаційних (міжпосадових) співвідношень в оплаті праці;
5. встановлення гарантій, компенсацій, пільг;
6. участь трудового колективу у формуванні, розподілі та використанні прибутку підприємства (якщо це передбачено статутом);
7. режим роботи, тривалість робочого часу і відпочинку;
8. умови та охорона праці;
9. забезпечення житлово-побутового, культурного, медичного обслуговування, організацію оздоровлення і відпочинку працівників;
10. гарантії діяльності профспілкової чи інших представницьких організацій працівників;
11. забезпечення рівних прав та можливостей жінок і чоловіків;
12. заходи, спрямовані на запобігання, протидію та припинення мобінгу (цькування), а також заходи щодо відновлення порушених внаслідок мобінгу (цькування) прав;
13. заборона дискримінації.

І, звісно ж, колдоговір може передбачати додаткові порівняно з законодавством і угодами гарантії та соціально-побутові пільги. При оформленні колдоговору слід дотримуватись правил, встановлених ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом Державного підприємства «Український науководослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144. Також можна скористатися, для прикладу, уніфікованою формою колдоговору, яка наведена у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому на засіданні Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву (протокол від 22.11.2015 № 7, у новому збірнику, який затвердили цьогоріч зразок колдоговору також є).

Деякі відомості колдоговору доцільно оформляти додатками до нього, наприклад:

1. правила внутрішнього трудового розпорядку;
2. тарифні ставки працівників;
3. перелік доплат і надбавок;
4. порядок преміювання;
5. перелік посад працівників зі шкідливими умовами праці, яким надається додаткова відпустка.

Оскільки колдоговір підлягає повідомній реєстрації, то слід приділити увагу оформленню екземпляра, який подають на реєстрацію. Так, згідно з п. 2 Порядку № 115 сторони колдоговору подають на повідомну реєстрацію примірник договору разом із додатками та супровідним листом у вигляді оригіналу паперового документа з прошитими та пронумерованими сторінками, або у вигляді оригіналу електронного документа з пов’язаними з ним кваліфікованими електронними підписами, або у вигляді електронної копії оригіналу паперового документа (фотокопії), засвідченої кваліфікованою електронною печаткою.

Яка процедура укладення колдоговору

Залежно від того, хто ініціює укладення колдоговору, порядок дій може різнитися. Ми далі про це вказуватимемо у відповідних кроках, які зокрема регламентовано у ст. 10 Закону № 3356.

Крок 1. Повідомляємо представника трудового колективу (профспілку) про бажання розпочати колективні переговори. Звісно, потрібне письмове повідомлення, під яким представник поставить підпис. Якщо на підприємстві немає профспілки та не обрано іншого представника трудового колективу, то повідомлення можна розмістити на дошці оголошень. Тоді саме трудовому колективу потрібно буде мобілізувати свої сили й обрати представника на загальних зборах трудового колективу та покласти на нього обов'язок із ведення переговорів.

Аналогічно представник трудового колективу має письмово сповістити роботодавця про бажання розпочати переговори, коли саме від колективу йде ініціатива щодо колдоговірних переговорів.

Після вручення повідомлення про початок колдоговірних переговорів, розпочинається відлік 7 днів для початку переговорів.

Крок 2. Створюємо робочу комісію для колективних переговорів та підготовки проєкту колдоговору. Хто має увійти до комісії, визначають сторони. Своєю чергою роботодавцю, після одержання пропозицій від трудового колективу, варто видати відповідний наказ, де буде наведено повний склад робочої комісії.

Крок 3. Робоча комісія проводить переговори, розробляє і схвалює проєкт КД (оформляють протоколом засідання робочої комісії).

Увага! Сторони можуть переривати переговори з метою проведення консультацій, експертиз, отримання необхідних даних для вироблення відповідних рішень і пошуку компромісів

Коли є розбіжності щодо деяких норм КД, їх варто задокументувати (у протоколі засідань робочої комісії) та провести примирні процедури в порядку, установленому ст. 11 Закону № 3356.

Крок 4. Трудовий колектив ознайомлюється з проєктом колдоговору. Для цього ухвалений робочою групою проєкт передають (вивішують на дошці оголошень) для ознайомлення.

Крок 5. Проєкт колдоговору виносять на розгляд загальних зборів (конференції) трудового колективу. Під час зборів оформлюють протокол такого засідання, у якому фіксують затвердження колдоговору. Якщо збори (конференція) трудового колективу відхилили проєкт колдоговору або окремі його положення, сторонам потрібно відновити перемовини. Ось тут на пошук компромісного рішення буде лише 10 к. дн. Після цього проєкт колдоговору знову треба винести на розгляд зборів (конференції) трудового колективу (ст. 13 Закону № 3356).

Крок 6. Схвалений колдоговір передають уповноваженим представникам сторін для підписання. На це у них 5 к. дн. (ст. 13 Закону № 3356).

Крок 7. Колдоговір реєструють у місцевому органі виконавчої влади або органі місцевого самоврядування. Про це ми вже згадували вище.

Як вносити зміни до колдоговору

На практиці часто-густо сторони наприкінці року переглядають умови колдоговору та, з огляду на зміни, що відбулися у законодавстві, вносять у колдоговір зміни (за потреби).

Процедура ухвалення змін до колдоговору така саме, як і процедура його укладення.

Варто пам’ятати, що зміни та доповнення до колдоговору також підлягають повідомній реєстрації, як і сам колдоговір (п. 1 Порядку № 115).

Коли потрібно знайомити працівників з колдоговором та змінами до нього

До початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника, зокрема про положення колективного договору, у разі його укладення (ст. 29 КЗпП). Крім того, обов’язок роботодавця ознайомити працівника з текстом колдоговору передбачений ч. 9 ст. 9 Закону № 3356.

Згідно з цією нормою ознайомлювати працівників з колдоговором необхідно у такі строки:

1. нових працівників, що оформлюються на роботу, якщо є чинний колдоговір – до початку роботи за укладеним трудовим договором;
2. у разі укладення нового колдоговору – у тижневий строк після укладення колдоговору;
3. у разі внесення змін до колдоговору – у тижневий строк з дня внесення таких змін.

На практиці роботу з ознайомлення працівників з положеннями колдоговорів та змін до них покладають на кадрову службу. Тому, саме кадровику необхідно слідкувати за строками ознайомлення працівників, а також фіксувати факти ознайомлення.

Як зазначено у ст. 9 Закону № 3356, порядок ознайомлення з текстом колдоговору, змінами до нього визначають у самому договорі. Отже, ще на етапі укладення договору сторонам слід подбати про включення в колдоговір правил ознайомлення працівників з його умовами.

Зазвичай для ознайомлення працівників з колдоговором та змінами до нього роботодавці оформлюють Журнал ознайомлення з колдоговором. Оформлюється такий журнал у довільній формі, з включенням у нього всіх необхідних реквізитів.

Висновки

1. Колдоговір укладають роботодавець та працівники з метою регулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин, а також узгодження інтересів працівників та роботодавців.
2. Колдоговір має бути у кожного роботодавця, який використовує найману працю. Проте за його відсутність відповідальність не застосовується.
3. У колдоговорі закріплюють умови, які стосуються, зокрема оплати праці, відпусток, відряджень, норм робочого часу, охорони праці тощо.
4. З положеннями колдоговору роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника до початку роботи, а якщо надалі укладається новий колдоговір або вносяться зміни у чинний, то з такими документами необхідно ознайомити працівника у тижневий строк.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з кадрових питань

Василь ЦИГАНЕНКО, головний редактор kadroland

Шаблони та зразки документів:

Колективний договір

Колективний договір між ФОП і працівником