Повідомлення про прийняття на роботу: нова форма, строки, проблемні питання

Подання повідомлення про прийняття працівника на роботу у 2025 році все ще обов’язкова процедура для всіх роботодавців. Важливо знати, хто, коли і як повинен подавати це повідомлення, а також враховувати оновлення форми, яка тепер містить графу про громадянство. У мінікурсі ми зібрали ключову інформацію щодо алгоритму дій, винятків і поточних технічних проблем.

 

Коли подавати повідомлення про прийняття працівника на роботу

Обов'язок подання до ДПС повідомлення про прийняття працівника на роботу передбачений у ч. 4 ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП).

Згідно з цим обов'язком, працівник не може бути допущений до виконання роботи без укладення трудового договору, який має бути оформлений наказом або розпорядженням роботодавця

Крім того, необхідно надіслати повідомлення про прийняття працівника на роботу за формою і порядком відповідно до постанови КМУ від 17.06.2015 № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту» (далі — постанова № 413).

 

Хто та у яких випадках (не) подає повідомлення

Повідомлення подають усі роботодавці (і юрособи, і підприємці й навіть звичайні фізособи) у разі прийняття фізособи на роботу.

Подавати повідомлення слід і тоді коли працівника оформляють як основного, і тоді коли йдеться про сумісництво. Навіть коли мовиться про внутрішнє сумісництво повідомлення слід подавати.

Щоправда, є один випадок коли повідомлення при оформленні на роботу не подають. Постанова № 413 чітко визначає, що інформація про прийняття на роботу керівника підприємства (установи чи організації) отримується податковими органами з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань. Отже, не потрібно подавати повідомлення про прийняття на роботу директора підприємства. Водночас якщо мова йде про оформлення на роботу керівника філії підприємства – повідомлення подаємо.

 

Шукаєте перевірену кадрову інформацію? Наші довідники – завжди актуальні та оновлюються відповідно до законодавства.

 

Окрім того повідомлення не подається:

• якщо йдеться про встановлення суміщення за іншою посадою;
• виконання працівником обов’язків тимчасово-відсутнього працівника;
• переведення працівника на нову посаду.

 

Порядок дій у разі прийняття працівника на роботу

1. Отримуємо заяву від працівника та / або укладаємо письмовий трудовий договір (коли цього вимагає законодавство або за бажанням сторін трудового договору).

Примітка! З особою, яка працевлаштовується, укладається трудовий договір – «усний» (заява та наказ) або письмовий. Але під час воєнного стану можна застосовувати спецнорми Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі — Закон № 2136), якими передбачено, що трудовий договір може бути укладено «усно» навіть тоді, коли ст. 24 КЗпП вимагає письмову форму

2. Видаємо наказ (розпорядження) про прийняття на роботу.

3. Подаємо повідомлення до податкової про прийняття працівника.

4. Інформуємо працівників перед початком роботи на вимогу ст. 29 КЗпП.

5. Допускаємо працівника до роботи.

 

Куди подавати повідомлення

Повідомлення подаємо до територіальних органів ДПС за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ.

Якщо повідомлення подає фізособа – роботодавець щодо домашнього працівника, вона має зробити це до ДПС за своєю податковою адресою (місцем проживання).

 

За якої формою та у який спосіб подавати повідомлення про прийняття

Повідомлення подається засобами електронного зв’язку з використанням електронного підпису відповідальних осіб. Водночас відповідно до абз. 4 постанови № 413 за відсутності технічної можливості подання повідомлення засобами електронного зв’язку в електронній формі повідомлення подають у формі документа на папері згідно разом з копією в електронній формі. Деталі тут.

01.05.2025 було оновлено Реєстр електронних форм податкових документів і для роботодавців наразі доступна форма повідомлення F/J 3001005. Тобто форма, яку затвердили ще наприкінці лютого 2025.

 

Що змінилося у повідомленні

Головна новація: форму повідомлення доповнили інформацією про громадянство з метою обліку працевлаштованих іноземців та осіб без громадянства (нова графа 9). Під час її заповнення маємо вказати:

• «0», якщо йдеться про іноземця або особу без громадянства;
• «1» для громадян України.

Щоб дізнатися інформацію про громадянство зважайте на дані паспорта або іншого документа, який посвідчує особу. Один із таких документів майбутній працівник має подати при оформленні на роботу (ст. 24 КЗпП). До документів, які підтверджують громадянство України, належать (ст. 5 Закону України від 18.01.2001 № 2235-III «Про громадянство України»):

• паспорт громадянина України;
• паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
• тимчасове посвідчення громадянина України;
• дипломатичний паспорт;
• службовий паспорт;
• посвідчення особи моряка;
• посвідчення члена екіпажу;
• посвідчення особи на повернення в Україну.

У разі пред’явлення під час оформлення на роботу таких документів проставляємо «1». В інших випадках – «0».

Докладно про заповнення інших реквізитів повідомлення читайте тут.

 

Проблеми із поданням повідомлення на початку травня 2025 та їх вирішення

На жаль після останнього оновлення ДПС форми повідомлення не обійшлося без проблем.

Роботодавці, які подавали повідомлення про прийняття на роботу у перших числах травня отримали в електронному кабінеті квитанцію № 1. Далі вони спочатку не одержали квитанцію № 2, а згодом, коли вони почали надходити, чимало таких квитанцій містили причину – Пакет не прийнято [05] відповідно до отриманого результату обробки від Пенсійного фонду України.

Ані ПФУ, ані податкова наразі так і не надала офіційного роз’яснення щодо дій у цій ситуації.

Якщо це сталося із вами, наші поради були наступні:

1. Перевірте у кабінеті ПФУ чи «світиться» за вашим підприємством новий працівник. Як свідчить досвід у більшості випадків такі новоприйняті особи враховані у переліку працівників. Для перевірки реєстрації працівника в системі ПФУ сформуйте спеціальний запит через портал ПФУ в особистому кабінеті страхувальника (розділ «Комунікації з ПФУ» – вкладка «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» – Запит на отримання переліку працюючих осіб у страхувальника).
2. Збережіть собі квитанції № 1 та 2. Саме квитанція № 1 свідчить що ви вчасно подавали повідомлення.
3. Надішліть через кабінет ПФУ запит щодо причини, за якої не було прийняте повідомлення зі скріншотами квитанцій. До речі саме так радять діяти фахівці ПФУ в телефонному режимі.

Та як стало відомо буквально ввечері п'ятниці 09.05.2025 багатьом роботодавців почали надходити зміни щодо квитанцій № 2. У когось прийшли нові квитанції, в інших нових квитанції немає, але водночас змінився колір на зелений, що свідчить про прийняття повідомлення (див. малюнок). Тож маємо надію що все закінчиться добре й усі хто одержав квитанції із повідомленням про помилку, одержать й інформацію про те що повідомлення прийняті без помилок. У разі чого наші вищезгадані поради залишаються актуальними.

 

 

Висновки

1. Повідомлення про прийняття на роботу необхідно подати до ДПС до фактичного початку роботи працівника — незалежно від типу працевлаштування (основне, сумісництво, внутрішнє сумісництво).
2. З 1 травня 2025 року в електронному кабінеті використовується оновлена форма повідомлення F/J 3001005, яка тепер вимагає вказувати громадянство майбутнього працівника.
3. У разі технічних збоїв із квитанціями важливо зберігати докази своєчасного подання та звертатися до ПФУ для уточнення причин відмови у прийнятті повідомлення. Дуже добре що вже почали надходити виправлені квитанції про прийняття повідомлення.

 

Статті на тему:

Повідомлення про прийняття працівника на роботу – з 1 травня за оновленою формою

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: подаємо за (не)оновленою формою