Прийняття на роботу військовозобов’язаного: алгоритм для кадрового та військового обліку, бронювання

Сьогодні поговоримо про кадрово-військовий облік під час прийняття на роботу військовозобов’язаного. Розповідаємо, яким моментам потрібно приділити увагу.

 

Документи при прийнятті на роботу військовозобов’язаного

При працевлаштуванні військовозобов’язаний має надати базовий пакет документів:

• паспорт;
• податковий номер;
• паперову трудову книжку або витяг з електронної трудової книжки;
• військово-обліковий документ – обов’язково.

Останньому слід приділити особливу увагу.

 

Військовозобов’язаний має надати один із військово-облікових документів:

• військовий квиток;
• тимчасове посвідчення;
• паперовий військово-обліковий документ нового зразка;
• роздруківку е-ВОД з «Резерв+».

Якщо надається роздруківка з «Резерв+», обов’язково відскануйте QR-код. Для цього достатньо завантажити застосунок «Резерв+» на смартфон. Якщо після наведення на QR-код система відображає відомості про військовозобов’язаного — перед вами справжній ВОД із «Резерв+».

Крім того, зверніть увагу: військовозобов’язаний має бути на обліку в конкретному ТЦК.

 

Кадровик має бути в темі щодня – але як усе встигнути? Підключайтесь до безкоштовних вебінарів від експертів Kadroland. Ми роз’яснюємо актуальні зміни, даємо приклади, відповідаємо на ваші запитання наживо.

 

Алгоритм дій при прийнятті на роботу військовозобов’язаного

Кадрові питання

Військовозобов’язаний має написати заяву про прийняття на роботу.

Укладається трудовий договір – в так званій «усній» (тобто коли є лише заява та наказ про прийняття на роботу) або письмовій формі.

 

Порада: навіть під час воєнного стану краще укладати письмовий трудовий договір у випадках, визначених ст. 24 Кодексу законів про працю України, або за згодою сторін.

 

Обов’язково видаємо наказ про прийняття на роботу.

Подаємо повідомлення про прийняття на роботу до ДПС (постанова КМУ від 17.06.2015 № 413). Зробити це слід до початку роботи працівника. Оптимально – за день до початку роботи працівника. Наприклад, працівник приступає до роботи у четвер – повідомлення доцільно подати у середу. Інший приклад: початок роботи працівника – у понеділок. Якщо підприємство працює за п’ятиденним графіком, повідомлення надсилаємо у п’ятницю.

Перед початком роботи інформуємо працівника на виконання ст. 29 КЗпП. З цією метою слід надати працівнику інформаційний лист або повідомлення, у якому викладено: місце роботи; умови праці; тривалість щорічної відпустки; інші відомості.

Працівника слід ознайомити з посадовою або робочою інструкцією під підпис. Це можна зробити: або шляхом проставлення працівником підпису на самій інструкції; або у спеціальному аркуші до інструкції; або у журналі ознайомлення працівників із посадовими та робочими інструкціями.

 

Військово-облікові питання

При прийнятті на роботу військовозобов’язаного його необхідно під особистий підпис ознайомити з Правилами військового обліку, наведеними в додатку 2 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487). Рекомендуємо зробити це у спеціально розробленому аркуші доведення правил військового обліку.

Під час прийняття на роботу військовозобов’язаного обов’язково потрібно надіслати до ТЦК повідомлення за додатком 4 до Порядку №1487.

Надсилаємо його до того ТЦК, де працівник перебуває на військовому обліку. Цей ТЦК зазначено у його військово-обліковому документі.

Повідомлення необхідно надіслати впродовж 7 календарних днів з дати видання наказу про прийняття на роботу.

 

Увага! Орієнтуватися слід саме на дату видання наказу, а не на дату початку роботи.

 

У разі прийняття на роботу військовозобов’язаного у п’ятиденний строк вносимо інформацію до списків персонального військового обліку за додатком 5 та відомості оперативного обліку за додатком 12.

Військовозобов’язаного вписуємо або у список групи один (офіцерського складу) або групи два (рядового, сержантського та старшинського складу). Для того, щоб дізнатися, до якої групи відносити, слід орієнтуватися на військове звання та його відповідності складу, визначеного у ст. 5 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.1992 №2232-XII. Якщо йдеться про жінку-військовозобов’язану, то вносимо відомості про неї до списку групи три незалежно від військового звання.

У відомості вказуємо працівника у загальній кількості та у графі «З 1 січня 25 року прийнято на роботу».

У справу до списку групи додайте копію військово-облікового документа. Її також слід додати до особової справи працівника.

Крім того, кадровику потрібно оформити особову картку П-2 або її альтернативу, що застосовується на підприємстві, а також сформувати особову справу.

 

Бронювання новоприйнятого військовозобов’язаного

Чи можна одразу забронювати новоприйнятого військовозобов’язаного?

Так, можна — щойно відомості про нього підтягнуться у «Дії» і за умови, що немає статусу «У розшуку» або «Порушення правил військового обліку».

Щоб працівника підтягнуло у «Дії» обов’язково потрібно подати до ПФУ оперативні відомості не пізніше ніж протягом наступного дня після прийняття на роботу. Як це зробити ми розповідали у мінікурсі «Як критичним підприємствам подавати оперативні відомості до ПФУ: покрокова інструкція».

 

Але пам’ятайте: у такому випадку вже в місяці прийняття потрібно забезпечити нарахування зарплати не менше 20 000 грн, навіть якщо працівник не відпрацював повний місяць. Військовозобов’язані жінки не бронюються.

 

Підсумки

При прийнятті на роботу військовозобов’язаного у кадровому обліку йдемо за звичною схемою:

1. Отримуємо від нього пакет документів та заяву.
2. Оформлюємо трудовий договір (при потребі або за бажанням).
3. Видаємо наказ про прийняття на роботу.
4. Подаємо повідомлення про прийняття на роботу до ДПС.
5. Далі втручається військовий облік:
6. обов’язково при прийнятті на роботу військовозобов’язаного перевіряємо наявність військово-облікового документа;
7. ознайомлюємо під підпис із Правилами військового обліку;
8. подаємо повідомлення за додатком 4 до ТЦК;
9. вносимо інформацію до списку персонального військового обліку та відомості.
10. Якщо у вас критичне підприємство – подаємо оперативні відомості до ПФУ.

 

Шаблони та зразки документів:

Інформаційний лист для працівника при прийнятті на роботу

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників (додаток 4)

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів офіцерського складу (додаток 5)

Списки персонального військового обліку призовників (додаток 5)

Списки персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу (додаток 5)

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12)

Правила військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (з 16.01.2025)

 

Мінікурс на тему:

Як критичним підприємствам подавати оперативні відомості до ПФУ: покрокова інструкція

 

Статті та консультації на тему:

Приймаємо працівника на роботу: 10 гарячих запитань

Чи можна завчасно подати оперативні відомості до ПФУ

Коли працівник з’явиться у Реєстрі для бронювання після подання оперативних відомостей до ПФУ