Чи зобов’язаний роботодавець передавати скани трудових працівників до Пенсійного фонду? Чи потрібні згода та заява від працівника на оцифрування? На мінікурсі відповідаємо на найпоширеніші запитання та розглядаємо алгоритм передачі сканкопій на вебпортал ПФУ роботодавцем та працівником самостійно.

До якого часу потрібно перейти з паперової на електронну трудову книжку

Переш за все нагадуємо, що до 10 червня 2026 року потрібно дані з паперової трудової книжки перенести до електронної. Зробити це можна двома способами: передати на вебпортал ПФУ сканкопії трудової книжки або оцифрувати записи з трудової книжки.

Причому багато хто навіть вже отримував листи від Пенсійного фонду з нагадуванням перенести дані з паперових трудових книжок до електронних. Цікаво, що фахівці ФПУ зазначають: це повинен робити саме роботодавець через кабінет страхувальника.

Чи зобов’язаний роботодавець передавати скани трудових книжок працівників до ПФУ

Водночас ми вже неодноразово аргументовано доводили, що роботодавець може, але не зобов’язаний сканувати чи оцифровувати паперові трудові книжки працівників. Наприклад читайте ці статтю та консультацію.

І в п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 (далі – Порядок № 11-1) зазначено, що відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ працівником, страхувальником або представником страхувальника.

Отже, роботодавець є одним з суб’єктів, хто може відсканувати чи оцифрувати трудову книжку. Прямого ж обов’язку для роботодавця не встановлено.

Якщо ж роботодавець вирішить відсканувати трудові книжки працівників, то ось кілька порад.

Бажаєте опанувати кадрову справу? Почніть з нашого хітового курсу «Професія. Кадровик з нуля до профі: прийняття, звільнення, відпустки, військовий облік».

Чи потрібна заява або згода працівника для сканування трудової книжки

Якщо трудова книжка зберігається в працівника, то для сканування роботодавцю достатньо усного звернення від працівника. Якщо трудова книжка зберігається на підприємстві, то сканування відбувається в рамках «роботи з трудовими книжками» інспектора з кадрів.

Отримувати заяву та згоду на обробку персональних даних від працівника не потрібно.

Окремий наказ про сканування трудових книжок не обов'язковий. Як правило, якщо є інспектор з кадрів, то це входить до його посадових обов’язків згідно з посадовою інструкцією.

Якщо скануєте трудові книжки, які зберігаються у працівників, то не приймайте їх на зберігання навіть на один день.

Як підготувати трудову книжку до сканування та що перевірити перед поданням

Обов’язково проведіть аудит трудової книжки, внесіть можливі виправлення. Нагадаю, що виправлення вносимо на підставі Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58).

Далі підготуйте сканкопії. Зручно на кожного працівника завести окрему папку 1 туди додавати сканкопії трудової книжки та інших документі за потреби. Зауважте, що сканкопію трудової книжки можна подати одним файлом або ж кожен розворот окремо. Але стежте, щоб файл відповідав технічним вимогам, визначеним Порядком № 11-1.

Якщо ж скануєте розвороти, то радимо в імені файлу вказувати прізвище працівника і номери сканованих сторінок.

Як роботодавцю передати сканкопії трудових книжок через кабінет страхувальника

Щоб передати сканкопії на вебпортал роботодавцю необхідно увійти до кабінету страхувальника за допомогою кваліфікованого електронного підпису або за токеном.

Увага! Для подання сканкопій трудових книжок можна заходити на вебпортал з ключем кваліфікованого електронного підпису начальника кадрового відділу чи керівника

Зліва, у розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника».

Заповніть форму звернення, зокрема, введіть так званий ідентифікаційний код та ПІБ особи, завантажте скановані файли трудової книжки, натиснувши кнопку «Додати файл», підпишіть КЕП та надішліть до ПФУ.

Статус звернення «Виконано» свідчить, що сканкопії опрацьовані та дані про трудові відносини працівника актуалізовано. Однак перевірте наявність зауважень в реквізиті «Повідомлення».

Як працівнику самостійно подати скани трудової книжки через особистий кабінет ПФУ

А тепер інформація для працівників. Якщо ви вирішите самостійно подати сканкопії своєї трудової книжки на вебпортал, то зробити це можна так.

Увійдіть до особистого кабінету на вебпорталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису.

Оберіть у розділі «Комунікації з ПФУ», що знаходиться у лівому боковому меню, вкладку «Відомості про трудові відносини».

Заповніть загальні дані та надайте згоду на обробку персональних даних (для цього просто треба поставити відповідну позначку).

Завантажте кольорові скан-копії сторінок трудової книжки.

Підпишіть електронним підписом та натисніть «Відправити до ПФУ».

Результат опрацювання заяви можна переглянути у вкладці «Мої звернення».

Як перевірити, чи вже оцифровано вашу трудову книжку на вебпорталі ПФУ

На завершення мінікурсу розповімо де побачити, чи оцифровано трудову книжку.

Перевірити це може сам працівник. Потрібно увійти в особистий кабінет, авторизувавшись одним зі зручних способів.

Інформація про трудову діяльність зберігається в розділі «Електронна трудова книжка».

Для ознайомлення із записами трудової книжки в цьому розділі потрібно обрати вкладку «Дані ЕТК».

У закладці «Відцифрована ЕТК» розміщено дані за результатами оцифрування відомостей про трудові відносини відповідно до наданої сканованої трудової книжки.

У закладці «Скан-копії трудової книжки» розміщені сканкопії паперової трудової книжки (надані застрахованою особою чи страхувальником).

Висновки

Роботодавець не зобов’язаний, але може організувати сканування трудових книжок працівників. Як правило, це не потребує додаткових організаційних дій.
Про успішну передачу сканкопій свідчить статус звернення «Виконано».
Передати сканкопію трудової книжки може і сам працівник. Для цього йому потрібен електронний підпис.

Довідники на тему:

Витяг з електронної трудової книжки: покрокова інструкція для формування на порталі ПФУ

Статті та консультації на тему:

Отримали лист від ПФУ з проханням оцифрувати трудові книжки та вести електронну трудову: як реагувати

Чи передавати ПФУ сканкопії усіх наказів про прийняття, переведення та звільнення

Електронна та паперова трудова книжка: сканування, записи, зберігання та подання відомостей до ПФУ

Сканування трудових книжок: розбір гарячих питань

ПФУ нагадує про сканування трудових книжок: обов’язки роботодавця та варіанти дій

ПФУ не оцифровує записи з трудової книжки без сканкопії наказів

Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій

Подання сканкопій трудової до ПФУ: працівник чи роботодавець, алгоритм їх дій