Коротко про головне за тиждень 24.11-28.11.2025

Сьогодні розповідаємо про: сканування трудової книжки у смартфоні, (не)зупинення бронювання за Порядком №45, затвердження примірних форм кадрових документів Мін'юстом, зміну архівних правил, затвердження плану перевірок Держпраці на 2026, оновлення ВОД у «Резерв+» а також про інші новації, на які треба очікувати кадровику у грудні

 

Сканування трудової книжки у смартфоні: функціонал ПФУ

Пенсійний фонд розмістив відеоінструкцію щодо оцифрування трудової книжки за допомогою смартфону.

Перш за все вам необхідно на своєму телефоні зайти в додаток «Камера». Сфотографувати необхідні аркуші трудової книжки та відредагувати фото. Зверніть увагу, що фото мають бути чіткими та не перевищувати 1 Мб.

Далі потрібно виконати дії:

1. Увійдіть на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду та натисніть кнопку «Вхід» у правому верхньому кутку.

2. Оберіть авторизацію «За КЕП» та завантажте файл ключа → Уведіть пароль до нього.

3. Натисніть кнопку «Увійти».

4. Оберіть пункт «Відомості про трудові відносини» у розділі «Комунікації з ПФУ». Ознайомтеся з інформацією та натисніть «Продовжити».

5. Перевірте загальні дані та завантажте фото сторінок трудової книжки.

6. Надайте згоду на обробку персональних даних та натисніть «Підписати» та «Відправити до ПФУ».

7. Натисніть на «Вихід».

Про сканування трудової книжки, чи зобов’язаний роботодавець подавати скани трудової до Пенсійного фонду, що робити із трудовою працівника-пенсіонера, ми поговоримо на мегамасштабному Великому кадровому семінарі вже 4 грудня. Також з’ясуємо, як провести аудит списків військового обліку станом на 1 січня, скласти штатний розпис та графік відпусток, дії кадровика при збільшенні чи зменшенні зарплати, відпустки, які згорають у 2026 році. Вас очікує комплексна підготовка до нового 2026 року, реєстрація на безкоштовний вебінар в описі до відео.

 

Бронювання за Порядком №45 зупинено? Роз’яснення обласного ТЦК

До нардепа Олександра Федієнко звернувся працівник, який вважав себе заброньованим, але його мобілізували. Пан Федієнко звернувся за роз’ясненнями до Львівського обласного ТЦК й відповідь розмістив у своєму ТГ-каналі.

У листі ТЦК вказано, що на період травень – червень 2025 року всі підприємства, установи та організації, які визначені критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період, отримали листа від РВА про скасування мобілізаційних завдань.

З 09.05.2025 року діють норми постанови КМУ №592 з грифом ДСК. Відповідно до вимог цієї постанови, зупинене бронювання військовозобов'язаних згідно з Порядком №45, який також містить гриф ДСК.

Далі ТЦК додає: роботодавець з метою виконання функцій та завдань, покладених на підприємства, та збереження кваліфікованих працівників мав можливість забронювати військовозобов'язаних відповідно до постанови КМУ від 27.01.2023 №76.

Зверніть увагу, що у роз’ясненні йдеться про зупинення бронювання за Порядком №45 (ДСК), а не про скасування цього Порядку. Додам, що раніше ми повідомляли про скасування мобзавдань для окремих підприємств і відповідно анулювання бронювання їхнім працівникам. Проте є випадки, коли бронювання за Порядком №45 залишається чинним, що й підтверджують користувачі нашої платформи.

Ми продовжуємо інформувати про перебіг подій щодо бронювання за постановою №45 у рубриці «Новини та статті».

 

Примірні форми кадрових документів на базі Збірника №1: очікуємо на наказ від Мінʼюсту

На сайті СПО об'єднань профспілок оприлюднено проєкт наказу Мінʼюсту «Про затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи».

У документі наведені примірні форми штатного розпису, посадової та робочої інструкцій, автобіографії, характеристики, наказів про прийняття на роботу, переведення, надання відпусток, звільнення, заяв громадян та працівників тощо.

Проєкт розроблено головним чином на основі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів за №1.

Нагадаю, що згаданий Збірник був ухвалений ще у квітні 2025 року, але й досі не оприлюднений. Проте Збірник №1 не є нормативно-правовим актом і носить суто рекомендаційних характер.

У разі затвердження Мінʼюстом відповідного наказу, представлені саме у цьому наказі примірні форми кадрових документів стануть основою для застосування всіма підприємствами.

Проте підкреслю, що поки що йдеться про проєкт наказу Мінʼюсту щодо затвердження примірних форм кадрових документів та описів до них.

Як розробити кадрові документи зараз, розповідає розробник Збірника №1 Олена Загорецька в авторському курсі «Кадрові документи за Збірником та ДСТУ 4163:2020, їх реєстрація: обов'язкові реквізити та зразки». До речі, до кожного уроку додаються зразки документів.

 

Змінено архівні правила: роз’яснення Держархіву

Постановою КМУ від 13.11.2025 №1459 внесені зміни до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою КМУ від 08.08.2007 №1004.

За роз’ясненням Держархіву, зміни сприятимуть збереженості документів, що знаходяться в архівних установах, розташованих, у тому числі на територіях, що межують з територіями активних бойових дій.

Тож, експертно-перевірним комісіям державних архівів надано право на:

• прийняття рішення щодо погодження списків архівних фондів з кадрових питань (особового складу), що підлягають передачі від однієї архівної установи до іншої;

• розгляду номенклатур справ юридичних осіб, що належать до сфери управління органу вищого рівня та у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду.

До речі, строки зберігання кадрових документів у зручному форматі наведені у рубриці «Довідники».

 

Затверджено план перевірок Держпраці – 2026

Держпраці наказом від 26.11.2025 №196-25а «Про затвердження Річного плану здійснення заходів державного нагляду (контролю) Державної служби України з питань праці на 2026 рік» затвердила план перевірок на 2026 рік.

Проте варто відзначити, що планові перевірки Держпраці не проводяться під час дії воєнного стану (постанова КМУ від 13.03.2022 №303 «Про припинення заходів державного нагляду (контролю) в умовах воєнного стану»). Плани перевірок затверджуються як обов’язок Держпраці та «підстраховка» у разі закінчення воєнного стану.

Позапланові перевірки Держпраці може проводити й під час дії воєнного стану, але у виключних випадках, передбачених ст. 16 Закону України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136). Зокрема, позапланові перевірки Держпраці здійснюються за наявності таких підстав: порушення вимог Закону №2136; виявлення неоформлених трудових відносин; перевірка законності припинення трудових договорів.

Дізнатися, чи включено ваше підприємство до плана-графіку перевірок Держпраці, ДПС, ТЦК, ПФУ допоможе наш сервіс «Моніторинг перевірок».

 

Міноборони анонсувало оновлення ВОД у «Резерв+»

За повідомленням Міноборони, застосунок «Резерв+» оновлює дизайн і можливості: невдовзі електронний військово-обліковий документ міститиме фото власника.

Наразі Міноборони запрошує громадян до тестування.

Маєте питання з приводу ведення військового обліку на підприємстві, заповнення списків на підставі ВОД з «Резерв+»? Задавайте у сервісі «Особистий консультант» та отримайте відповідь протягом доби.

 

Що очікувати кадровику у грудні: норми, Звіт з транспорту, е-кабінет з ВО, е-трудові договори

У грудні 2025 року продовжує діяти воєнний стан. Це означає, що в цьому місяці не застосовуються норми щодо святкових і передсвяткових днів, а також не діє перенесення вихідних, передбачене ч. 3 ст. 67 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Отже, 25 грудня, Різдво Христове, це четвер, у загальному випадку є робочим днем, а 31 грудня, середа, не підлягають скороченню на одну годину.

У такому разі норма тривалості робочого часу для п’ятиденки з двома вихідними днями у суботу і неділю для грудня 2025 року становитиме: 23 робочих дні і 184 години.

Проте роботодавець може прийняти рішення про визнання 25 грудня днем, робота у який не проводиться. При цьому норма тривалості робочого часу зменшується, але працівники отримують зарплату у повному обсязі. Інший варіант – скористатися нормою ст. 67 КЗпП щодо перенесення робочих та вихідних днів на підставі наказу, погодженого з профспілкою.

До 20 грудня необхідно подати до ТЦК так званий Звіт про транспорт. Це відомість за додатком 1 до Положення №1921 (додаток 1 до Положення про військово-транспортний обов'язок, затвердженого постановою КМУ від 28.12.2000 №1921).

У разі змін в облікових даних військовозобов’язаних та призовників – до 5 грудня слід подати до ТЦК повідомлення про зміну облікових даних за додатком 4 (додаток 4 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487).

А ще не пізніше 8 грудня необхідно подати до Держстату звіт за формою № 1-ПВ (місячна) за листопад (наказ Держстату від 15.04.2024 №117 «Про затвердження форм державного статистичного спостереження № 1-ПВ (місячна) «Звіт із праці» та № 1-ПВ (квартальна) «Звіт із праці»).

Встигати за всіма кадровими подіями легко з нашим сервісом «Календар кадровика». Тут ви знайдете усі важливі дати, норми тривалості робочого часу, легкі переходи на статті та відео.

Нагадую, що з 4 грудня набирає чинності Закон України від 09.10.2025 №4630-ІХ «Про внесення змін до деяких законів України щодо організації трудових відносин в умовах воєнного стану». Ним передбачено бронювання працівників на 45 днів, які не мають військово-облікових документів або вони оформлені неналежним чином, або які не уточнили дані чи перебувають у розшуку за порушення правил військового обліку. Проте скористатися таким бронюванням на 45 днів можуть виключно підприємства, критичні для ЗСУ, інших військових формувань та у сфері оборонно-промислового комплексу. Докладніше про застосування цієї норми ми розповідали на вебінарах, записи доступні нашим передплатникам.

Згідно зі стратегією Уряду до кінця грудня має запрацювати електронний кабінет підприємства з військового обліку та бронювання. На даний час жодних фізичних напрацювань з цього приводу не було представлено. У разі їх появи ми розповімо про роботу кабінету на вебінарах та у відеокурсах.

Також у грудні слідкуємо за долею законопроєкту № 14141, яким передбачається запровадження електронного трудового договору, обмін кадровими документами між працівником та роботодавцем в електронному форматі.

А ще памʼятайте, що у грудні 2025 року уже потрібно затвердити графік відпусток, штатний розпис, за необхідності оновити Правила внутрішнього трудового розпорядку та вже готувати списки військового обліку станом на 1 січня. Впоратися із цим спектром завдань допоможе наш курс «Звітування з кадрового та військового обліку – 2026: списки ВО, відпустки, штатний розпис, ПВТР, повідомлення», який стартує 4 грудня.

А ще у грудні виходить новий прогресивний курс про застосування у кадровій роботі ЕДО.

Крім того, у грудні завершується масштабний курс «Кадровик з нуля до профі: прийняття, звільнення, відпустки, військовий облік» й одразу розпочинається навчання на курсі «Кадровик майбутнього: автоматизація в Excel та BAS Corp, робота на порталі «Дія» і ПФУ, бронювання».