Кадрові помилки у документах: виправлення у трудовій, П-2, особовій справі, наказах, табелі

Додаткові матеріали

Презентація

Приклади виправлення у записах паперової трудової книжки

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю вас на четвертому уроці виправлення у записах трудової. Правила та приклади. Всі правила введення, а також внесення змін до трудової книжки регулюються інструкцією 58. Порядок виправлення помилок в трудовій книжці умовно можна поділити на два види. Перше – це виправлення на титульній сторінці. Тут ми керуємося пунктом 2.13 інструкції 58. Пам'ятаємо, ми там можемо акуратно закреслити, наприклад, колишнє прізвище вписати нове і на обкладинці прописати підставу внесення змін.

Можуть бути виправлення всередині трудової книжки. Тут ми вже з вами керуємося пунктом 2.6 та 2.10 інструкції 58, і правила виправлення в середині трудової книжки зовсім інші, ніж для титульної сторінці. Пунктом 2.6 інструкції передбачено: "У разі виявлення неправильного або неточного запису відомості про роботу, переведення, а також про нагородження, заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений орган за новим місцем роботи зобов'язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

Яким чином ми робимо ці виправлення? Ми у розділі відомості про роботу або відомості про нагородження, відомості про заохочення передбачено, що закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів у нас не допускається. Якщо потрібно виправити певний запис, то ми в наступному рядочку прописуємо наступний порядковий номер в графі один. Далі в графі два зазначаємо дату внесення змін. І в графі три ми прописуємо запис за номером таким-то недійсним. І далі зазначаємо там правильну інформацію. В графі чотири ми зазначаємо реквізити відповідного наказу, згідно з яким були внесені, наприклад, ось ці записи вносимо.

Ось це в нас передбачено інструкцією 58. Давайте більш детально розберемо ці правила, щоб ви не плутали їх із тим, як виправляти, наприклад, на титульній сторінці. Отже, коли ми виправляємо помилки всередині трудової книжки, як правило, у нас такі помилки відбуваються в розділі про відомості про роботу, перше, що ви маєте запам'ятати, ми не можемо всередині трудової книжки щось закреслювати. Закреслення тут недопустимі. Не можна ані закреслювати, ані користуватися, наприклад, коректором. Це все неправильно. Підчисток помарок також ми не робимо.

Якщо вам потрібно виправити, то ми виправляємо шляхом внесення в наступний рядочок. Виправлені відомості там про роботу, переведення, нагородження того, що повинні повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження роботодавцю. Тобто ми, коли вносимо зміни, ми керуємося відповідними наказами, тобто не просто так, тому що вибрали, у нас має бути певний наказ.

Ще одне правило. Ось ці зміни, тобто виправлення всередині трудової книжки може робити тільки той роботодавець, який його вніс. Наприклад, якщо помилку допустив попередній роботодавець, то саме такий попередній роботодавець і має право внести зміни. Новий роботодавець ці зміни вносити не може. Ось це, будь ласка, запам'ятати.

Ну, звісно, якщо підприємство ліквідовано, то відповідний запис може робитися його правонаступником, а якщо нема правонаступника, то вищестоящою організацію або якщо і цього немає, то вже в архіві. Також звертаю увагу, що не можна виправляти неточні або неправильні записи у трудових книжках двома окремими рядочками. Це буде один рядок. Я вам покажу, яким чином це ми будемо виправляти.

Давайте одразу перейдемо до практичних прикладів виправлення помилок в розділі про роботу. Ну от, припустимо, ви коли вносили запис про прийняття на роботу, зазначили неправильне неправильну назву посади працівника. Тобто у вас в наказі все зазначено правильно, а просто допустили помилку, коли інспектор з кадрів вносив ці відомості до трудової книжки. Тобто просто зробив помилку.

Що ми робимо? Ми в графі один в наступному рядочку проставляємо черговий номер, наступний за порядком. Далі в графі два зазначаємо дату внесення змін. В графі три прописуємо фразу: "Запис за номером таким-то недійсний". Прийнятий на таку-то посаду", тобто зазначаємо вже правильне формулювання цієї посади і в графі чотири представляємо номер і дату відповідного наказу роботодавця.

Далі приклад, припустимо, що ви прийняли працівника на посаду прибиральника службових приміщень. Але коли ви вносили запис, у вас був, ви б спочатку прописали найменування вашого підприємства в одному рядочку, нижче пишемо порядковий номер п'ять 27 січня 26-го року. І ви написали прийняти на посаду прибиральника виробничих приміщень у господарських у господарський відділ. І в графі чотири зазначили наказ про прийняття працівника. В наказі все зазначено вірно. Ви просто помилилися, зазначили замість службових виробничих.

Що ви робите? Ви в наступному рядочку зазначаєте порядковий номер шість, тобто наступний. Далі дату внесення змін. Ну, наприклад, ви помітили це вже там через декілька днів, 30 січня вносити цю дату. І в третій графі ви прописуєте запис за номером п'ять недійсний. прийнятий на посаду прибиральника службових приміщень у господарських відділах. В графі чотири зазначаєте той же самий наказ, тому що сам наказ у вас вірний, тобто реквізити того ж самого наказу.

Тобто запам'ятали, в одному рядочку. В двох рядочках ось цей виправляючий запис ми не робимо.

Далі. Якщо ви помилилися в реквізитах наказу, наприклад, ви прийняли працівника на посаду менеджера з персоналу відділу кадрів і помилково ви в графі чотири зазначили наказ там від такої- то дати за номером там 40/ К/ТР, а потрібно було 53/К/ТР. Ну, просто от помилково інспектор пропустився. Так само, як ви виправляєтеся, ви в наступному рядочку зазначаєте наступний порядковий номер, дату внесення змін і також саме прописуєте запис за номером п'ять недійсний. Тобто ви по суті запис номер п'ять виключаєте, ось таким чином.

Запис номер п'ять недійсний, прийнятий на посаду менеджера з персоналу і відділу кадрів. Тобто у вас тут все так само буде, як в попередньому рядочку. Тут помилок немає, але вже в четвертій графі ви прописуєте наказ від такої-то дати і зазначаєте правильний реквізити вашого наказу. Тобто ви просто помилилися ось таким чином.

Може бути таке, що ви в самому наказі зазначили неправильну назву посади. Як діяти в цьому випадку? Дивіться, у вас в самому наказі неправильна назва посада, тому вам потрібно видати наказ про внесення змін до того наказу, в якому була неправильна зазначена назва посади. І далі вже ви вносите зміни до трудової книжки ось таким, за звичайними правилами, які ми вже з вами по суті розглянули.

Давайте подивимось на прикладі. Припустимо, видали наказ і прописали прийнятий на посаду менеджера управителя з персоналу відділу кадрів. Тобто ось така фраза у вас була зазначена в наказі. А коли ви видаєте наказ, ви всі записи до трудової книжки маєте вносити відповідно до наказу. От у вас просто був неправильний наказ. Ви внесли цей запис, тобто, наприклад, першого числа ви прийняли, 1 грудня прийняли працівника на роботу 25-го року. В наказ був, наприклад, від 1 грудня номер 53/К/ТР. Сам наказ ви ж, ви його зазначили.

Далі ви, наприклад, в лютому побачили, що ви неправильно зазначили назву посади навіть в наказі, тому що у нас не може бути посади менеджера управителя з персоналу. Може бути або менеджер з персоналу, або управителя з персоналу. Відповідно, ви 16 лютого 26-го року видали відповідний наказ про внесення змін до наказу номер 53/ К/ТР від 1 грудня. І відповідно ви змінили, що працівник прийнятий на посаду менеджера з персоналу.

Отже, що ви зазначаєте в трудовій книжці? Ви прописуєте наступний порядковий номер, номер вісім, дату внесення змін 16 лютого 26-го року. Далі пишете запис за номером сім недійсний, прийнятий на посаду менеджера з персоналу відповідно до наказу відділу кадрів. І в четвертій графі зазначаєте наказ від 16 лютого 26-го року номер 27/К/ТР. Тобто той наказ, згідно із яким ви робили ось ці всі коригування.

Може бути помилка в найменуванні підприємства. Тобто, коли ви вносите записи до всередину трудової книжки, ви для на початку зазначаєте найменування підприємства, а потім вже у вас буде там рядочки із інформацією про, тобто про відомості, про роботу, там про прийняття, про переведення, про звільнення тощо. І от може бути ситуація, коли ви допустили помилку в назві вашого підприємства.

Ну, от припустимо, кадровик написав товариство з обмеженою відповідальністю Вікторі. Далі п'ятий був порядковий номер 27 вересня 25-го року ви його прийняли на посаду менеджера з персоналу. Але у вас підприємство називається не Вікторі, а Вікторія. Тому ви в наступному рядочку просто зазначаєте: "Запис про товариство з обмеженою відповідальністю Вікторі недійсний". Товариство з обмеженою відповідальністю Вікторія. Ну, ось таким чином ми пропонуємо виправляти саме таку помилку, тому що коли ми вносимо назву підприємства, ми просто в третьому рядочку в третій графі зазначаємо, а графи 1, 2, 4 ми не заповнюємо. Тому ось таким чином ми пропонуємо виправити саме таку помилку.

Може бути ситуація, коли у вас не помилка, а роботодавець змінив назву. Це може бути ФОП. Якщо, наприклад, у вас ФОП змінив прізвище, це може бути і юридична установа, яка змінила свою назву. І звісно, що ви так само ось ці зміни, тобто це вже у нас не помилка в трудовій книжці, а просто відбуваються зміни у назві підприємства, роботодавця.

Інструкція 58 передбачено, що якщо за час роботи працівника назви підприємства змінюється, то про це окремим порядком у графі три трудової книжки робиться запис. Підприємство таке-то з такого-то числа перейменовано на таке-то. І в графі чотири проставляється підстава перейменування, наказ, розпорядження, його дата і номер.

Давайте подивимось два приклади внесення ось таких змін. Перше – це коли у вас ФОП є роботодавцем. Тобто ви за спочатку зазначали фізична особа підприємець Петренко Лариса Іванівна і далі, от за звичайним порядком прийняли працівника на посаду роботи бухгалтера, все зазначили відомості, а потім ваш роботодавець Лариса Іванівна вийшла заміж і змінила на прізвище Макаренко. Тому ви в наступному рядочку в графі три прописуєте фізична особа підприємець Петренко Лариса Іванівна з, наприклад, 31 січня 26-го року змінила прізвище на Макаренко і далі зазначаєте реквізити наказу, згідно з яким було змінено прізвище роботодавця.

Наступний приклад – це коли у вас найменування змінилося у юридичній особі. Було підприємство Вікторія ТОВ Вікторія, а далі ви його перейменували в Вікторія Про. Так само прописуєте в третій графі наступному рядочку товариство з обмеженою відповідальністю Вікторія перейменовано у товариство з обмеженою відповідальністю Вікторія Про з такого-то числа. І зазначаєте далі в четвертому рядочку наказ, коли це, ну, тобто на підставі якого відбулася зміна найменування підприємства.

Ще ситуація. Ви пропустили найменування підприємства. Тобто, коли ми приймаємо працівника на роботу, ми спочатку прописуємо найменування роботодавця, а далі вже вносимо записи про прийняття. Припустимо, щоб ви це забули. Тобто ви прийняли працівника і одразу там порядковий номер п'ять, там число таке те прийняли на роботу, на посаду. У вас немає найменування. Що можна зробити? Ви в наступному рядочку в третій графі зазначаєте найменування вашого підприємства і далі в шостому рядочку прописуєте, ну, тобто шостий порядковий номер, дата запис за номером п'ять недійсний прийнятий на посаду менеджера персоналу відділу кадрів. Тобто ось таким чином можна виправити.

Може бути помилка в даті прийняття на роботу або в даті, наприклад, переведення. Що ми робимо? В графі один проставляємо черговий номер наступний за порядком. В графі два зазначаємо дату внесення виправлень. У графі три пишемо фразу запис такий та недійсний, а потім повторити запис, наприклад, про прийняття або переведення із зазначенням тут же в тексті в графі три правильної дати. І в графі чотири представляємо номер і дату наказу, на підставі якого ви внести такий запис.

І приклад. Припустимо, що ви видали наказ 26 лютого 26-го року про те, що ви прийняли працівника на роботу з 27-го числа, але коли виносили записи, ви в графі два проставили 26-те число, а прийнятий працівник з 27-го числа. Тому ви в наступному порядковому номеру шостий, зазначаєте там 27 число, там далі пишете запис за номером п'ять недійсний. прийняти на посаду менеджера персоналу з відділу кадрів 27 лютого 26-го року. Реквізити наказу, наприклад, у вас були правильні, тому їх повторюємо в даній ситуації.

Може бути таке, що ви помилково внесли запис до розділу про роботу. Наприклад, прийняли працівника на посаду менеджера, а потім помилково, наприклад, з іншого наказу щодо іншого працівника ви внесли запис там про переведення на посаду бухгалтера. А такого запису взагалі не мало бути. Ну, тобто ви мали були цей запис, ну, наприклад, внести до трудової книжки іншого працівника. Тобто це запис взагалі помилковий. Знову ж таки, наступний порядковий номер сім. Дата внесення запису і пишете прописуєте запис номер шість недійсний, внесений помилково. Реквізити наказу, ну, в даному випадку не буде, тому що це просто помилковий запис, немає.

Може бути ситуація, коли ви звільнили працівника, проставили засвідчувальний запис початку і помітили, що, наприклад, ви допустили помилку в підставі звільнення працівника. Як діяти в цьому випадку? Ну, пам'ятаємо, що записи вносить тільки той роботодавець, який вніс неправильний запис і він же має його виправити. Але якщо вже у вас є засвідчувальний запис, як діяти, ви спочатку прописуєте знову своє найменування підприємства, далі вносити коригуючи цей запис за правилами інструкції 58 і далі знову засвідчувальний запис із печаткою.

Яким чином це може виглядати? Ну, припустимо, ви спочатку прийняли працівника на роботу, 18 лютого ви його звільнили і записали звільнений за власним бажанням. Далі інспектор з кадрів проставив посаду, підпис і прізвище і засвідчив, наприклад, печаткою відділу кадрів. Але ви працівника звільнили не за власним бажанням, а за угодою сторін. Тобто ви зазначили неправильну підставу звільнення і потрібно виправити, але вже є засвідчувальний запис.

Що ми робимо? Ми далі в наступному рядочку знову прописуємо наше найменування роботодавця. Далі наступний порядковий номер номер сім. В графі третій зазначаємо запис за номером шість недійсний. Звільнений за угодою сторін. Далі зазначаємо реквізити нашого наказу. І в наступному рядочку знову буде посада інспектора з кадрів, його підпис, прізвище, ім'я і печатка. Тобто знову буде засвідчувальний запис. Ось таким чином, можна виправити помилки в розділі про відомості про роботу навіть після звільнення працівника. 

Дякую за увагу і побачимось на наступному уроці.