Як оформити копію наказу про звільнення після останніх змін? Як бути із кадровими документами з тимчасово окупованих територій? Про ці новації Правил організації діловодства та архівного зберігання документів розповідаємо у відео та статті.
Нові правила діловодства 2026: що змінив наказ Мін’юсту
Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 № 667/5 (далі – наказ № 667/5) внесено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
Ми учора вже зупинялися на основних новаціях тут та тут.
З поміж іншого виділяється повернення слова «Копія» на копії документів та архівування документів з тимчасово окупованих територій. Про цей говоримо сьогодні.
Чи обов’язково ставити слово «Копія» на документах
З дня набрання чинності наказом № 667/5 на копіях кадрових документів потрібно проставляти слово «Копія». По суті це повернення до забутого старого. Нагадаю, що тривалий час у Правилах № 1000/5 така вимога була відсутня й ось норма повертається.
Де ставити відмітку «Копія» на кадрових документах
Отже, у новій нормі визначено:
Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа.
При цьому слово «Копія» може бути виконано від руки, а можна замовити спеціальний штамп.
Порада: нові правила утворення копій кадрових документів варто прописати в Інструкції з діловодства.
У яких випадках потрібно робити копії кадрових документів
Нагадуємо, що копії кадрових документів виготовляють при наповненні особової справи. Ще один найрозповсюдженіший варіант – видання роботодавцем копії наказу про звільнення працівнику у день звільнення (ст. 47 КЗпП). Крім того, правила засвідчення копій застосовують й при формуванні справ з військового обліку. Мова йде про виготовлення копій військово-облікових документів.
Увага! Правила № 1000/5 поширюються на юридичних осіб. Проте й ФОП-роботодавцям також рекомендовано виготовляти копії наказів про звільнення з урахуванням цих правил.
Як правильно засвідчити копію наказу про звільнення
Отже, виготовляємо копію будь-яким доступним способом. Далі у верхньому правому куті проставляємо слово «Копія».
У кінці документа робимо напис про засвідчення копії. А саме прописуємо «Згідно з оригіналом». Нижче прописуємо посаду того, хто засвідчує копію. Цей працівник поряд проставляє підпис, вказуються його ім’я та прізвище. Ще нижче проставляється дата засвідчення копії.
Приклад
|
Згідно з оригіналом Начальник відділу кадрів Куц Юрій КУЦ 24.03.2026 |
Згідно з Правилами № 1000/5 напис про засвідчення копії скріплюється печаткою підприємства або печаткою структурного підрозділу. Тут слід відштовхуватися від того, чи застосовуються на підприємстві печатки, а подробиці зафіксувати в Інструкції з діловодства.
До речі, про оформлення копій наказів, Інструкції з діловодства докладно розповідаємо у нашому масштабному курсі «Кадровик від нуля до профі».
Що змінилось у зберіганні документів з ТОТ і зон бойових дій
До Правил № 1000/5 додано новий розділ «Поводження з документами та їх зберігання в умовах особливого періоду». Натомість втратив чинність наказ, що визначав аналогічні правила на період АТО.
Отже, новий розділ приписує, що документи, які підлягають архівному зберіганню, вивезені з територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих російською федерацією, передають до архівних установ за місцем припинення цих юридичних осіб, якщо вони не мають правонаступників або органів вищого рівня на території інших регіонів України.
Висновки
- Головна новація змін до Правил № 1000/5 – повернення до проставляння слова «Копія» на копіях документів, у тому числі кадрових. Зокрема, це стосується виготовлення копій кадрових документів для наповнення особової справи, а також оформлення копії наказу про звільнення.
- Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа.
- Крім того, Правил № 1000/5 доповнено новим розділом, що стосується особливостям архівного зберігання документів, вивезених з територій бойових дій або тимчасово окупованих територій.
Шаблони та зразки документів:
Примірна інструкція з діловодства у закладах дошкільної освіти
Інструкція з діловодства в електронній формі
Інструкція з кадрового діловодства
Наказ про затвердження Інструкції з діловодства
Статті та консультації на тему:
Зміни в діловодстві та архівній справі 2026: три нові накази Мін’юсту та ключові нововведення
Засвідчення копій різних документів: питали – відповідаємо
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».
Коментарів поки немає
Почніть розмову…
