Норматив 4%: розрахунок в Excel
(бонус)

Додаткові матеріали

Норматив осіб з інвалідністю (чистий шаблон)

Норматив осіб з інвалідністю (зразок заповнення)

Текстове розшифрування відео

Пропоную вашій увазі авторський шаблон дотримання працевлаштування осіб з інвалідністю цього нормативу, який у 2026 році зазнав кардинальних змін. Саме під ці зміни намагалася автоматизувати цей шаблон. Він кардинально відрізняється від того, з яким ми працювали раніше. В першому уроці стоїть завдання розповісти про структуру документу та навчитися заповнювати першопочаткові дані. Дані, які мають вплив на більшість із аркушів і які найчастіше ми будемо вносити не так часто.

Говорячи про структуру документу, книга Excel складається із 19 аркушів: шпаргалка, працівники, 12 місяців року, чотири квартали та штрафи. Кожен із цих аркушів захищений, пароль не встановлений. Якщо є потреба в тому, щоб зняти захист того чи іншого аркушу для того, щоб внести структурні зміни до документу і ви розумієте, що вам треба поправити у формулі чи у тексті, досить перейти на вкладку Рецензування та натиснути зняти захист аркушу. Після внесення відповідних змін знову ж таки рекомендую накласти такий захист.

Перший аркуш — це шпаргалка, де знаходиться загальна інформація, яка стосується відповідного показника. В першу чергу зазначено структуру файлу та яка інформація коротко потребує внесення вручну. Початкові дані, які ми повинні внести або перевірити на початку року: найменування підприємства або ФОПа, код ЄДРПОУ, реєстраційний номер облікової картки платника податків. Збоку маємо підказку, як часто вносити такі дані. Прізвище, ім'я відповідальної особи за розрахунок, посада такої особи, рік аналізу. Далі йдуть інформаційні показники, які стосуються працівників вашого підприємства у тому чи іншому статусі.

Зокрема: усім у відпустці по вагітності та пологам станом на 1 січня 26-го року, у відпустці по догляду за дитиною від трьох до шести років. Тут зазначаємо в цілому, якщо у вас є і до трьох, і до шести років, плюсуємо. Зовнішніх сумісників станом на 1 січня відповідного року, працівників, які працюють на роботах з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, фізичних осіб, які виконують роботи, надають послуги за цивільно-правовим договором, практикантів без укладення трудового договору, які проходять виробничу практику, працівників, з якими призупинено дію трудового договору, працівників, які увільнені від роботи через проходження військової служби. Якщо такі категорії працівників у вас є, зазначаємо їх кількість станом на 1 січня.

Далі йде календар відповідного року із зазначенням кількості календарних днів та норми годин для кожного з місяців. Якщо ви працюєте з аркушем уже в наступному році, то нам необхідно буде змінити норму годин. Або якщо в поточному році закінчиться військовий стан і норма годин для деяких місяців змінитися у сторону зменшення, враховуючи святкові дні, нам необхідно тут внести коригування. Або якщо така норма годин на вашому підприємстві відрізняється від тої, яку я зазначила у шаблоні.

Далі йде блок алгоритм. Щодня або у випадку зміни штатної чисельності працівників необхідно внести таких працівників у відповідний аркуш. На початку кожного місяця необхідно провести звірку того чи іншого місяця, перевірити, чи перенеслися коректно дані. Після закінчення кварталу ми рухаємося до відповідного аркушу того чи іншого звітного періоду для того, щоб перевірити, чи дотрималися ми нормативу і чи немає необхідності провести нарахування відповідного внеску.

Далі йдуть витяги щодо нормативного забезпечення. Норматив осіб з інвалідністю відповідно до статті 19-ї Закону 875 зазначено, яким чином він визначається: в частині від 8-ми до 25 осіб — одна людина, від понад 25 осіб — це 4%. Якщо менше восьми осіб працює, норматив не встановлюється. Відповідно, якщо норматив не виконано, необхідно сплатити цільовий внесок до Фонду соціального захисту інвалідів.

Формула цільового внеску включає подвійне зарахування до нормативу згідно Постанови 490. Зазначено, які особи з інвалідністю рахуються у подвійному розмірі з посиланням на норми чинного законодавства. В підкріплення є, які документи підтверджують подвійне зарахування для того, щоб ви могли себе самозвірити, чи є відповідні документи по тих чи інших працівниках.

Перелік штатних одиниць, які не враховуються в нормативі, теж відповідно до Постанови 490. Умови зарахування до нормативу в частині заробітної плати за кожен місяць більше мінімальної у відповідному звітному періоді. Спеціальне округлення до нормативу — мається на увазі бухгалтерське округлення, яке буде використовуватися наскрізно у цій таблиці. Є виноска щодо стажування осіб з інвалідністю, форма звітності, актуальний статус, актуальна форма на момент подання звіту, правило вихідного дня для звільнених та прийнятих працівників відповідно до Інструкції 286.

Якщо необхідно внести зміни до захищеного аркушу, система нам зазначає, що клітинку захищено. Щодо правила вихідного дня є приклад: працівник звільнився у п'ятницю, облікова штатна чисельність 10 осіб. Відповідно, і в суботу, в неділю теж залишається 10. І лише з наступного робочого дня після дня звільнення така кількість осіб буде зменшуватися, враховуючи, що це звільнений працівник.

Далі строки подання звіту у 2026 році, штрафи та пеня за порушення як сплати внеску, так і невчасного подання звіту, пені за невчасну сплату. Більша частина інформації у шпаргалці — це норми чинного законодавства, які випливають з документів і які ми маємо враховувати, виконуючи норматив працевлаштування осіб з інвалідністю у 26-му році.

Далі йде аркуш працівники, той, з яким ми будемо працювати, якщо у нас буде змінюватися штатна чисельність працівників у випадку звільнення, призначення або певних кадрових змін щодо встановлення або завершення дати припинення інвалідності у наших працівників.

Особливість, яку вам варто врахувати: у вас є певна кількість працівників, з якою ви стартуєте станом на 1 січня 26-го року, починаючи роботу з цим файлом. Таких працівників ми вносимо датою 31 грудня 25-го року для того, щоб система зафіксувала, що вони призначені на підприємство незалежно від того, якою датою. Тут не потрібно вивіряти, що це в 20-му році хтось ще раніше був призначений. Досить зазначити 31 грудня 25-го, щоб Excel зрозумів, що вони призначені до 1 січня і станом на 1 січня були у нашому штаті як основні працівники.

Я не робила якогось конкретного розділення між основними працівниками і внутрішніми сумісниками для того, щоб ви їх не враховували двічі. Ми розуміємо, якщо в нас є основне місце та внутрішнє сумісництво, ми рахуємо таку людину як за одну штатну одиницю.

У даному шаблоні є 71 працівник, який призначений до 31 грудня, до 1 січня 26-го року були у штаті. Відповідно я усіх їх внесла. І далі ми починаємо вносити поступово тих працівників, які призначені у 26-му році. Для прикладу, я внесла, що є працівники, які призначені у січні, лютому, березні, квітні, травні. Система правильно порахує номер за порядком, незалежно від того, де ви будете знаходитися у даній таблиці.

Якщо зазначити, що це буде працевлаштований працівник 77, і взяти червень місяць, де 74 людини і в колонках призначено, звільнено порожньо, переходячи до працівники і вносячи 16.06.26 року червень, у підсумку з'являється одна людина. І відповідна кількість працівників стає 75.

У датах тут скрізь зазначено в дужках найменування дня тижня. Для того, щоб це правило вихідного дня конкретно ви бачили, чи воно спрацювало. Якщо зазначити, що працівника призначено або звільнено 19.06 будь-якого з тих працівників, які працювали станом на 1 січня, 19.06.2026 року — це п'ятниця, звільнена людина, але в зменшення штатної чисельності він пішов (цей мінус 1) 22 січня у понеділок.

Крім того, тут ще є блок по працівниках, які мають статус особи з інвалідністю, але про це ми проговоримо у наступному уроці.

По першому уроці розповіла про структуру та як наповнювати інформацію щодо призначення, звільнення аркушу працівників.