Якщо відпустка йде за відпусткою: як не заплутатися в наказах і заявах

Чи можна надавати відпустки одна за одною без виходу на роботу? Як правильно поєднати щорічну відпустку із соцвідпусткою на дітей або навчальною? Скільки заяв має написати працівник і чому строки зберігання документів впливають на кількість наказів роботодавця? відповіді на ці та інші запитання у нашому мінікурсі.

 

Чи можна надавати кілька видів відпусток поспіль

У кадровій практиці часто виникають ситуації, коли працівник бажає максимально подовжити свій відпочинок, приєднуючи до щорічної основної відпустки інші види відпочинку – додаткову відпустку за ненормований робочий день, соцвідпустку на дітей, навчальну відпустку та інші. Законодавство не забороняє надавати працівникові кілька видів відпусток поспіль.

Наприклад, жінка може використати щорічну основну відпустку безпосередньо перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами. Після завершення щорічної відпустки вона одразу переходить у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами без виходу на роботу.

 

Чи допускається одночасне перебування у двох відпустках за однією посадою

Працівник не може одночасно перебувати у двох відпустках в одного роботодавця за однією посадою. Тому різні види відпусток можуть надаватися лише послідовно, навіть якщо між ними немає жодного робочого дня.

Особливо актуально це у випадках, коли працівник під час тривалої відпустки без збереження зарплати на період дії воєнного стану вирішує скористатися щорічною відпусткою. Оформити щорічну відпустку під час перебування працівника у іншій відпустці не можна.

У такому разі спочатку необхідно припинити відпустку без збереження зарплати на підставі заяви працівника та відповідного наказу, а вже з наступного дня оформити щорічну оплачувану відпустку в установленому порядку.

Аналогічний підхід застосовується і в інших ситуаціях: одна відпустка завершується, і тільки після цього може розпочатися інша.

 

Чи можуть сумісники використовувати відпустки одночасно за різними місцями роботи

Для працівників-сумісників діє свій підхід. Вони можуть використовувати відпустки за основним місцем роботи і за сумісництвом як одночасно, так і в різний час – за власним вибором. У випадку внутрішнього сумісництва відпустки можуть оформлюватися одним наказом, проте прописуються окремо за кожною посадою.

 

 

Скільки заяв потрібно для оформлення кількох відпусток поспіль

Процес оформлення надання відпусток одна за одною починається із заяви працівника.

При цьому законодавчих обмежень щодо кількості заяв не встановлено.

Працівник може написати одну заяву з переліком бажаних видів відпусток та їхніх дат або подати окремі заяви на кожен вид відпочинку. Обидва варіанти є допустимими – залежно від внутрішніх правил документообігу підприємства.

Приклад

Працівник має 10 календарних днів невикористаної щорічної основної відпустки за 2024–2025 робочий рік та 24 календарних дні відпустки за 2025–2026 робочий рік. 

У такому разі він може подати одну заяву про надання 10 календарних днів невикористаної відпустки за попередній робочий рік та, наприклад, 10 календарних днів щорічної основної відпустки за поточний рік. За погодженням із роботодавцем невикористані дні щорічної відпустки за попередній рік можна надати одним наказом разом із відпусткою за поточний робочий рік.

Увага! У наказі потрібно зазначати робочі періоди, за які надається відпустка, у хронологічній послідовності: спочатку – дні відпустки за робочий рік 2023–2024, далі – за робочий рік 2024–2025, а потім – за поточний робочий рік. Так забезпечується принцип черговості використання невикористаних днів відпустки – спочатку за найдавніші періоди, як рекомендовано Мінсоцполітики.

 

Чи можна оформити щорічну основну та додаткову відпустки одним наказом

Ще один приклад безперервного відпочинку – коли працівник просить оформити відпустку за рахунок частин щорічної основної та додаткової відпустки як єдиний період тривалістю 14 календарних днів.

Приклад

Працівник просить нажати 10 календарних днів щорічної основної відпустки та 4 календарні дні щорічної додаткової відпустки за ненормований робочий день.

Оформлення здійснюється на підставі однієї заяви працівника та одного наказу роботодавця, в якому окремими абзацами фіксується послідовне надання різних видів щорічної відпустки.

У такому випадку в наказі може бути зазначено окремими абзацами: 

• надати працівнику щорічну основну відпустку з 18 травня 2026 року по 27 травня 2026 року тривалістю 10 календарних днів;
• надати щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день тривалістю 4 календарні дні з 28 травня 2026 року по 31 травня 2026 року

 

Коли різні види відпусток потрібно оформлювати окремими наказами

Саме кількість наказів найчастіше викликає запитання у кадровиків.

Зокрема, чи можна в одному наказі поєднати щорічну основну відпустку з додатковою відпусткою за роботу у шкідливих і важких умовах праці, соцвідпусткою на дітей чи відпусткою без збереження зарплати.

Відповідь залежить від строків зберігання наказів, визначених Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5).

Якщо види відпусток мають однаковий строк зберігання, їх дозволено оформлювати одним наказом.

Приклад

Маємо щорічну основну відпустку та додаткову соцвідпустку на дітей.

Їх можна оформити одним наказом, оскільки накази про такі відпустки мають однаковий строк зберігання – 5 років

Натомість якщо строки зберігання різні їх необхідно оформлювати окремими наказами.

Приклад

Маємо щорічну основну відпустку та відпустку без збереження зарплати. Накази про відпустку без збереження зарплати мають тривалий строк зберігання – 75 років, а для щорічних лише 5 років. Отже, видаємо два накази.

 

Що робити, якщо щорічна відпустка збіглася з навчальною

Особливої уваги потребують випадки, коли щорічна відпустка працівника збігається з відпусткою у зв’язку з навчанням. Наприклад, працівник перебуває у щорічній основній відпустці та в цей період має обов’язок з’явитися на навчання у закладі вищої освіти. У такому разі щорічна відпустка має бути продовжена або перенесена, оскільки збігається з навчальною відпусткою.

Приклад

Працівнику надано щорічну основну відпустку тривалістю 14 календарних днів з 18 по 31 травня, і під час цієї відпустки працівникові оформлюють навчальну відпустку з 25 травня на 10 календарних днів.

У такій ситуації щорічна відпустка або продовжується на відповідну кількість днів після завершення навчання, або її невикористана частина переноситься на інший період за домовленістю сторін.

Оформлення відбувається на підставі заяви працівника та довідки-виклику з навчального закладу. Роботодавець видає наказ про надання навчальної відпустки, а також окремо оформлює продовження або перенесення щорічної відпустки шляхом видання відповідного наказу або внесення змін до попереднього.

 

Як оформити щорічну відпустку та соцвідпустку на дітей одним періодом

Часто працівники, які мають дітей, приєднують соцвідпустку на дітей до щорічної основної відпустки. У такому разі у наказі важливо окремо фіксувати періоди надання кожного виду відпустки, оскільки вони обчислюються за різними правилами.

У частині щорічної основної відпустки зазначають робочий рік, наприклад, з 13 травня 2025 року по 12 травня 2026 року, а для соцвідпустки на дітей – календарний рік, наприклад, 2025 рік.

 

Як відображати кілька відпусток поспіль у табелі обліку робочого часу

У табелі обліку використання робочого часу кожна відпустка повинна бути відображена під власним кодом відповідно до її виду. Якщо відпустки надаються одна за одною, у табелі просто фіксується безперервна послідовність літерних позначень. Наприклад, дні щорічної основної відпустки позначаються кодом «В», а наступні дні соцвідпустки на дітей – кодом «ДО» (або іншим внутрішнім кодом підприємства для цього виду відпустки).

 

Висновки

1. Законодавство не забороняє надання працівникові кількох видів відпусток поспіль, однак одночасно перебувати у двох відпустках в одного роботодавця за однією посадою він не може.
2. Працівники-сумісники можуть використовувати відпустки за основним місцем роботи та за сумісництвом одночасно.
3. Оформлення відпусток, що надаються одна за одною, здійснюється за заявою працівника – це може бути як одна заява, так і кілька окремих. Кількість наказів залежить від строків зберігання документів, визначених у Правилах № 1000/5: один строк зберігання передбачає один наказ.
4. У наказі різні види відпусток зазначаються окремо, оскільки вони обчислюються за різними періодами.