Інструкція як заповнити заяву і наказ про надання відпустки без збереження зарплати через воєнний стан
Воєнний стан продовжується до ранку 18 серпня 2023 р. Відповідно залишається чинним Закон № 2136. Тому у разі потреби може бути оформлена відпустка без збереження зарплати через воєнний стан максимально по 17 серпня 2023 року включно. При цьому слід звернути увагу на важливий момент, а саме: якщо працівник уже перебував у відпустці без збереження зарплати через воєнний стан, то слід написати нову заяву і видати новий наказ, мова про продовження раніше наданої відпустки не йдеться.
Нагадаємо, що в Законі № 2136 є дві різні підстави для надання відпустки без збереження зарплати через воєнний стан. Так, відповідно до ч. 3 ст.12 Закону № 2136 відпустка без збереження заробітної плати на період воєнного стану може надаватись усім категоріям працівників, у тому числі і працівникам, які набули статус внутрішньо переміщеної особи або перебувають за кордоном. Така відпустка надається після погодження з роботодавцем і не обмежена кількістю днів, але має надаватися в рамках дії воєнного стану.
Тоді як відпустка без збереження заробітної плати на період воєнного стану на підставі ч. 4 ст.12 Закону № 2136 надається тільки працівникам, які виїхали за межі території України або набули статусу внутрішньо переміщеної особи. Роботодавець надає таку відпустку в обов’язковому порядку, тривалість такої відпустки визначається в заяві, але не більше 90 календарних днів за весь період воєнного стану з урахуванням усіх продовжень.
Розглянемо порядок складання заяви про надання відпустки. В шапці заяви у давальному відмінку прописуємо посаду, ім’я та прізвище великими літерами керівника підприємства, далі без використання частки «від» одразу у родовому відмінку зазначається посада, відділ, ім’я та прізвище великими літерами працівника.
Відповідно до вимог ДСТУ 2020 назва документу прописується посередині, великими літерами, допускається напівжирний прямий шрифт.
Відповідно до Правил № 1000/5 у документах, складених посадовою особою і адресованих керівнику установи або структурного підрозділу (доповідна записка, пояснювальна записка, заява), застосовується форма викладу тексту від першої особи однини (пропоную, вважаю, прошу).
Отже, з урахуванням зазначеного, нижче шапки посередині бланку прописуємо великими літерами назву документу «ЗАЯВА». Після назви документу розміщується текст заяви. Зверніть увагу, що в тексті заяви працівнику доцільно одразу вказати підставу надання відпустки. У наведеному прикладі працівник просить надати відпустку без збереження заробітної плати на період воєнного стану на підставі ч. 3 ст.12 Закону № 2136, тому доцільно вказати саме цю нормативну підставу. Також слід прописати тривалість відпустки та дату її початку. Нижче тексту працівник вказує дату складання заяви, ставить особистий підпис та зазначає власне ім’я та прізвище великими літерами.
Якщо працівник набув статусу внутрішньо переміщеної особи або перебуває за кордоном, та просить надати відпустку без збереження заробітної плати на період воєнного стану на підставі ч. 4 ст.12 Закону № 2136, то для надання відпустки за цією підставою потрібні підтверджуючі документи, копії яких додаються до заяви. Такими документами можуть бути: копія Довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи або копії сторінок закордонного паспорту з відмітками про перетин кордону. У наведеному прикладі працівник має статус ВПО, тому після тексту заяви зазначаємо реквізит «Додатки», в якому прописуємо дату видачі та номер Довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, копію якої додаємо до заяви.
Відповідно до поданої заяви роботодавець видає наказ про надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати. В наказі зазначається найменування підприємства – повністю та скорочено, код ЄДРПОУ, прописується великими літерами НАКАЗ, проставляється дата і місце складання, зазначається реєстраційний індекс. Зверніть увагу, що наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати у загальному випадку відноситься до наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання. Далі формується назва наказу, у наведеному прикладі «Про надання відпустки без збереження заробітної плати Леоніду НАГОРНОМУ».
В преамбулі наказу перелічуються норми законодавчих актів, на підставі яких надається відпустка без збереження зарплати, обов’язково слід здійснити посилання на ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 і ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки. Далі прописується великими літерами НАДАТИ, ставиться двокрапка і формується текст наказу. В тексті наказу зазначається прізвище працівника великими літерами, ім’я та по батькові, посада, відділ, далі зазначається дата початку та закінчення відпустки та її конкретна тривалість у календарних днях.
Нижче зазначаються підстави для надання відпустки. У наведеному прикладі підставами є заява працівника про надання відпустки без збереження заробітної плати. Далі йде реквізит підпис керівника підприємства.
На наказі про надання відпустки може проставлятися реквізит віза, якщо це передбачено Інструкцією з діловодства вашого підприємства. Адже, як визначено у Правилах № 1000/5, конкретні правила і підходи візування наказів із кадрових питань, у тому числі про надання відпусток, слід прописати в Інструкції з діловодства. У разі необхідності візу проставляють нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого поля. На слайді ви бачите приклад формулювання візи: назва посади, підпис, ім’я та прізвище великими літерами, дата.
Працівника потрібно ознайомити з наказом під підпис, тому нижче реквізиту Віза прописуємо «З наказом ознайомлений або ознайомлена», двокрапка, працівник ставить особистий підпис, зазначається власне ім’я та прізвище великими літерами, та вказується дата ознайомлення.
При складанні наказу про надання відпустки без збереження зарплати на період воєнного стану працівнику, який набув статус ВПО або перебуває за кордоном, врахуйте наступні особливості. В преамбулі наказу, крім посилань на Указ і Закон про продовження дії воєнного стану, слід здійснити посилання на ч. 4 ст.12 Закону № 2136.
Зауважимо, що наявність посилань у наказах на ч. 3 або 4 ст. 12 Закону № 2136 у подальшому запобігає наявності спорів щодо підстави, за якою була надана відпустка без збереження зарплати через воєнний стан та наслідків щодо такого надання.
Крім того, період перебування у відпустці без збереження заробітної плати за підставою ч. 4 ст. 12 Закону № 2136 не включається до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, то в наказі доцільно про це зазначити. Так, у наведеному прикладі надається розпорядження Начальнику відділу кадрів забезпечити, щоб час перебування у відпустці без збереження зарплати Максима Антонова , як внутрішньо переміщеної особи, не зараховувався у стаж, що дає право на щорічну основну відпустку.
Ще одна особливість- до наказу будуть надаватись не тільки заява працівника, а й копія документу, що підтверджують статус ВПО або перебування працівника за кордоном. Їх слід прописати як підстави для видання наказу. У наведеному прикладі підставами є заява працівника та копія Довідки ВПО. Далі йде реквізит підпис керівника підприємства.
Нижче, якщо є потреба, проставляються візи та обов’язково проставляється відмітка про ознайомлення працівника з наказом під підпис.
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».