Чи обов’язкова Особова картка держслужбовця?
Відповідно до ч. 1 ст. 37 Закону України від 10.12.2015 № 889-VIII «Про державну службу» особова картка є складовою особової справи державного службовця. Отже, Особова картка – це обов’язковий документ, який повинен бути в особовій справі держслужбовця.
Форму Особової картки держслужбовця затверджено наказом НАДС від 19.05.2020 № 77-20 (далі – наказ № 77-20). Зауважте, що актуальна форма діє з 05.06.2020. У зв’язку з цим, якщо державний службовець перебував у поточному держоргані на державній службі до 05.06.2020, то Особова картка стосовно нього заповнена за нечинною вже формою. Однак фахівці НАДС у роз’ясненні від 25.06.2020 № 99-р/з зазначили, що в такому випадку Особову картку не потрібно оновлювати. Водночас вищезазначені Особові картки за потреби можна оновити.
В якому форматі формується?
Особова картка заповнюється в електронній формі (абз. 2 п. 2 наказу № 77-20). При цьому, якщо в держоргані:
- впроваджена інформаційна система управління людськими ресурсами, то Особова картка зберігається в особовій справі у такій інформаційній системі (з накладанням кваліфікованого електронного підпису);
- відсутня інформаційна система управління людськими ресурсами, то заповнена Особова картка друкується та зберігається в особовій справі (з використанням власноручного підпису). При цьому фахівці НАДС у роз’ясненні від 25.06.2020 № 99-р/з рекомендують при заповненні Особової картки використовувати гарнітуру Times New Roman, шрифт розміром 12 друкарських пунктів та міжрядковий інтервал 1.0.
Увага! До Особової картки та додатків до неї за потреби може додаватися необхідна кількість рядків та сторінок
Як заповнювати?
Окремої інструкції стосовно заповнення Особової картки немає. Нюанси, які стосуються її заповнення, містить наказ № 70-20. Зокрема:
- державний службовець заповнює відомості, зазначені у пунктах 1-10 Особової картки, тобто свої персональні дані.
Порада редакції: якщо держслужбовець має паспорт у вигляді ID-картки, то в пункті 4 у графі «серія» ставимо прочерк. Щодо сімейного стану в пункті 5, то вважаємо, що слід чітко дотримуватися інструкцій. Зокрема, уточнювати «розлучений / розлучена» не треба. У пункті 6 потрібно зафіксувати дві адреси, якщо адреса реєстрації та фактичного місця проживання різняться. Зокрема, це актуально для осіб зі статусом внутрішньо переміщеної особи.
- працівник служби управління персоналом держоргану заповнює відомості, зазначені у пунктах 11-18 Особової картки та у додатках.
Порада редакції: нагадаємо, що військовий облік всі роботодавці наразі ведуть у Списках персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487). Але зверніть увагу! Оскільки до форми Особової картки держслужбовця не було внесено жодних змін стосовно цього, то, вважаємо, що пункт 12 «Відомості про військовий облік» слід заповнювати та вести. Дані беремо з військово-облікового документа, який надав призовник, військовозобов’язаний або резервіст.
Важливий момент – Особову картку претендент на державну службу подає перед працевлаштуванням. Тобто, саме з цього моменту розпочинається ведення Особової картки. Наказ № 70-20 не конкретизує, як саме в такому випадку повинна відбуватися комунікація держоргану та претендента на державну службу. Тому держорган вирішує це питання самостійно. Наприклад, електронну форму Особової картки претендент на державну службу може заповнити або в держоргані, або принести на електронному носії із заповненими пунктами 1-10.
Як виправити помилку в Особовій картці держслужбовця?
Зміна відомостей в Особовій картці здійснюється шляхом їх оновлення в інформаційній системі управління людськими ресурсами або заміни відповідних сторінок в роздрукованій формі (абз. 7 п. 2 наказу № 77-20).
Нюанси воєнного стану
У період дії воєнного стану особи призначаються на посади державної служби без конкурсного відбору. Серед документів, які обов’язково потрібно надати під час призначення на державну службу, зазначено Особову картку. Це передбачено абз. 1 ч. 5 ст. 10 Закону України від 12.05.2015 № 389-VIII «Про правовий режим воєнного стану». Тобто, в період дії воєнного стану Особова картка подається на загальних підставах.
Зберігання Особової картки
Відповідно до абз. 2 п. 2 розд. ІІ Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом НАДС від 22.03.2016 № 64, у сформованій особовій справі першим документом є Особова картка. Оскільки Особова картка – це компонент особової справи, то вона має такий саме строк зберігання, як і особова справа.
Для встановлення строку зберігання особової справи держслужбовця потрібно спочатку звернутися до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої наказом КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі – Типова інструкція). Зокрема, стосовно електронної особової картки в абз. 3 п. 180 розд. VI Типової інструкції міститься посилання на Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5). Якщо зберігаєте паперовий примірник Особової картки, то, дарма що відсутня інформації про строк зберігання в Типовій інструкції, потрібно користуватися Переліком № 578/5.
Отже, Особові справи державних службовців зберігаються 75 років після звільнення (стаття 493 Переліку № 578/5).
Висновки
- Особова картка є обов’язковою складовою особової справи держслужбовця. У період воєнного стану вона заповнюється на загальних підставах.
- Особова картка загалом заповнюється в електронній формі.
- Потреба в паперовій версії Особової картки залежить від того, чи впроваджено в держоргані інформаційну систему управління людськими ресурсами. Якщо інформаційну систему управління людськими ресурсами не впроваджено, то Особову картку обов’язково потрібно роздрукувати.
- Відомості, зазначені у пунктах 1-10 Особової картки, заповнює державний службовець, а відомості, зазначені у пунктах 11-18, – працівник служби управління персоналом держоргану.
Людмила БАЛЛА, PhD in Economics