Заголовок тимчасово відсутній

Така домовленість фіксується наказом роботодавця на підставі заяви працівника про альтернативні засоби обміну документами.

Чинне законодавство не обмежує роботодавця і працівника у виборі засобів для обміну кадровою інформацією.
Частиною 2 статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 року № 2136 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#Text) встановлено право роботодавця і працівника на період дії воєнного стану домовитися про будь-який зручний спосіб електронної комунікації. Сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Отже, відповідні засоби електронної комунікації слід обирати на власний розсуд та максимально деталізувати всі ідентифікатори (вказати логіни, ніки, номер телефону тощо).
Тому, працівник у довільній формі може складсти заяву з контактними даними, на які роботодавець буде надсилати кадрові документи. Таку заяву працівник надсилає звичайним текстовим повідомленням (через месенджер) з номера телефону або електронної пошти.
Або, при прийнятті на роботу працівник одразу зазначає у заяві про прийняття на роботу контактні дані, на які він буде отримуватиме кадрову інформацію.
Отже, якщо працівник надіслав заяву, її потрібно роздрукувати і долучити до особової картки працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656);
Якщо ж працівник надіслав текстове повідомлення відповідним засобом комунікації, роботодавець має зробити знімок екрана, роздрукувати цей знімок і тимчасово долучити його до особової картки працівника.
Після зібрання всіх даних працівника, роботодавець видає наказ про застосування спрощеного обміну документами.
Тож, наказ буде першим документом, яким роботодавець обміняється зі своїм працівником, використовуючи отримані контактні дані.
Після отримання відмітки про ознайомлення з наказом роботодавець роздруковує отриманий документ (його фото або знімок екрану) і зберігає цей документ у встановленому законодавством порядку.
У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем і працівником.
Також, ознайомлення з документами можна передбачити й в інструкції з діловодства або правилах внутрішнього трудового розпорядку роботодавця. У такому випадку у заяві про прийняття на роботу працівник буде вказувати засоби комунікації, ознайомлюватиметься з правилами внутрішнього трудового розпорядку, а роботодавець фіксуватиме засоби комунікації у наказі про прийняття на роботу.