Звільнення потрібно провести шляхом використання засобів телекомунікаційного зв’язку та з використання електронного підпису

Частиною 2 статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20) на період воєнного стану надається можливість сторонам встановити будь-який доступний спосіб електронної комунікації за спільною згодою не обмежуючись трудовим договором.
Відповідно до частини 3 статті 29 КЗПП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text) ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов'язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису.
Отже, у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника.
Відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text) електронний підпис - електронні дані, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються підписувачем як підпис.
А отже, електронний підпис прирівнюється до особистого підпису людини, а також містить ідентифікаційні її дані, які дають змогу однозначно встановити особу підписанта.
Трудове законодавство дає можливість працівнику та роботодавцю обмінятися трудовими документами (заявами, додатковими угодами та наказами) шляхом їх пересилання через email, месенджери, програми для обміну документами, у разі проставлення обома сторонами електронних підписів на таких документах.
Враховуючи вищевикладене, процедура звільнення за власним бажанням чи за угодою сторін виглядає так: працівник направляє роботодавцю підписану електронним підписом заяву про звільнення; роботодавець видає наказ про звільнення, підписує його електронним підписом та направляє працівнику для ознайомлення; працівник пише заяву про ознайомлення із наказом про звільнення, підписану його електронним підписом.
Зауважемо, що при відсутності порядку електронної комунікації, обмін трудовими документами між роботодавцем та працівником має відбуватися засобами поштового зв'язку.
У разі, якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, то відповідно до пункту 4.1. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України № 58 від 29.07.93 року (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text), роботодавець зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.
Відповідно до п. 4.2. Інструкції, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за письмовою згодою працівника.
Отже, у заяві про звільнення має бути передбачено намір працівника отримати трудову книжку засобами поштового зв'язку.
Оскільки трудові книжки заборонені до пересилання засобами міжнародного поштового зв'язку за пунктом 37 Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою КМУ постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року № 270 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/270-2009-%D0%BF#Text), у разі наявності заяви або згоди працівника на пересилання йому трудової книжки, вона може бути відправлена лише поштовим відправленням по Україні.