У такому разі потрібно або організувати обмін документами через сервіс електронного обміну документами або ж скористатися наступним алгоритмом.

Звільнитись працівник може за власним бажанням або угодою сторін, наприклад, якщо роботодавець не проти. У звільнені за власним бажанням роботодавець відмовити не може. В період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій роботодавець може визначити самостійно. Єдина умова — забезпечити достовірний облік роботи, яку виконує працівник, та облік витрат на оплату праці (ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX; далі — Закон № 2136) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27


1. Надішліть працівникові зразок чи трафарет відповідної заяви. Оптимальний варіант, коли працівник напише заяву на папері, сфотографує її і направить на вайбер/телеграм/пошту кадровику чи директору. Якщо немає можливості написати заяву на папері, працівник може надіслати звичайне текстове повідомлення електронною поштою або в месенджер.


2. Зробіть скрин екрана та роздрукуйте заяву.


3. Зробіть наказ, отримайте підпис директора. Директор може проставити звичайний підпис чи ЕЦП. Надішліть наказ працівнику у відповідь на заяву. Ознайомити працівника з наказом зобов’язує пункт 11 глави 9 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Для того щоб полегшити взаємодію, раджу надсилати фотографію наказу. Якщо надсилатимете наказ у ПДФ, може статися, що працівник не відкриє файл через відсутність програмного забезпечення. 
Якщо у працівника є можливість роздрукувати фото наказу, попросіть засвідчити ознайомлення на роздруківці, сфотографувати наказ із відміткою і надіслати вам світлину. Приклад відмітки про ознайомлення згідно з ДСТУ 4163:2020:

«З наказом ознайомлений
Петренко Ігор ПЕТРЕНКО
 дата»

Якщо у працівника немає можливості роздрукувати наказ та підписати його, необхідно, щоб у месенджері останній надав підтвердження ознайомлення. Таке ознайомлення може бути сформовано наступним чином: «З наказом про звільнення ознайомлений дата».


4. Пункт 3 Порядку № 1042 скеровує, що факт доведення інформації або документів до відома працівника. Застосуємо цю норму як рекомендацію для інших роботодавців.
Складайте протокол у довільній формі в одному примірнику, зафіксуйте такі відомості:
 дата, час та місце, коли склали протокол;
 підстава надсилання документів — стаття 7 Закону № 2136;
 дата, час і вид засобу телекомунікаційного зв’язку, за допомогою якого надіслали документи;
 найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника;
 контактні дані працівника, за якими надіслали документи, — номер телефону, адреса електронної пошти тощо;
 короткий зміст надісланих документів;
 підпис, дата, найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника, який надіслав документи та склав протокол;
 відомості про додатки до протоколу, що підтверджують факт надсилання документів (копія знімка екрана тощо).

Буде корисним матеріал - https://storage.kadroland.com/content/record/897/prezentatsiia_Zvilnennia_v_umovakh_voien.pdf

Раді допомогти, звертайтесь ще!