Реєстрація наказів в одному журналі: чи варто їх розділяти

До кінця року вже не заводьте окремий журнал, інакше у Вас будуть дублюватись реєстраційні номери наказів, тому залиште, як є, в кінці діловодного (календарного) року розділіть кадрові накази на тривалого строку зберігання і тимчасового строку зберігання.

На підприємстві розрізняють як мінмум 4 групи наказів: накази з основної діяльності, наказ з адміністративно-господарських питань, накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років) та накази з питань тимчасового строку зберігання (5 років).

Отже, для кожної такої групи наказів ведеться окрема нумерація, якщо Ви відповідальні за кадрові накази, то у Вас має бути мінімум два журнали реєстрації кадрових наказів. Оформіть паперовий журнал за рекомендованою формою - https://kadroland.com/documents/232-zurnal-rejestraciyi-nakaziv-z-kadrovix-pitan-trivalogo-stroku-zberigannya. Вона однакова для журналів реєстрації кадрових наказів тривалого й тимчасового строків зберігання.

Накази реєструють в межах року, при чому з метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс.

Система таких індексів розробляється установою/підприємством п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text

Реєстрацію наказів ведуть у межах діловодного року, тому з початку року нумерація має розпочинатися з № 1. Тобто кожен вид наказу має свою окрему нумерацію і нумерація наказів кожного року розпочинається наново. Так, відповідно до правил 1000/5 реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. Тобто з 1 січня у вас кожен вид наказів буде мати № 1 і т.д. Реєстраційний номер наказу складається, як правило, з цифри із доданням індексу, який позначає, до якого виду належить кадровий наказ і який строк його зберігання (тимчасове чи тривале).

Порядок реєстрації наказів та буквені індекси визначаються в інструкції з діловодства підприємства. Держархів рекомендує використовувати такі індекси: для наказів з кадрових питань тривалого зберігання ─ «к/тр», а тимчасового ─ «к/тм», але можуть вводитися й окремі буквені індекси для наказів про відпустки чи про відрядження чи про встановлення надбавок і доплат, про прийняття/звільнення тощо (якщо їх кількість — значна).

До кадрових наказів тривалого строку зберігання відносять накази про прийняття, звільнення, переведення, про оплату праці, матдопомогу, про надання відпусток без збереження зарплати, для догляду за дитиною до 3 років, залучення до роботи у вихідний тощо.

До кадрових наказів тимчасового строку зберігання відносять накази про надання щорічних відпусток, навчальних, соцвідпусток на дітей, короткострокові відрядження тощо.

Розподіл наказів за видами ґрунтується на статті 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text

Наприкінці року або у перші дні наступного року закрийте журнал підсумковим записом. У новому році розпочніть новий журнал реєстрації з № 1 або продовжте реєстрацію в тому самому журналі, якщо в ньому достатньо вільних сторінок. Якщо продовжуєте журнал, розпочніть реєстрацію з нової сторінки з №1. Зверху сторінки вкажіть рік реєстрації.

Раді допомогти, звертайтесь ще!