Питання дублювання кадрових документів в електронному обліку

Так, підприємства, що запроваджують електронний документообіг, мають створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній згідно п. 4 розділу 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25.

Щодо інших документів тимчасового строку зберігання, то згідно зі ст. 13 Закону України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n73 суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

Працівників, що не вміють працювати з ПК, не мають електронної пошти, доведеться ознайомлювати, як і раніше, під особистий підпис. Скоріше за все це будуть працівники робітничих професій. Щоб регламентувати новий формат взаємодії, пропишіть його в інструкції з діловодства, якщо немає Інструкції - внесіть зміни до ПВТР, щодо категорій працівників, які будуть повністю працювати з електронним документообігом, а які з паперовим.

Раді допомогти, звертайтесь ще!