Звільнення: чи приймуть електронну заяву без документобігу

Працівник може направити заяву на електронну адресу підприємства, проставивши КЕП, але роботодавець може не взяти її в роботу, так як на підприємстві не запроваджено електронний документообіг.

Використання електронних документів та цифрових підписів регулюється на підставі Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» та Закону України «Про електронний цифровий підпис»

Відповідно до статті 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Водночас Національне агентство з питань державної служби зазначило, що «оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів таких заяв, вони можуть бути складені в будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника», а отже, «письмові заяви також можуть подаватись в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів» або бути «надані в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання згаданих підписів».

Крім того , у своїй постанові № 686/21222/16-ц від 03.12.2018 Верховний Суд відзначив, що «відповідно до норм трудового законодавства електронні листи, які містять прохання конкретної особи про надання відпустки із подальшим звільненням, не вважаються належним підтвердженням такого волевиявлення. За відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку такі документи мають подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора документу, оскільки надіслання заяви засобами електронного зв’язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника».

Іншими словами, позицією Верховного Суду є не заперечення права працівників подавати до роботодавця заяви в електронному вигляді, а необхідність врегулювання питання обміну документів у такому вигляді всередині підприємств. Таким чином, суди констатують важливість наявності факту засвідчення домовленості між учасниками трудових відносин щодо електронного документообігу.

Отже, внутрішні документи на підприємстві, в тому числі ті, що створюються працівниками, можуть складатися в електронному вигляді, адже електронні документи прирівнюються до паперових. Проте для їх опрацювання підприємством між роботодавцем та працівником повинна бути домовленість.

Оскільки на підприємстві не запроваджено електронний документообіг, тобто відсутня домовленість між учасниками трудових відносин щодо електронного документообігу, електронна заява працівника з проставленим КЕП у роботу може не прийматися.

Раді допомогти, звертайтесь ще!