Дистанційне звільнення працівника у відпустці: оформлення та підписання документів

У період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником
роботи та обліку витрат на оплату праці.
Сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником

Для початку потрібно домовитися з працівником про альтернативні способи обміну документів Шаблон наказу може бути такий Наказ про організацію ведення документообігу в електронній формі Наказ про організацію ведення документообігу
в електронній формі
. В залежності від вибраного способу проводиться процедура звільнення загальним способом, але працівник ознайомлюється через вибраний альтернативний спосіб.

12 вересня набула чинності постанова Кабінету Міністрів України від 10.09.2024 № 1045, яка внесла зміни до постанови КМУ від 05.03.2009 № 270, що визначає правила надання послуг поштового зв’язку. Також зазнала змін постанова КМУ від 08.09.2023 № 958, яка, зокрема, визначає перелік вкладень, заборонених до пересилання у поштових відправленнях.

Зміни полягають у наступному:

Тепер безпосередньо в постанові № 270 зазначили, що пересилання за межі України трудових книжок здійснюється виключно у зареєстрованих міжнародних поштових відправленнях.
Своєю чергою, згадку про трудові книжки вилучили з відповідного переліку, затвердженого постановою № 958.
Таким чином, заборону на пересилання трудових книжок за кордон офіційно скасовано. Нові правила діють з 12 вересня 2024 року.

Працівник звільняється дистанційно після 12 вересня 2024 року:

У день звільнення надсилаємо працівникові повідомлення про необхідність отримати трудову книжку.
Отримуємо заяву з проханням вислати трудову книжку за кордон на вказану адресу.
Висилаємо трудову книжку за правилами реєстрованих міжнародних поштових відправлень.
Увага! Відправнику видається розрахунковий документ. Вважаємо, що його реквізити слід заносити до книги обліку руху трудових книжок.

З 12 вересня 2024 року можна пересилати трудові книжки за кордон.
Повідомте працівників про можливість пересилання трудових книжок за кордон. Це можна зробити електронною поштою чи у месенджері.
Без письмової згоди (заяви) трудову книжку за кордон не пересилаємо, навіть якщо знаємо іноземну адресу працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!