Копії наказів для бухгалтерії: вимоги до завірення та підписів

Засвідчити копію наказу лише кадровою печаткою не достатньо, виходячи з наступного.

Правила оформлення копій документів, зокрема наказів, визначені такими нормативними актами:

· Глава 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5); https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237

· Пункт 5.26 ДСТУ 4163:2020 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", затверджений наказом від

01.07.2020 https://www.kdu.edu.ua/Documents/DSTU41632020v1.pdf

Крім того, на підприємстві повинна бути інструкція, яка визначає осіб, уповноважених засвідчувати копії документів. Як правило, за засвідчення копій наказів відповідає працівник відділу кадрів (або відповідальний за кадровий облік працівник).

Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину та може бути виготовлена:

· шляхом сканування оригіналу та роздрукування копії,

· або в інший зручний спосіб, наприклад відтворення наказу зі збереженням всих його реквізитів (роздрукувати наказ без підписів).

Копія наказу набуває юридичної сили лише після засвідчення відповідно до встановленого порядку (п. 8 гл. 11 розд. II Правил № 1000/5) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237

Отже, якщо в кадрах зберігається оригінал наказу, то для того, щоб передати в бухгалтерію його копію, необхідно її належним чином засвідчити, а саме потрібно зробити відповідний напис із такими елементами:

Слова: Згідно з оригіналом;
Найменування посади особи, яка засвідчує копію;
Особистий підпис цієї особи;
Власне ім’я та прізвище цієї особи;
Дата засвідчення копії.

Раді допомогти, звертайтесь ще!