Як правильно складати положення про відділи: поради та нюанси

На жаль такої інформації не має. Проте, основні моменти зазначемо.

Положення про структурний підрозділ юридичної особи незалежно від її виду і масштабу діяльності, форми власності, рівня підпорядкування є організаційно-розпорядчим документом (далі — ОРД).

Положення встановлює порядок створення структурного підрозділу, його завдання, функції, права та обов’язки, організацію роботи, взаємовідносини з іншими структурними підрозділами певної юридичної особи.

Вимоги до оформлення усіх ОРД встановлено Національним стандартом України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженим наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01 липня 2020 року № 144 (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0144774-20#n3)

Звичайно, ДСТУ 4163:2020, як і більшість стандартів, має рекомендаційний характер. Водночас вимога щодо обов’язковості дотримання цього стандарту під час оформлення та розташування реквізитів в ОРД зафіксована у пункті 11 глави 1 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n15).

А от Правила, на відміну від стандарту, є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма юридичними особами (згідно з другим абзацом пункту 1 розділу І Правил). Таким чином, слід керуватися Правилами і дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020.

Положення про структурний підрозділ можуть бути затверджені наказом керівника юридичної особи чи безпосередньо керівником юридичної особи, про що свідчитиме відповідний гриф затвердження, оформлений у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Наприклад, якщо керівник прийме рішення, що усі положення про структурні підрозділи юридичної особи будуть затвердженні одним розпорядчим документом — наказом з основної діяльності підприємства, то відповідні положення будуть оформленні як додатки до наказу, і в кожному слід оформити гриф затвердження наказо

У такому разі оригінали положень про структурні підрозділи будуть зберігатися в одній справі з наказами з основної діяльності юридичної особи з максимальним строком зберігання «Постійно» або «До ліквідації підприємства» (залежно від того, чи віднесена юридична особа до фондоутворювачів Національного архівного фонду). А у відповідні структурні підрозділи для повсякденної роботи будуть виготовлені копії з цих положень зі строком зберігання «До заміни новими».

Якщо керівник юридичної особи прийме рішення про затвердження кожного положення про структурний підрозділ окремо, то гриф затвердження буде оформлений так: ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ТОВ ____ П.І.Б., дата., підпис

У такому разі оригінали всіх положень про структурні підрозділи будуть сформовані в окрему справу з однойменним заголовком «Положення про структурні підрозділи». А копії з них будуть виготовлені й розповсюджені по усім відповідним структурним підрозділам.

Насамкінець зазначимо, що положення набуває чинності з моменту його затвердження.

Раді допомогти, звертайтесь ще!