Як правильно діяти з пропущеними наказами в журналі

Згідно із загальноприйнятими правилами діловодства, які закріплюють на підприємстві, у власній інструкції з діловодства, реєстрація документів, зокрема наказів керівника, проводиться лише після їх підписання.

Недотримання цих правил, у т. ч. так зване «резервування» номера, призводить до того, що окремі порядкові номери, передбачені реєстраційною формою (журналом), не використовуються відповідною службою при наданні реєстраційного індексу документові.

Якщо у Журналі реєстрації передбачено номер для документа (у т. ч. наказу), утім, документ не було підписано, відомості про документ вносити до журналу недоцільно.

Якщо наступні порядкові номери вже використано кадровою службою для присвоєння реєстраційних індексів пізніше виданим (підписаним) наказам, то у графі «Короткий зміст» чи «Примітка» Журналу реєстрації навпроти невикористаного номера необхідно зробити відповідний запис, наприклад: «Наказ не видано».

В кінці року Журнали реєстрації наказів закриваються підсумковими записами, і в цьому разі слід зазначити інформацію про те, що певний номер не було використано під час реєстрації наказів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!