Оформлення документів при тривалому прогулі працівника: важливі нюанси

Так, акти доцільно складати за кожен день відсутності працівника на роботі.

На практиці акти про відсутність працівника на роботі часто складають не щодня, а раз на тиждень. У такому випадку необхідно зібрати додаткові документальні підтвердження відсутності працівника: табелі обліку використання робочого часу, що ведуться на підставі зданих пропусків або інших документів; відомості автоматизованої системи обліку приходу/уходу працівників; копії журналів, у яких працівники ставлять свій підпис при приході на роботу (уході з роботи) тощо.

Якщо працівник 21.02. відмовився давати пояснення, обов’язково потрібно скласти акт про відмову від надання письмових пояснень у присутності не менше двох свідків. В акті вказати, що працівнику було запропоновано надати пояснення щодо причин відсутності, але він відмовився від пояснень. Працівник має підписати акт, а якщо відмовляється – зазначити це в документі та поставити підписи свідків.

Законодавство не вимагає створення спеціальної комісії для фіксації прогулу, тому достатньо актів, але якщо вважаєте за необхідне: можна оформити наказ про створення комісії (до складу включити представників кадрової служби, керівника підрозділу, юриста тощо). Якщо комісія не створюється, достатньо актів про відсутність на роботі, акта про відмову від пояснень та листування з працівником (рекомендований лист), може ще бути доповідна записка безпосереднього керівника про відсутність на роботі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!