Табелювання та звітність при звільненні працівника: важливі нюанси

Це дуже суттєве доповнення – адже за таких обставин, у разі, коли з працівницею є зв'язок, попередньо запропонована Вам підстава для звільнення за п. 8-3 ст. 36 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n204) не підходить.

За таких обставин спочатку спробуйте домовитися з працівницею, щоб вона надіслала Вам заяву про звільнення за власним бажанням чи угодою сторін – відповідно до ч. 2 ст. 7 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20/conv#n27) у період дії воєнного стану це можна зробити електронною поштою чи через месенджери. Після того, як працівниця надішле Вам через електронну пошту чи узгоджений з Вами месенджер заяву про звільнення, Ви у такий саме спосіб зможете надіслати їй наказ про звільнення. Після цього працівниця має підтвердити у такий самий спосіб своє ознайомлення з наказом, надіславши повідомлення такого змісту: «Я, працівниця така-то, з наказом таким-то про моє звільнення такого-то числа за власним бажанням за ст. 38 КЗпП України ознайомлена». В особовій картці П-2 у графі «Додаткові відомості» зробіть запис про неможливість ознайомлення працівниці із записами у ній через її відсутність на роботі в день звільнення.

Якщо ж працівниця так і не надіщле Вам заяву про звільнення, попередьте її (для початку в усній формі), що якщо вона не зробить цього протягом певної кількості днів (приміром, 10 днів), то Ви будете змушені звільнити її за прогул без поважних причин. Якщо заяви не буде і через встановлений термін, так і робіть – звільняйте за прогул за п. 4 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n231).

Для такого звільнення необхідно отримати від безпосереднього керівника працівниці службову записку про її тривалу відсутність на роботі та витребувати від працівниці пояснення щодо причин її відсутності на роботі усіма доступними способами – через пошту, електронну пошту та месенджери. У табелі усі дні відсутності працівниці після закінчення її відпустки по догляду за дитиною до трьох років потрібно позначати кодом «НЗ», також слід складати акти про її відсутність. Після цього потрібно буде скласти підсумовуючий акт у довільні формі, в якому будуть відображені результати вжитих заходів для з'ясування причин відсутності працівниці на роботі (в акті мають бути викладені конкретні причини відсутності працівниці на роботі або вказано те, що з'ясувати причини не вдалось). Якщо жодних поважних причин, які виключають вину працівниці щодо вчинення прогулу, не встановлено, можна видавати наказ про звільнення за п. 4 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n231). Текст наказу може бути таким:

«НАКАЗУЮ:

1. Звільнити працівницю таку-то такою-то датою у зв'язку із вчиненням прогулу без поважних причин за п. 4 ст. 40 КЗпП України».

Якщо у працівниці залишилися невикористані дні відпустки, то буде потрібно додати ще один пункт: «2. Бухгалтерії провести остаточний розрахунок з працівницею такою-то і виплатити їй компенсацію за стільки-то днів невикористаної щорічної відпустки».

Щодо звітності, то у додатку Д1 Податкового розрахунку потрібно відображати повну кількість календарних днів трудових відносин за відповідний місяць з кодом особи «1», при цьому без нарахування доходу «нульовий» рядок у додатку 4ДФ відображати не потрібно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!