Зберігання документів про нецільову допомогу в особових справах

Строки зберігання для різних видів наказів встановлено Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text

Строк зберігання наказів про оплату праці, нарахування різних надбавок та доплат, матеріальних допомог встановлено 75 років.

https://kadroland.com/news/2423-vidi-ta-klasifikaciya-nakaziv-pidprijemstva

Правила формування особової справи працівників усіх підприємств (крім держслужбовців) визначає пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502

До особової справи додаються такі документи:

Внутрішній опис особової справи
Заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт)
Копія наказу про прийняття на роботу або витяг зі зведеного наказу
Особовий листок з обліку кадрів
Доповнення до особового листка з обліку кадрів
Автобіографія
Копія паспорта
Копія облікової картки платника податків (за наявності)
Копія військового квитка, тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва (за наявності)
Копії документів про освіту
Копії документів про науковий ступінь, вчене звання
Копії документів, що є підставами для надання пільг
Заява про переведення на іншу роботу (посаду)
Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) або витяг зі зведеного наказу
Заява про прийняття за сумісництвом
Копія наказу про прийняття за сумісництвом або витяг зі зведеного наказу
Заява про зміну біографічних даних
Копії документів (наказ) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові)
Характеристики
Копії документів про підвищення кваліфікації
Копії документів про стажування
Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання)
Документи з атестації
Заява про звільнення
Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу)

https://kadroland.com/news/1273-osobova-sprava-yak-vesti-ta-zberigati

Отже, на підприємстві повинна бути затверджена номенклатура справ, яка визначає порядок формування та зберігання всіх документів, у тому числі кадрових. Саме в номенклатурі справ має бути чітко вказано, до якої справи підшиваються заява та копія наказу про надання нецьової матеріальної допомоги та який строк їх зберігання.