Обов'язковість номенклатури справ: принципи, відповідальність та погодження документації

Так. Номенклатура справ — обов’язковий для кожного підприємства систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (п. 2 розд. І Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text).

Номенклатура справ розробляється і оформляється за Правилами № 1000/5. Щоб визначити строки зберігання документів використовується Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text

Яка відповідальність за відсутність номенклатури справ?

Законодавство не встановлює відповідальності за відсутність на підприємстві затвердженої номенклатури справ. Але, якщо в результаті недбалого ставлення до зберігання документів деякі документи підприємства, у тому числі кадрові, будуть втрачені, або знищені передчасно, цей факт уже може бути підставою до застосування штрафів, розмір яких залежатиме від того, про які саме документи йдеться.

Наприклад, якщо такі документи стосуються:

оподаткування, то буде відповідальність на підставі ст. 121 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2408
трудових відносин — на підставі ст. 265 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1422
Отже, складання та затвердження номенклатури справ допоможе підприємству систематизувати документи та визначити строки їх зберігання, а це своєю чергою сприятиме тому, що той чи інший документ не буде втрачений.

Формування номенклатури.

Номенклатура справ установи (зведена) складається за уніфікованою формою, наведеною в додатку 10 до цих Правил, на підставі номенклатур справ структурних підрозділів, розроблених за аналогічною формою, наведеною в додатку 11 до цих Правил https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1434

До цієї форми ви вносите справи свого підприємства з відповідним індексом кожної справи.

Основні правила такі.

Графа 1 «Індекс справи».

У цій графі проставляйте індекс кожної справи. При цьому, індекс справи структурного підрозділу складають з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу.

Наприклад: 03-17, де 03 — індекс самостійного відділу, 17 — порядковий номер справи.

Графа 2 «Заголовок справи (тому, частини)».

У графу включаєте заголовки справ (томів, частин), які мають чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Увага! Не можна вживати в заголовках справ неконкретні формулювання («матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція» тощо), а також вставні слова і складні синтаксичні звороти

У заголовку справи розміщують у такій послідовності наступне:

назву виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи вид документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);
автора документів (найменування установи, структурного підрозділу);
кореспондента або адресата (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);
стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);
назву регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа;
дату (період), до якої належать документи справи;
вказівки на наявність копій документів у справі (за потреби).

Розміщуючи заголовки справ у номенклатурі, враховуйте важливість документів, включених до справи, та їх взаємозв’язок. Наприклад, на початку розміщують заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній із цих груп документи також розміщують з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 «Кількість справ (томів, частин)».

Цю графу номенклатури заповнюють наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.

Графа 4 «Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком».

У цій графі номенклатури зазначають строки зберігання справ, номери статей за типовими, відомчими (галузевими) переліками документів із зазначенням строків їх зберігання, типовими й примірними номенклатурами справ.

Для документів, не передбачених чинними переліками, строки зберігання визначають після їх вивчення ЕК підприємства.

Строк зберігання справи «Для службового користування» не встановлюють, а у відповідній графі номенклатури справ проставляють позначку «ЕК» (експертна комісія).

Графа 5 «Примітка».

Тут роблять позначки про:

перехідні справи;
форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана);
посадових осіб, відповідальних за формування справ;
передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!