Чи може директор департаменту підписувати документи як головний бухгалтер

У такому вигляді, як ви описали, “підпис документів особою, яка формально не займає посаду "Головного бухгалтера", але підписується як "Головний бухгалтер" — “ є неправомірним.

Якщо у вашій організації відсутня посада "Головний бухгалтер", але підпис на документах ставиться від імені "Головного бухгалтера", це не є правомірним, якщо:

така особа формально не призначена на посаду головного бухгалтера;

немає внутрішнього розпорядчого документу (наказу, положення, довіреності), який надає повноваження директору департаменту бухгалтерського обліку виконувати функції головного бухгалтера.

Крім того, така ситуація може бути розцінена як порушення трудового та фінансового законодавства. Так, відповідно до статей 8, 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність" (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n113), головний бухгалтер (або інша відповідальна особа за ведення бухгалтерського обліку) повинен бути офіційно призначений;

усі підписи фінансових документів повинні здійснюватися особами, які мають відповідні посадові повноваження.
При цьому, підписання документів особою, яка не має таких повноважень, може бути підставою для визнання документів недійсними (наприклад, при перевірках ДПС, аудиторських ревізіях тощо).

Раді допомогти, звертайтесь ще!