Облік наказів: окрема нумерація та ведення журналу реєстрації

Кадрові накази тривалого строку зберігання (75 років), зокрема про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу) та інші управлінські дії по відношенню до персоналу (кадрів) слід реєструвати в одному Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання.

Облік наказів у відповідному журналі ведеться протягом одного діловодного року: з січня по грудень, починаючи з порядкового номеру 1 з додаванням до нього відповідного літерного позначення, прийнятого на конкретному підприємстві чи іншій юрособі та обов’язково зафіксованого в Інструкції з діловодства на підприємстві.

Не допускається «окрема нумерація для прийняття та звільнення». Можливо Ви маєте на увазі, що застосовується окрема індексація? Бо нумерація та індексація - це абсолютно різні поняття.

Нумерація має бути валовою у хронологічній послідовності відповідних управлінських дій. Тобто не може бути в одному журналі два накази під одним номером, як-от №1-пр і №1-зв. Цифра «1» у реєстраційному індексі – це порядковий номер за Журналом, а літери «пр» і «зв» – це літерні позначення в реєстраційному індексі.

Може бути, наприклад, так:

01.01.2025 № 1-пр Про прийняття на роботу Віктора Іщенка

01.01.2025 № 2-зв Про звільнення з роботи Ганни Матвійчук

02.01.2025 № 3 …

і так далі.

До речі, якщо у Вас в один день когось приймають на роботу, а іншого працівника звільняють чи переводять на іншу посаду, то доречно видавати зведений кадровий наказ. До його порядкового номера зазвичай додають літерне позначення «к» або «к/тр», наприклад №1-к або №1-к/тр.

Раді допомогти, звертайтесь ще!