1) Заява та наказ на тимчасове переведення.

2) Ні, не потрібно.

1) У Вашому випадку потрібно оформити наказ про тимчасове переведення відповідно до ч. 1 ст. 33 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n194) (за заявою працівниці).

Зверніть увагу, що у такому наказі необхідно зробити застереження щодо збереження за працівником посади за попереднім місцем роботи – це буде гарантією того, що працівник після спливу строку тимчасового переведення повернеться на свою попередню посаду (зазначаючи про це у наказі, роботодавець бере на себе зобов'язання після спливу строку тимчасового переведення надати працівникові попередню роботу).

Текст наказу може бути, приміром, таким: «НАКАЗУЮ: працівницю таку-то з такої-то дати тимчасово, до фактичного виходу на роботу такої-то працівниці з відпустки по вагітності та пологах, перевести на посаду таку-то з посадовим окладом таким-то зі збереженням посади за попереднім місцем роботи». Текст заяви аналогічний наказу («Прошу мене з такої-то дати тимчасово…»).

2) На час відпустки по вагітності та пологах основної працівниці інша працівниця займатиме саме посаду основної (адже хоча ця посада й не буде вакантною, проте основна працівниця у цей час обов'язки за нею не виконуватиме – це робитиме тимчасова працівниця). Тож вводити ще одну посаду старшого портьє до штатного розпису не потрібно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!