Підготовка документів для звіряння з ТЦК: що потрібно знати

Звіряння з ТЦК за місцезнаходженням підприємства проводять щорічно (п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, далі – Порядок № 1487), але за графіком, затвердженим головою адміністрації чи міським головою (п. 46 Порядку № 1487);
відповідальна особа повинна з’явитися до ТЦК зі списками персонального військового обліку та копіями військово-облікових документів (п. 46 Порядку № 1487).

Враховуючи, що роздруковуються списки відповідно до п. 40 Порядку №1487 лише один раз в рік, станом на 1 січня року, доцільно саме цей список подавати до ТЦК, якщо ТЦК не вимагає списку на поточну дату.

Отже, якщо у 2025 році подається список, роздрукований станом на 1 січня 2025 року, то в цьому списку обліковуються працівники, що працюють на підприємстві станом на цю дату.

Якщо ж ТЦК попросить надати список на поточну дату, в такому разі звільнені у 2025 році ще залишатимуться у списках.

Як ми зазначили вище, для звіряння з ТЦК та фіксації результатів вам потрібні:

Списки (або витяги зі Списків);
копії (роздруківки) військово-облікових документів працівників,
Журнал обліку результатів перевірок (додаток 9).

Чи потрібно завіряти копії та роздруків ВОД при надсиланні їх для звіряння з ТЦК:

Коли йдеться про електронний ВОД і його роздруківку, то засвідчувати таку роздруківку не потрібно.

Коли йдеться про паперовий ВОД старого зразка, то обов’язку його засвідчувати Порядок №1487 не передбачає. Водночас копії паперових ВОД повинні бути завірені відповідно до вимог, встановлених Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) та ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» від 01.07.2020 № 144. Затверджені наказом Державного підприємства «Український науководослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020).

Так, напис про засвідчення копії документа складається з таких реквізитів (п. 8 гл. 11 розд. IІ Правил № 1000/5, п. 5.26 ДСТУ 4163:2020):

слів «Згідно з оригіналом»;
найменування посади особи, яка засвідчує копію;
особистого підпису особи, яка засвідчує копію;
її власного імені та прізвища;
дати засвідчення копії.

Проставляється відмітка про засвідчення копії нижче реквізиту документа «Підпис», на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

Наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу кадрів

Підпис

Вікторія СТЕПАНЧУК

02.07.2025

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) підприємства (за наявності).

Так, е-ВОД повинні бути актуальні. (тобто оновлені). Надайте поки їм е-ВОД, а якщо вони не захотять звіряти саме за ними , тоді вже надайте паперові ВОД (візьмість із собою).

Раді допомогти, звертайтесь ще!