Якщо за посадою працівника формуєте особову справу, копії його документів (паспорт, диплом тощо) засвідчує працівник кадрової служби і додає їх до особової справи.

Копії документів інших установ можуть виготовлятися і засвідчуватися установою в таких випадках:

· на вимогу судових та інших правоохоронних органів;

· для внутрішнього використання в установі (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою). Наприклад, установа може виготовити і засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи (п. 3 гл. 11 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237 ).

При дистанційному призначенні працівника виникає лише проблема, як отримати від працівника заяву на прийняття. Єдиний варіант — заява в електронній формі, підписана КЕП. Якщо зможете отримати таку заяву, далі вже проблем з працевлаштуванням не виникає. Хоча, якщо йдеться про працівника, який перебуває на ТОТ, навряд чи бухгалтер зможе перерахувати йому зарплату.

Раді допомогти, звертайтесь ще!