Чи потрібно всім підприємствам формувати документи військового обліку

1. Номенклатура справ — обов’язковий для кожного підприємства систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (п. 2 розд. І Правил № 1000/5).

Номенклатура справ призначена для таких цілей (п. 1 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5):

• встановлення на підприємстві єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формах;
• забезпечення обліку таких документів;
• оперативного пошуку документів за їх змістом та видом;
• визначення строків зберігання справ.

Тому кожне підприємство складає свою номенклатуру справ.

Журнал реєстрації порушень правил ВО, журнал реєстрації результатів оповіщеннь не є обов`язковими для ведення.

Особові картки військовозобов’язаних і призовників втратили чинність 05.01.2023 з прийняттям нового Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30.12.2022 № 1487. При цьому строк їх зберігання 5 р.
(cт. 680 ТП (https://zakon.rada.gov.ua/go/z0571-12).

2. Так, необхідно формувати справи:

• Повідомлення про зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
• Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника або посадових осіб, відповідальних за організацію та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів.

Ці документи є в переліку обов`язкових документів при перевірці військового обліку.

3. Списки персонального військового обліку за формою Додатку 5 Порядку № 1487 в кінці 2025 року закриваємо. При цьому до них долучаємо тільки копії ВОД:

• звільнених у 2025 році,
• виключених з військового обліку в 2025 році: непридатних до військової служби; тих, хто досягли граничного віку перебування в запасі;
• знятих з військового обліку через призов або прийняття на військову службу у 2025 році.

Звертаємо увагу, що персональний військовий облік ведемо в межах календарного року. Після закінчення року слід буде вдатися до переформатування справ. Зокрема, з 01.01.2026 слід:

1. Вилучити копії ВОД:

• звільнених з роботи в 2025 році;
• виключених з військового обліку в 2025 році: непридатних до військової служби; тих, хто досягли граничного віку перебування в запасі;
• знятих з військового обліку через призов або прийняття на військову службу.

2. Сформувати окрему поточну справу з копій/роздруківок ВОД:

• визнаних непридатними до військової служби в 2026 році;
• знятих з військового обліку через призов або прийняття на військову службу в 2026 році.

3. Сформувати архівну справу. Враховуйте, що Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Порядок № 578/5).

Архівування здійснюють відповідно до строків зберігання, що визначає підприємство.

Раді допомогти, звертайтесь ще!