Окрема папка для наказів про премії: можливості та ризики

Розгянемо Ваші запитання:

1. Формування справ. Звернемося до п. 6 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502 . За його нормами накази з питань основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань групуються у різні справи.

Накази з кадрових питань групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань, що стосуються різних напрямів діяльності (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу — накази тривалого строку зберігання, в іншу — тимчасового строку зберігання.

2. Реєстрація документів. Окремо реєструються (п. 2 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n319 ):

• розпорядчі документи з основних питань діяльності;
• розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;
• розпорядчі документи з кадрових питань (відповідно до їх видів та строків зберігання).

Якщо заводите окремий журнал для наказів про преміювання, визначте для таких наказів окремий індекс. Нагадуємо, що згідно з п. 5.11 ДСТУ 4163:2020 https://www.kdu.edu.ua/Documents/DSTU41632020v1.pdf реєстраційний індекс документа складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що застосовують в юрособі. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою. Приміром, № 01/к-тр/премія.

Таким чином, накази щодо преміювання можна групувати в окрему справу та реєструвати окремо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!