Правила правильного нумерування сторінок в особовій справі

На етапі поточного формування особової справи аркуші не нумеруються.

Нагадуємо, що до особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи. Такі вимоги висуває абз. 2 п. 12 гл. 2 роз. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5.

Внутрішній опис (додаток 16) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про (абз. 1 п. 6 гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5):

порядкові номери документів справи;
їх індекси;
дати;
заголовки;
номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

І, дійсно, коли ми звернемося до внутрішнього опису документів справи, форма якого наведена в додатку 16 до VI Правил № 1000/5, ми побачимо, що графа 5 має назву «Номери аркушів».

При цьому слід пам'ятати, що зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі «Примітки» (абз. 4 п. 6 гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5). Приміром, з особової справи вилучають документ, який туди помилково попав, а там він апріорі бути не може, адже не належить до чітко визначено переліку абз. 1 п. 12 гл. 2 роз. IV Правил № 1000/5.

Нагадуємо, що за п. 5 гл. 2 розд. VI гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5 нумерація аркушів справ здійснюється з метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів, уключених у справу. Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором.

Тобто, на етапі поточного формування особової справи аркуші не нумеруються. Нумерація аркушів здійснюється вже після того, як усі документи зібрано та справа повністю сформовано, на етапі передання до архіву.

Раді допомогти, звертайтесь ще!