Прийняття на роботу через ЕДО: особова справа та нюанси ФОП

Так, особова справа це обовʼязкові кадрові документи, які потрібно формувати.

Підприємства, що запроваджують електронний документообіг, мають створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній згідно п. 4 розділу 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25.

У системах електронного документообігу документи мають зберігатися у спеціальному текстово-графічному форматі — PDF/A-1 (Portable Document Format/Archival-1) з розширенням *.pdf згідно Переліку форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1422-14#Text. Оскільки кадровик вносить актуальні відомості до облікових форм особової справи — внутрішнього опису та доповнення до особового листка з обліку кадрів, то, тут важливо, щоб мати можливість редагувати PDF-файл, якщо це можливо, то можна зберігати у двох форматах.

Регламентують питання електронного та паперового документообігу в інструкції з діловодства, тому допускається змішана система зберігання: до певної дати (наприклад, до 01.09.2025 р.) – паперові особові справи,
після запровадження електронного документообігу – електронні.

Оскільки друкувати особову справу доведеться, паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Тобто паперовою копією оригіналу електронного документа є візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчують у порядку, встановленому власною інструкцією з діловодства. Напис про засвідчення паперової копії електронного документа чи окремого його реквізиту складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії. Напис проставляють нижче реквізиту підпис, наприклад:

Згідно з оригіналом

Старший інспектор з кадрів

Підпис Катерина КРАВЧУК

Дата

Як формувати особову справу і перелік документів описано в статті за посиланням https://kadroland.com/news/1273-osobova-sprava-yak-vesti-ta-zberigati

Раді допомогти, звертайтесь ще!