🚀 Відео, документи та AI-Консультант — усе для вашої зручності в одному місці
Прийняття на роботу через ЕДО: особова справа та нюанси ФОП
проконсультуйте в такому питанні. Якщо приймання людей йде через ЕДО (електронний документообіг), чи має формуватися особова справа і що в ній має бути?
Так, особова справа це обовʼязкові кадрові документи, які потрібно формувати.
Підприємства, що запроваджують електронний документообіг, мають створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній згідно п. 4 розділу 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n25.
У системах електронного документообігу документи мають зберігатися у спеціальному текстово-графічному форматі — PDF/A-1 (Portable Document Format/Archival-1) з розширенням *.pdf згідно Переліку форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1422-14#Text. Оскільки кадровик вносить актуальні відомості до облікових форм особової справи — внутрішнього опису та доповнення до особового листка з обліку кадрів, то, тут важливо, щоб мати можливість редагувати PDF-файл, якщо це можливо, то можна зберігати у двох форматах.
Регламентують питання електронного та паперового документообігу в інструкції з діловодства, тому допускається змішана система зберігання: до певної дати (наприклад, до 01.09.2025 р.) – паперові особові справи,
після запровадження електронного документообігу – електронні.
Оскільки друкувати особову справу доведеться, паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Тобто паперовою копією оригіналу електронного документа є візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчують у порядку, встановленому власною інструкцією з діловодства. Напис про засвідчення паперової копії електронного документа чи окремого його реквізиту складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії. Напис проставляють нижче реквізиту підпис, наприклад:
Згідно з оригіналом
Старший інспектор з кадрів
Підпис Катерина КРАВЧУК
Дата
Як формувати особову справу і перелік документів описано в статті за посиланням https://kadroland.com/news/1273-osobova-sprava-yak-vesti-ta-zberigati
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Перевірка військово-облікових документів: паперова та електронна форми
Чи повинні військовозобов'язані жінки ініціювати проходження ВЛК
Військовий облік: як правильно вказувати адреси проживання чоловіків
В Додатку 5 можно указывать ЛИБО место прописки ЛИБО место проживания в данный момент.
В Резерв+ указывается только один из адресов (какой укажет мужчина при заполнении Резерва?), поэтому узнать изменился ли адрес я не могу , только если мужчина сам…
Вказівка у військовому обліку при наявності витягу Резерв+
Порядок подання повідомлення про прийняття на роботу до ПФУ
2. чи є інструкція на платформі по заповненню…
Процедури кадрового обліку під час ліквідації підприємства: важливі аспекти
Чи має право звільнений працівник на безкоштовну відпустку
Як отримати дані з Реєстру для військового обліку працівника
Перевірка кадрової документації: що важливо підготувати для аудиту
Зміни в вимогах військового обліку при прийнятті на роботу
Тепер, з 27.,6.2026 року, після змін до ПКМУ №76, при прийнятті на роботу треба обовязково вимагати е-ВОД сформований за 72 год, чи можна приймати і при наявності військового квитка?. Дякую…
Запитання щодо військового обліку та відсутності військового звання
1. В який список заносити військогозобов'язаного, у якого в Резерві немає звання?
2. Чи є порушенням правил війського обліку відсутність у ВОД військового звання? Чи потрібно роботодавцю про це повідомляти ТЦК?
3. Чи можна приймати на роботу, якщо в ВОДі…
Термінове звірення з ТЦК перед запланованим графіком підприємства
Визначення дати інвалідності для кадрового обліку працівника
Питання:
З якої дати для цілей трудових відносин та кадрового обліку слід враховувати статус особи…
