Так, відсутність потрібно було фіксувати та оформляти.

Роботодавець має вжити заходів, щоб з’ясувати причини відсутності працівників на роботі і готує документи. Наприклад, безпосередній керівник складає доповідну записку про відсутність працівника на роботі - https://kadroland.com/documents/1761-dopovidna-zapiska-pro-vidsutnist-pracivnika-na-roboti, https://kadroland.com/documents/3511-dopovidna-zapiska-pro-pidtverdzennya-vidsutnosti-pracivnika-na-roboti. Складайте акти про відсутність працівника - https://kadroland.com/documents/149-akt-pro-vidsutnist-pracivnika-na-roboti. Можна було направити працівникові листи, щоб зʼясувати причини його відсутності. Оскільки працівник вже вийшов на звʼязок, то слід було отримати пояснення письмове про причини відсутності, тоді на підставі пояснень робтодавець визнає причину відсутності поважною, чи прогулом. Для цього оформляє керівник наказ, для прикладу - https://kadroland.com/documents/1883-nakaz-pro-viznannya-pricini-vidsutnosti-pracivnika-povaznoyu. Якщо причина відсутності поважна, то тоді позначку "НЗ" змінюємо на "І", цей час не оплачується. На практиці перший тиждень складають щодня акти про відсутність, а далі можна один раз в тиждень, один раз в місяць, якщо відсутність довготривала.

Раді допомогти, звертайтесь ще!