Зберігання заяв працівників та документів у кадровій справі

Ні, заяви формувати у справу і зберігати разом з наказами не допускається. Має бути окрема справа(-и) для зберігання відповідних заяв.

По-перше, крім заяв про прийняття на роботу та звільнення з роботи, в особовій справі згідно з пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%B2%D0%BD%D1%83%D1%82%D1%80%D1%96%D1%88%D0%BD#n502 можуть зберігатися такі заяви:

• про переведення на іншу роботу (посаду);


• про сумісництво;


• про зміну біографічних даних (у разі зміни прізвища, ім’я та/або по батькові).

По-друге, для зберігання усіх інших заяв, зокрема про надання усіх видів відпусток, слід передбачити окрему справу у номенклатурі справ. Строк зберігання такої справи – тимчасовий – всього 3 роки.

Якщо підприємство велике і таких заяв дуже багато, то можна передбачити для їх зберігання кілька справ. Наприклад, окрема справа «Заяви працівників про надання матеріальної допомоги у 2025 році» і окрема справа «Заяви працівників про надання відпусток у 2025 році».

Раді допомогти, звертайтесь ще!