Ведення журналу реєстрації заяв: хто відповідальний та де зберігати

Так, обовʼязково.

Будь-який службовий документ (зокрема, й внутрішній) отриманий або створений підприємством можна вважати внесеним до документаційного фонду установи тільки з моменту його реєстрації.

Документи реєструють за для:

забезпечення їх обліку;
контролю за виконанням;
контролю за оперативним використанням наявної в документах інформації.
Реєстрація полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою установою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа. Під час реєстрації на документі проставляють реєстраційний який також фіксують у реєстраційних формах (п. 1 гл. 3 розд. ІІІ Правилорганізації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Коли організаційна структура підприємства не складна, а кількість працівників невелика, то зазвичай запроваджують одну реєстраційну форму — Журнал реєстрації заяв з кадрових питань.

Такий журнал слід зберігати 3 роки (починаючи із року завершення діловодства).

У ньому реєструйте всі заяви працівників: про прийняття, переведення на іншу роботу, звільнення, надання відпусток, надання матдопомоги тощо. Порядковий номер під яким заяву буде внесено до журналу, як правило є її реєстраційним індексом. Втім інколи реєстраційний номер доповнюють літерним індексом відповідно до виду заяви, наприклад:

«п» – для заяв про прийняття на роботу;
«з» – для заяв про звільнення з роботи»;
«пп» – для заяв про переведення на іншу посаду тощо.
Як саме реєструвати заяви закріплюють в Інструкції з діловодства підприємства.

Хто повинен реєструвати такі заяви, це визначаєте самостійно посадовою інструкцією, бо законодавством це не унормовано.

Заяви на прийняття, звільнення, переведення, зберігаєте в особових справах працівників. Заяви на будь-які види відпусток зберігають в одній справі з заявами про надання усіх видів відпусток працівникам відповідно до ст. 515 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Заяви на матеріальну допомогу слід формувати окремо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!