Зберігання документів працівників: правила та рекомендації для обліку

Якщо працівник при прийнятті на роботу надає документи, які на мають зберігатись в особовій справі (наприклад свідотство про народження двох дітей, свідотство про шлюб, т.інш.) Чи можна їх зберігати в особовій справі, а потім при звільненні вилучити з поміткою "вилучено" чи просто переписати інформацію з документів і повернути првцівнику, чи підшивати одразу в справу "Всі доки що не війшли ло особової справи"

ВК

Вячеслав, консультант

експерт

06.10.2025 | 16:57

Відповідь надано

Перелік документів які мають зберігатися в особовій справі працівника визначений Типовою інструкцією з діловодства в органах державної влади та місцевого самоврядування (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502).

Оригінали таких документів як свідоцтво про народження дітей, шлюб тощо не підшивають до особових справ. Їх працівник лише пред’являє для ознайомлення, а роботодавець робить копії (з відміткою «Згідно з оригіналом» та підписом кадровика).

При звільненні жодних вилучень чи позначок «вилучено» робити не треба. В особовій справі залишаються завірені копії документів, що були підставою для надання пільг чи інших кадрових дій. Якщо копії документів з часом втратять значення (наприклад, довідка ОК-7), їх все одно залишають у справі — вилучати заборонено, бо це офіційний архівний документ.

Більш детально про ведення особових справ та зберігання в них документів можете ознайомитися за посиланням https://kadroland.com/news/1273-osobova-sprava-yak-vesti-ta-zberigati

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Отримайте відповідь від 15 хвилин!

Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!

Оформити передплату