Оформлення додаткових документів та терміни їх зберігання

У більшості випадків копії документів, поданих працівником під час прийняття на роботу (паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків, документ про освіту, військово-обліковий документ, трудова книжка, довідки тощо) зберігаються саме в особових справах працівників. Це загальноприйнята практика, що повністю відповідає вимогам чинних нормативно-правових актів.

Формування особових справ є обов’язковим не для всіх категорій працівників. У встановленому порядку особові справи ведуться на керівників підприємств, професіоналів, фахівців і технічних службовців, тобто на працівників, професійні назви посад яких мають коди за Класифікатором професій від 1 до 4. Щодо працівників інших категорій (коди 5–9) — рішення про ведення особових справ підприємство може приймати самостійно.

Водночас, з огляду на можливу наявність у працівників пільг (наприклад, щодо пенсійного забезпечення в майбутньому) та неоднозначність трактувань у нормативній базі, доцільно заводити особові справи на всіх працівників, у тому числі робітничих професій. Це допоможе уникнути спірних ситуацій під час підтвердження трудового стажу або інших соціальних гарантій.

Якщо ж на підприємстві прийнято рішення не формувати особові справи на працівників робітничих професій, доцільно створити окрему справу «Додаткові кадрові документи». У ній можуть централізовано зберігатися копії документів, поданих працівниками при прийнятті на роботу. Така справа має тимчасовий строк зберігання — 3 роки, оскільки містить документи, що не увійшли до складу особових справ (відповідно до статті 491 Переліку типових документів № 578/5: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14).

Більш детальну інформацію про порядок ведення особових справ можна переглянути за посиланням: https://kadroland.com/news/6203-skilki-rokiv-robotodavec-maje-zberigati-zayavi-na-zvilnennya

Раді допомогти, звертайтесь ще!