Кількість журналів з кадрового обліку та їх електронний формат

Як мінімум – чотири, можна вести в автоматизованій формі.

Відповідно до п. 2 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n319), окремо реєструються: розпорядчі документи з основних питань діяльності установи; розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань; розпорядчі документи з кадрових питань відповідно до їх видів та строків зберігання. Тобто лише для реєстрації кадрових наказів потрібно два Журнали – наказів тривалого строку зберігання та тимчасового. Також потрібен Журнал реєстрації обліку особових справ та Журнал реєстрації заяв працівників. Усі ж інші Журнали ведуться за потреби – приміром, якщо у Вас працюють неповнолітні, має бути Журналі обліку працівників, які не досягли 18 років, якщо у Вас на підприємстві ще залишилася частина трудових книжок працівників – Книга обліку руху трудових книжок тощо. За бажанням, також можна вести й інші Журнали (але це не обов'язково) – приміром, Журнал обліку відряджень, Журнал ознайомлення працівників з внутрішніми нормативними актами і т. ін..

Згідно з п. 7 гл. 3 розд. ІІІ згаданих Правил № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n319), може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів – журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм). Тобто Журнали можна вести в електронній формі, проте це має бути не формат Word чи Excel, а автоматизована форма реєстрації документів, яка ведеться за допомогою спеціального програмного забезпечення й встановлюється на одному чи декількох персональних комп'ютерах або ж по всій мережі підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!