При укладенні трудового договору згідно ст.24 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з Держреєстру (довідку ОК-5 або ОК-7), також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), документи, що підтверджують право на пільги, про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші.

Таким чином, працівник має подати відомості з Держреєстру, щоб роботодавець міг переконатись, що у працівника немає іншого основного місця роботи.

Якщо це перше робоче місце працівника, то трудову книжку заводять за його бажанням. Наразі немає обов'язку мати паперові трудові книжки. В електронному реєстрі ПФУ по працівнику буде формуватись електронна трудова книжка за даними звітів роботодавця (з Додатка 5 Об'єднаного звіту).

Отже, у вашому випадку для прийняття на роботу працівник має надати відомості про трудову діяльність з Держреєстру. А паперову книжку можна і не заводити, якщо це в нього не є першим місцем роботи.

При прийнятті на роботу обов'язково направляйте повідомлення про прийняття в ДПС до початку роботи працівника (ст.24 КЗпП).

Раді допомогти, звертайтесь ще!