Консультація щодо військового обліку: звіряння, підписи та дії підприємства

1. Як сформувати витяг нам підкажуть Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5, далі – Правила №1000/5.

Нагадуємо, що витяг – засвідчена копія частини тексту службового документа (п. 2 розд. І Правил №1000/5). При цьому він оформлюється із дотриманням таких вимог (п. 12 гл. 11 розд. IІ Правил № 1000/5):

1. У назві виду документа зазначається:

ВИТЯГ ЗІ СПИСКІВ персонального військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів

2. З основної частини тексту документа виписується той пункт(-и), інформація якого(-их) необхідна. Тобто номер облікового запису, який зазначається у графі 1 «Порядковий номер» списків, лишається без змін. Адже це витяг зі списків, а не наново створений документ.

3. Відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису). При цьому слід зважати на те, що підписуються (щороку до 25 січня) керівником підприємства, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку списки персонального військового обліку станом на 1 січня (п. 40 Порядку №1487).

Водночас у п'ятиденний строк до списків персонального військового обліку вноситься інформація у разі (п.п. 41, 42, 45 Порядку № 1487):

прийняття на роботу призовників, військовозобов'язаних або резервістів;
звільнення з роботи призовників, військовозобов'язаних та резервістів;
зміни облікових даних, виявлені під час їх звіряння з ВОД.

Отже, витяг формуватиметься з поточних списків. Тобто на витягу зі списків персонального військового обліку підпису керівника підприємства, а також особи, відповідальної за ведення військового обліку, не буде.

4. Проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки.

Нагадуємо, що за п. 8 гл. 11 розд. IІ Правил № 1000/5 напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

Своєю чергою, організація військового обліку на підприємстві покладається на керівника (абз. 1 п. 8 Порядку № 1487). З урахуванням цього відмітка на витягу зі списків виглядатиме так:

Згідно з оригіналом
Директор ТОВ «Альянс»
Короленко Микола КОРОЛЕНКО
15.09.2025
Тоді такий напис скріплюється печаткою підприємства (без зображення герба) (за наявності).

АЛЕ ТЦК вимагають фактично не витяг (складений за всіма правилами, які ми описали вище), а такий собі оригінал списку, але лише щодо окремих військовозобов'язаних, який буде підписаний і відповідальною особою і керівником підприємства.

Ба більше, вони підкреслюють, що у багатьох випадках не проходить варіант подати витяги без підписів і відповідальної особи й керівника, а лише із написом Згідно з оригіналом та тільки підписом керівника / відповідальної особи. Фактично маємо ситуації коли ТЦК не розуміє Правил №1000/5, і їм це не цікаво.

Зважаючи на необхідність проходження звіряння простіше зробити так, як того бажають у ТЦК, а саме підписати Списки й керівнику, й особі, відповідальній за ведення військового обліку.

Законодавчі вимоги не завжди збігаються з практикою: хоча Правила №1000/5 не передбачають підписів на витягу, у багатьох ТЦК фактично вимагають підпис і керівника, і відповідальної особи за військовий облік.

2. У п. 46 Порядку №1487 передбачена процедура проведення звіряння даних Списків персонального військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів з обліковими даними документів ТЦК та СП, органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів.

Особливості цієї процедури:

звіряння проводиться за затвердженим графіком, який надходить від районної державної адміністрації або міської ради;
у визначені дати відповідальна особа підприємства прибуває до ТЦК та СП, органів СБУ або підрозділів розвідки для звіряння Списків та копій військово-облікових документів працівників із їх обліковими даними. Під час звіряння безпосередньо в ТЦК та СП слід мати копії військово-облікових документів працівників.

Подаються повні списки й, так само, копії або роздруківки ВОД. Одні ТЦК приймають копії списків на 01.01.2025, інші на поточну дату з підписом директора і відповідальної особи.

3. Роботодавець не має обов'язку ініціювати звіряння зі "своїм" ТЦК та СП загальних списків персонального військового обліку по підприємству. Таке звіряння здійснюється відповідно до графіку у разі включення до нього підприємства або на вимогу ТЦК та СП. Отже, відповідно до п. 34 Порядку 1487 з ТЦК та СП за місцем реєстрації або розташування підприємства достатньо здійснити звіряння витягів зі списків, до яких включено працівників, які перебувають на обліку у цьому ТЦК та СП.

4.Якщо ж ви не знайшли графіку або своє підприємство в графіку, радимо поцікавитися у ТЦК, коли і яким чином пройти звіряння.

Раді допомогти, звертайтесь ще!