Відрядження працівниці за кордон: законність та податкові ризики

Працівницю можна відрядити, але спершу потрібно формалізувати її дистанційну роботу з Італії (заява + індивідуальний наказ/договір із зазначенням місця роботи), а при відрядженні до Польщі правильно оформити наказ і підтвердні документи, щоб мінімізувати податкові ризики; формально вона мала погодити з роботодавцем місце виконання дистанційної роботи, тож індивідуальний наказ (або договір) їй потрібен.

Обґрунтування

1. Дистанційна робота може виконуватись у будь‑якій країні, але місце роботи має бути погоджене. За ст. 60‑2 Кодексу законів про працю дистанційна робота виконується поза приміщеннями роботодавця в будь‑якому місці за вибором працівника, з використанням ІКТ. Водночас місце виконання роботи та інші умови мають бути врегульовані трудовим договором про дистанційну роботу або, під час воєнного стану, наказом на підставі заяви працівника. Загальний «рамковий» наказ по підприємству без вказівки конкретного працівника і місця роботи не фіксує індивідуальних умов, тому для працівниці доцільно оформити: її заяву про дистанційну роботу з Італії та персональний наказ (або договір) із зазначенням місця дистанційної роботи та основних умов.

2. Працівниця фактично змінила місце виконання роботи без погодження, що суперечить змісту дистанційної роботи. Ст. 60‑2 КЗпП передбачає, що особливості дистанційної роботи (місце виконання, час, порядок комунікації) узгоджуються між сторонами та закріплюються в договорі/наказі. Якщо працівниця самостійно переїхала до Італії й не подала заяви й не погодила з роботодавцем нове місце роботи, це порушує домовленості про умови праці. Роботодавцю варто зараз «легалізувати» фактичний стан: отримати від неї заяву, видати персональний наказ про дистанційну роботу з Італії й визначити правила комунікації (можна з використанням електронних каналів за погодженим порядком обміну документами).

3. Як законно оформити відрядження з Італії до Польщі дистанційного працівника. Для дистанційного працівника пункт відправлення та повернення у відрядженні встановлюються роботодавцем за погодженням із працівником та зазначаються в наказі про відрядження, причому пункт відправленням є саме місце дистанційної роботи, а не офіс роботодавця; така вимога випливає із ст. 121 КЗпП і спеціальних правил щодо дистанційників, а також узгоджується з підходом, викладеним в Інструкції про службові відрядження, затвердженій наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59. Тому, щоб направити працівницю до Польщі, потрібно: погодити з нею маршрут «Італія → Польща → Італія», видати наказ про відрядження із зазначенням місця дистанційної роботи в Італії як пункту відправлення/повернення, строків, мети відрядження, джерела фінансування та розміру добових, а також забезпечити оформлення підтвердних документів (квитки, бронювання проживання, звіти про виконані завдання).

4. Податкові ризики пов’язані не з тим, що працівниця живе в Італії, а з підтвердженням відрядження та зв’язку витрат з госпдіяльністю. Підпункт 170.9.1 Податкового кодексу України дозволяє не включати до оподатковуваного доходу працівника добові та інші витрати на відрядження в установлених межах за умови документального підтвердження днів відрядження і зв’язку поїздки з господарською діяльністю. Основні ризики:
   • якщо наказ про відрядження та документи (квитки, рахунки за проживання, службові записки, підтвердження зустрічей) оформлені формально або відсутні, податкова може перекваліфікувати виплачені добові та компенсації у додаткове благо й донарахувати ПДФО і військовий збір;
   • якщо мета поїздки до Польщі не відповідає діяльності підприємства або не підтверджена, також зростає ризик перекваліфікації витрат;
   • сам факт виїзду з Італії, а не з України, для української податкової критичним не є, головне — правильно оформлений наказ, маршрут, підтвердні документи і господарська мета.

5. Чи була обов’язок працівниці «офіційно» попередити про переїзд і чи потрібен персональний наказ. КЗпП прямо не вимагає повідомляти роботодавця про зміну країни перебування дистанційника, але через те, що місце роботи є істотною умовою трудового договору, його зміна має погоджуватися сторонами й фіксуватися у договорі/наказі (ст. 60‑2 у зв’язку зі ст. 24, 29 КЗпП). Тому:
   • працівниця мала не просто «мовчки» виїхати, а подати заяву про встановлення/зміну місця дистанційної роботи;
   • роботодавцю в її ситуації доцільно оформити саме персональний наказ (або додаткову угоду/договір) про дистанційну роботу з Італії, навіть якщо колись був загальний наказ по підприємству, щоб чітко зафіксувати місце роботи, режим, спосіб комунікації та уникнути спорів і ризиків у разі відряджень, лікарняних, простою тощо.

У вашій ситуації безпечний алгоритм: зараз «узаконити» дистанційку через заяву та індивідуальний наказ із вказанням Італії як місця роботи, а потім уже оформлювати відрядження до Польщі з правильним маршрутом і повним пакетом підтвердних документів.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?