Пакет документів для прийому нових працівників у компанії

Для ТОВ із 9 працівниками не потрібно збирати надмірний пакет документів, раджу розділити документи на обов’язкові для оформлення трудових відносин і внутрішні документи підприємства, які підписують залежно від характеру роботи та доступу до інформації.

Під час прийняття на роботу необхідно отримати документи, передбачені ст. 24 КЗпП України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n141), зокрема документ, що посвідчує особу (паспорт), РНОКПП (за наявності), відомості про трудову діяльність, а у відповідних випадках — документи про освіту, стан здоров’я та військово-обліковий документ. Також оформлюють трудовий договір усний або письмовий, наказ про прийняття на роботу та подають повідомлення до ДПС про прийняття працівника до початку роботи.

До початку роботи працівника потрібно поінформувати про умови праці відповідно до ст. 29 КЗпП України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n175). Залежно від організації роботи це передбачає ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку, посадовою інструкцією, умовами оплати праці, відповідними інструкціями з охорони праці, колеквтиним договором (за наявності) або положенням про оплату праці та іншими документами, що стосуються його роботи.

Пропонуємо надавати ось такий інформаційний лист - Інформаційний лист для працівника при прийнятті на роботу

Анкета не є обов’язковим документом для прийняття на роботу. ТОВ може розробити власну форму, щоб отримати необхідні для кадрового обліку відомості та контактну інформацію. Водночас не варто збирати надмірні персональні дані, які не потрібні для трудових відносин.

4. Згода на обробку персональних даних. Окрема письмова згода не є обов’язковою в кожному випадку. Відповідно до ст. 11 Закону України «Про захист персональних даних», обробка може здійснюватися на різних законних підставах, зокрема для виконання трудових відносин. Такий документ взгалі працівником не подається.
В п. 5 ст. 6 Закону України від 01.06.2010 № 2297-VI «Про захист персональних даних» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2297-17#n40) встановлено, що обробку персональних даних проводять, зокрема, у випадках, передбачених законами України, у порядку, встановленому законодавством.
Уповноважений ВРУ з прав людини зазначав, що при реалізації права на працю обробку персональних даних здійснюють відповідно до КЗпП та інших нормативно-правових актів, трудового договору, а не на підставі окремої згоди на обробку персональних даних. Тому гарантоване законом право особи на працю не може залежати від надання особою згоди на обробку персональних даних, а особа не може бути примушена роботодавцем до надання такої згоди.
Тобто, якщо працівника просто приймають на роботу, подавати згоду на обробку даних не потрібно.
Більше інформації в мінікурсі за посиланням - https://kadroland.com/news/6448-koli-potribni-zgoda-pracivnikiv-na-obrobku-personalnix-danix-ta-zobovyazannya

5. Договір про конфіденційність. Законодавство не вимагає укладати такий договір з кожним працівником. Він доцільний, якщо працівник матиме доступ до комерційної таємниці, клієнтських баз, фінансової інформації, технічних розробок або інших конфіденційних відомостей. У договорі варто визначити, яка саме інформація є конфіденційною, правила її використання та нерозголошення, строк дії зобов’язань і відповідальність у межах законодавства. За потреби можна оформити окреме зобов’язання про нерозголошення або включити відповідні положення до трудового договору чи NDA.

В нас розроблено положення про конфіденційну інформацію, з яким може бути ознайомлено працівників Положення про комерційну таємницю та конфіденційну інформацію ТОВ

З Працівниками, які матимуть доступ до комерційної таємниці, підпишіть зобов'язання про нерозглоешення, для прикладу - Зобов'язання про нерозголошення комерційної таємниці

Будуть корисними статті «Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин» https://kadroland.com/news/458-procedura-priinyattya-na-robotu-5-krokiv-do-oformlennya-trudovix-vidnosin

Прийняття на роботу: 10 речей, про які роботодавець має повідомити працівника у 2026 році https://kadroland.com/news/12215-priinyattya-na-roboti-10-recei-pro-yaki-robotodavec-maje-povidomiti

Документальне оформлення прийняття працівника на роботу: поради адвоката https://kadroland.com/news/6766-dokumentalne-oformlennya-priinyattya-pracivnika-na-robotu-poradi-advokata

Раді допомогти, звертайтесь ще!