Документальне оформлення прийняття працівника на роботу: поради адвоката

1. Який обрати трудовий договір
2. Обов'язкові документи при прийнятті на роботу
3. Контактні дані працівника
4. Повідомлення ДПС про прийняття на роботу
5. Типові помилки в наказі про прийняття на роботу
6. Висновки

Який обрати трудовий договір

Визначення трудовому договору знаходимо у ст. 21 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). І це не теорія. Тому що саме в цій статті зазначені основні моменти, щодо укладення договору. По суті у нас є ст. 21 і 24 КЗпП, які регулюють процес прийняття на роботу. Найголовніше, що трудовий договір – це домовленість між працівником та роботодавцем, за якою працівник виконує роботу, яка визначена його трудовим договором, а роботодавець повинен забезпечити умови праці та виплачувати заробітну плату за виконану роботу.

Трудовий договір може бути «усний» або письмовий. Що мається на увазі?

«Усний» – це не просто прийшов працівник, каже: «Я буду працювати», і ви кажете: «Добре, працюй». Ні, він все одно подає письмову заяву про прийняття на роботу. Ви складаєте наказ і повідомляєте податкову, але просто ви не укладаєте письмовий трудовий договір.

Письмовий трудовий договір – коли є і заява працівника, і письмовий трудовий договір, де ви прописуєте умови праці, відповідальність, строковий чи не строковий договір, і наказ про прийняття на роботу і повідомлення податкової.

Обов'язкові документи при прийнятті на роботу

Звертаємо увагу на 24 КЗпП. Там немає чіткого переліку, проте, якщо врахувати й судову практику, і кадрову практику, і норми законодавства, і роз`яснення, то можна сформувати для себе чекліст і кожного разу по ньому звірятися.

По-перше, повинна бути заява від працівника. Обов`язково письмова, з особистим підписом. Або якщо у вас є електронний документообіг, працівник може підписати електронним цифровим підписом, але потрібно, щоб це був особистий підпис, щоб потім працівник не сказав: «А я не хотів працевлаштуватися, чого ви мене прийняли на роботу».

Крім того, працівник паспорт або інший документ, який підтверджує його особу та довідку про присвоєння так званого ідентифікаційного коду (РНОКПП). Працівник надає оригінали, а роботодавець робить для себе копії.

Наступні документи – про освіту, про стан здоров’я, якщо це необхідно.

Роботодавець повинен уточнити, чи не має працівник якихось хвороб, що перешкоджають роботі або вимагають індивідуального підходу й особливих умов.

Врахуйте: для деяких професій проходження медичного огляду і надання довідки є обов’язковим.

По-друге, коли ви приймаєте працівника на роботу, бажано, щоб до заяви він додав копії документів, які надають йому певні додаткові гарантії.

Наприклад, вагітні жінки, жінки, які мають дітей віком до трьох років або особи з інвалідністю, що мають ряд гарантій.

Навіщо збирати копії додаткових документів?

Тому що коли ви стикнетеся з питанням звільнити працівника або надати додаткову відпустку, або стикнетеся з іншими трудовими питаннями й відкриєте особову справу, там може документів немає.

І тут буде так: або працівник вам повідомив і ви не отримали, просто не зняли копію, або працівник вам не повідомив. Це буде дуже важливо. І для того, щоб потім довести в суді, що на момент прийняття на роботу, під час роботи працівник не повідомив, наприклад, що він має категорію інвалідності або має дитину з інвалідністю, ви можете показати заяву про прийняття на роботу, де в додатках не зазначено, наприклад, такого документу, довідки або ще щось.

Тому рекомендуємо, коли працівник пише заяву про прийняття на роботу, щоб він вказував додатки. Наприклад так:

До заяви надаю копію паспорта, копії … і довідку про те…, диплом.

Так ви перестрахуєтесь на майбутнє, що працівник вам надав документ. Якщо у працівника немає таких документів, які дають гарантію, нехай працівник допише в заяві:

Документів або підстав для додаткових гарантій і пільг не маю.

У такий спосіб ви закриєте питання, що він вас не повідомив.

Більше корисних порад від Ганни Лисенко ви знайдете у відеокурсі «Адвокатські поради для кадровиків: як (не) варто робити при прийнятті, звільненні & аудит кадрових документів»

По-третє. Просимо працівника надати трудову книжка або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Якщо працівник бажає, щоб до паперової трудової книжки внесли запис про прийняття на роботу, він надає саме трудову книжку. Роботодавець вносить запис, і відає її на зберігання працівникові.

По-четверте. Коли приймаєте на роботу чоловіка, або військовозобов’язану жінку (яка має якусь медичну спеціальність), поцікавтеся військово-обліковим документом. Адже такі працівники зобов’язані при прийнятті на роботу надати військово-облікові.

Контактні дані працівника

Після того як працівник подав заяву, надав необхідні документи і ви все перевірили, доречно також уточнити контактні дані працівника.

Контактні дані: адреса реєстрації, адреса реального проживання або листування, номер телефону, месенджер і номер телефону, за яким є месенджери, електронна пошта.

Радимо вказувати таку інформацію прямо в заяві про прийняття на роботу.

Повірте, потім ви ще скажете собі: «Дякую». Адже раптом ви забажаєте звільнити працівника, скажімо, за прогул, і доведеться надсилати повідомлення та просити пояснення, то питання: «А куди нам надсилати листи?» само по собі відпаде, тому що є заява працівника, в якій він повідомив ці контактні дані.

Повідомлення ДПС про прийняття на роботу

Після того як взяли заяву, видали наказ, наприклад, про прийняття на роботу, ми повинні повідомити податкову. Це обов’язково потрібно зробити до початку роботи й це передбачено постановою КМУ від 17.06.2015 № 413.

Якщо повідомлення до податкової зроблено в день прийняття на роботу – це вважається порушенням. На наступний день це знов таки порушення.

Отже, подати повідомлення слід до початку роботи. Якщо у нас працівник приступив до роботи, скажімо, 24.09.2025, то наказ має бути від 23.09.2025, але в жодному разі не в день початку роботи або на наступний день.

Типові помилки в наказі про прийняття на роботу

Наказ про прийняття працівника на роботу – наш основний документ, який підтверджує, що ми оформили працівника на роботу. Але на практиці чого там інколи не побачиш.

Ось кілька кейсів:

1. немає дати початку роботи, просто є дата наказу сьогодні, прийняти на роботу такого-то, на посаду такого-то. А з якого числа?

Отже, дата видання наказу не дорівнює даті початку роботи. Це різні речі. Тому вказуйте саме дату початку роботи.

1. відсутні посилання на умови праці, чи є випробувальний строк, чи строковий договір, чи ні, чи основне місце, чи за сумісництвом – це основні умови праці.

Якщо ви хотіли прийняти працівника за строковим договором, то в заяві працівника і в наказі повинно бути це зазначено.

Якщо ви приймаєте працівника за сумісництвом, це повинно бути зафіксовано в заяві та наказі.

1. некоректне визначення посади.

Це систематична помилка – посада в штатному розписі, в наказах про прийняття на роботу, в трудових книжках не відповідають Класифікатору професій. Радимо провести кадровий аудит і один раз передивитися по Класифікатору професій, як називаються правильно посади та прописати їх відповідно до Класифікатора професій.

Ознайомити працівника з умовами праці

Скористайтеся приписами ст. 29 КЗпП – це така підказка для вас, що ви повинні з працівником оговорити, підписати до початку роботи.

Де саме підписати? Це може бути в заяві, в наказі, в письмовому трудовому договорі, в посадовій або в інших документах.

Докладно це питання ми розібрали у статті «Інформаційний лист при прийомі на роботу – важливий інструмент при оформленні на роботу».

Висновки

1. Трудовий договір може бути як «усним» (заява + наказ), так і письмовим.
2. Обов’язкові документи при прийнятті: заява працівника, паспорт, ідентифікаційний код, диплом (за потреби), медична довідка для окремих професій, військово-облікові документи, трудова книжка або витяг з реєстру.
3. Доцільно вимагати додаткові документи для підтвердження гарантій та зазначати їх у заяві.
4. Повідомлення ДПС про прийняття слід подати до початку роботи працівника.
5. Наказ про прийняття має містити дату початку роботи, умови, коректну назву посади за Класифікатором.
6. Роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника з умовами праці, режимом роботи, правами та обов’язками, небезпечними факторами, правилами внутрішнього розпорядку, охороною праці – до першого робочого дня.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Заява про прийняття на роботу за основним місцем

Наказ про прийняття за основним місцем роботи (довільна форма)

Наказ про прийняття на роботу за основним місцем (типова форма П-1)

Заява про прийняття на роботу на умовах сумісництва

Наказ про прийняття на роботу на умовах сумісництва

Наказ про прийняття на роботу на умовах сумісництва (П-1)

Заява про прийняття за основним місцем роботи на умовах неповного робочого дня

Наказ про прийняття за основним місцем роботи на умовах неповного робочого дня

Мінікурси на тему:

Документи, які подає військовозобов’язаний працівник при прийомі на роботу

Повідомлення про прийняття на роботу: нова форма, строки, проблемні питання

Прийняття на роботу військовозобов’язаного: алгоритм для кадрового та військового обліку, бронювання

Згода працівників на обробку персональних даних і зобов’язання про їх нерозголошення: чи повинен вимагати роботодавець

Статті на тему:

Приймаємо працівника на роботу: 10 гарячих запитань

Прийняття на роботу за основним місцем роботи: заява + наказ

Прийняття на роботу на умовах сумісництва: заява + наказ

Прийняття за основним місцем роботи на умовах неповного робочого дня: заява + наказ

Інформаційний лист при прийомі на роботу – важливий інструмент при оформленні на роботу